探析高校财务档案管理存在的主要问题及其措施

摘 要：改革开放以来，我国的经济迅速发展，高校对财务档案管理也越来越重视。财务档案管理是高校财务管理工作的重要部分，财务档案管理能直接体现一所高校的财政收支问题。本文会对高校财务档案管理存在的问题和解决措施进行分析。

关键词：高校;财务档案;探析问题;措施

高校的财务档案是学校重要的一部分，它可以对学校的经济活动进行记录和反馈。财务档案管理的水平也会影响到高校在以后的发展情况。因此，提高管理水平是高校现今适应现代化发展的一个基础条件。

1 基本属性

不同地方的高校对财务管理都是采用不同的管理方式。高校财务档案的整体格式体现于：会计凭证、会计账簿和会计报表，从这三点就能看出财务档案和其他档案的不同之处。财务档案主要是用来记录大量数字内容的，这些数字可以直观的体现高校的财政发展情况。用高校财务档案整体格式的三点来记录数字时，每一项都需要用特定的形式进行记录，从中就可以看出财务档案的特殊性。高校的财务档案中的三点是相互关联的，因为通过会计凭证得出会计账簿，有了账簿后才能提交出会计报表。它们之间产生的连续性是在活动中最容易体现的，这些分析结果是很难在其他档案中看见的。

2 高校财务档案管理存在的问题

2.1 财务档案管理的制度存在问题

随着我国改革开放以来，我国的经济也得到飞快的发展，高校对财务档案管理也有不同程度的认知，对此管理水平也在不断提高，但对市场整体的需求构建出一套完整成熟的财务档案管理体系时，就会有着不同程度的差距，也会在其中产生要去面对克服的问题。财务会计是衡量一所高校经济利益得失的重要环节，很多高校都明白财务会计的重要性，然而却因为注重财务会计，忽视了财务档案管理，这很容易给高校带来巨大的损失。

在财务档案管理制度中会有很多漏洞的存在，例如：相关人员进行财务工作时，只能在使用会计凭证等资料时可以做到重点关注，而在使用后却时常忘记进行归档和备份，这种现象就能体现到财务档案管理工作中缺乏连贯性，如果在财务档案管理中持续出现这样的问题，那么对高校的发展能够造成一定程度的影响。

2.2 不能长期保存財务档案

我国财务档案大多都是用纸质进行保存，保存的期限分为两种，第一种是定期保存，定期保存就是指档案保存到一定时间后，相关部门要进行销毁和移交;第二种是永久保存，永久保存就是档案要进行永久性封存，相关部门不得进行销毁和移交。用纸质管理档案时，很多高校都设立专门的财务档案管理小组，进行对档案的保存工作。如果没有保障部门来管理档案，那就会造成档案长时间堆放，并且由于无人管理而导致混乱，甚至会出现档案丢失或者缺少等严重现象，时间一长，纸张也会出现腐烂，定期档案也不能够及时清理，多年后就会让档案堆积如山等等，这一系列的隐患会给高校带来严重的损失。所以高校让相关部门更好的进行财务档案管理。

2.3 纸质档案改为电子化

纸质档案对于定期管理没有过多的影响，但对长期管理就会造成一定的负担，因为纸质长时间的存放会出现腐化或者字迹不清晰等情况，这对今后高校发展是没有好处的。于是很多高校开始让纸质档案变得电子化，尽管这种方式相比纸质更容易保存和统计，其操作方法也很简单，能够省出很多人力，只需要相关部门用光盘和计算机等方式进行输入保存，简单的方法也可以保障档案能安全的进行保存，保障数据不容易丢失，但是这种方法并非万能，其中也是存在着一定的风险。

例如，光盘保存，如果光盘出现划痕等意外情况就会让里面的内容出现卡顿，导致部分数据丢失。科技不断的发展，黑客也逐渐增多，计算机保存档案时还要提防黑客的入侵，防止黑客将数据泄露转移。所以无论是纸质档案还是电子化档案都存着不同程度的风险。

3 改善高校财务档案管理出现的问题

3.1 提高管理层的财务档案管理意识

思想可以改变一个人对工作的态度，所以想要提高财务档案管理，就要从思想上对管理层的人员进行教育，让管理人员意识到财务档案管理的重要性，并且在管理过程中给予认真负责的态度，高校要成立单独的档案管理部门，更要聘请专业的档案管理人员，为档案管理部门的工作进行培训和改进，从而提高财务档案管理人员的管理水平，教会管理人员正确的管理思想，让管理人员在日常工作中能够有条不紊的进行，这对于高校的长期发展来说有保驾护航的作用。

3.2 完善财务档案管理制度

在新时代的发展中，高校在不断寻求工作上的突破，在财务档案的管理上遇到了一些新的问题。为了解决问题，财务档案管理制度需要进一步完善，通过制定详细的管理制度，结合实际，从工作本身出发，让管理制度不仅能够改善财务档案管理的水平，还能减少高校在财务档案管理上的风险。

高校财务档案管理部门要对管理人员的工作进行合理安排，每一个细节都不可以遗漏，更要严格要求管理人员认清自己的本职工作，不能与其他人的工作混为一谈，减少混乱和产生大量的工作盲区，彻底落实个体责任，另外，要制定赏罚制度，立功就要奖赏，而出现错误是谁负责的部分就必须处罚，相关人员必须对此负责，这样能够大量的改善财务档案管理的水平，为高校的发展起到巨大的帮助。

3.3 加强档案的长期保存

高校财务档案的长期保存尤为重要，管理人员一定要对此高度重视，而长期的保存方法只有两种。

第一种是储存形式，根据纸质档案和电子档案的优点进行相结合，让财务档案进行纸质分类，分类后将其归档，再将纸质内容转变为电子档案，进行电子保存，而在电子保存的过程中一定要让电脑进行断网，因为链接网络会让很多黑客趁虚而入，黑客的攻击会让档案内容存在丢失或者破坏等情况，

断网之后，计算机能够处于一种脱机状态，此时再进行存档，可以确保数据的安全;在存档后要定期度档案进行数据检查，一旦发现数据有异象，要及时向上级汇报，并根据纸质档案进行补充，同时也要注意电脑有没有出现问题，硬件和软件也要及时的更新和更换。

第二种就是存储分类，在储存的过程中可以将档案进行分类，根绝不同内容、不同的类型和不同的实践等有序的将档案分好类，再进行归档转换，如果全部都堆积在一起对以后的查看也有一定的影响，有条理、有序的将档案分好类，就能够方便后期高校的查阅，这不但让当下的财务档案保存工作更整齐，同时为以后高校的财务管理工作提供保障。

4 总结

财务档案管理工作可以促进高校在发展道路上走的更远，高校要结合自身的实际情况，不断的改善财务档案的管理制度，从而能够提升财务档案管理工作的质量和效率，更好的为高校未来的发展保驾护航;高校管理层的人员要重视这项工作带来的价值，要充分意识到只有提高对财务档案的管理，才能真正迎接新时代的挑战。

参考文献

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作者简介

谭满红（1969-），女，汉族，广西科技大学鹿山学院，学士，档案馆员，研究方向：会计学。