中小企业应收账款管理问题分析——以Y煤田地质局第一勘探队为例

(沈阳化工大学经济与管理学院 辽宁 沈阳 110142)

应付账款属于商业信用的一种。买方把这种商业信用称之为应付账款，属于资产科目。卖方将之记作应收账款，属负债科目。在经济活动进行时，因自发原因或是营销原因导致支付行为与货物买卖或接受有偿劳务的时间不同步，在卖方处就会产生应收账款。在某种程度上，支付的延期对于买方是一种优惠。它降低了买方的自身购买条件，延期的时间买方可以筹集资金购买，或是利用这部分资金继续创造价值。对于卖方来说，舍去一部分既得利益来刺激买方消费，理论上来讲，这样的优惠对于买卖双方互惠互利。但在实际经济活动中，经常出现应收账款由于管理不当产生债务风险的现象，严重影响企业自身发展。

一、应收账款管理上存在的问题

(一)应收账款数额大，账龄长

Y煤田地质局第一勘探队在应收账款的管理上曾出现过非常严重的问题。20世纪90年代，因为企业应收账款数额巨大无法收回，导致企业资金链断裂，被迫缩小规模，停工停产。由于企业在20世纪实行计划经济体制，在该阶段留有相当大数额的应收账款，这些应收账款逐年积累，严重影响了企业的发展。应收账款数额过大，账龄过长，会给企业造成较高的财务风险。正常情况下，第一勘探队一个工程的成本平均在500万元左右。但此时大量应收账款未能收回，企业缺少货币资金，被迫不能按照自身技术和设备的实际生产能力同时进行两种或两种以上项目的工程作业，阻碍了企业的发展。同时，进行中的单个项目如果出现较大的失误，例如工程时间过长、地层分析有误，其项目成本就会超过项目应收款，轻则给企业未来发展带来压力，重则造成企业资金链断裂。

(二)应收账款坏账率较高

Y煤田地质局第一勘探队坏账来源主要有两个时期。一是计划经济体制时期，即1990年到2000年前后。二是在第一勘探队改组后近十年间形成的。由于历史遗留问题属计划经济体制讨论范畴，本段内容只对近十年的应收账款进行讨论。本文取2018年第一勘探队三个项目的应收账款作为样本来进行分析。第一勘探队2018年在国内共有三个工程，简称项目A、项目B、项目C。其中，项目A、项目B、项目C两年内坏账率分别为47.5%、26.9%、43.2%，远远高出2018年地质工程行业平均坏账率。企业在2018年尚有财力同时进行三个项目的开发，但是由于三个项目坏账率过大，均高出地质工程行业平均坏账率，其中项目A的坏账率甚至接近50%，虽然项目A承诺以续签合同的方式作为补偿，但在这一项目中，企业在财务方面受到重大损失，直接影响企业2019年的招标和工程数量。

(三)应收账款管理水平不高

由于第一勘探队属于中小企业，平时的业务基本随着项目工程的进行而发生，数量较少，故此应收账款记录在企业纸质账册上，而与应收账款相关的票据在工程结束后可能长时间都在工程项目部而没有落实到企业财务部由专人保管。因此在进行应收账款账龄分析、招投标企业信誉分析时，财务部门按照手工的方式进行记录和分析，由于有些应收账款的时间间隔过长，部分细节模糊不清，对应收账款的追踪分析经常出现遗漏、错误，管理水平不高。

二、应收账款问题的原因及分析

(一)应收账款的收回存在责任盲区

目前，第一勘探队应收账款的收回大多依靠对应的应收账款企业主动打款，对于现阶段应收账款收回问题，企业没有确立相关的负责部门或者责任人。单位工程部门主要负责工程准备、施工、完工后出现的问题；而财务部门对于应收账款的管理仅在应收账款发生前，针对招标企业的财务状况和经营成果进行分析，并在应收账款形成后定期管理，提取坏账准备或是进行账面调整。在这之中，第一勘探队主动与应收账款企业联系并要回账款的过程无人负责，企业的相关制度也未能明确这一责任归属。应收账款在收回制度上的不合理直接造成应收账款逐年堆积，账龄过长，影响企业的发展。

(二)财务部未能有效进行事前分析

第一勘探队采用招投标的形式与同行业竞争，企业往往采取先收取部分预付款，待工程进行到某程度再依据工程质量支付剩余款项的做法来实现现金收入，这样的时间差导致企业产生应收账款。受国家政策和大环境的影响，国内地质勘探业的投标活动有所缩减，买方减少，第一勘探队的主营业务也随之减少。在这种情况下，财务部门往往会受企业管理层的压力，把买方财务状况的要求降低，对买方在财务方面招标资格的部分审查只走形式，特别是与兄弟单位业务往来时，往往把其财务状况对工程款的影响因素放在较低的位置上。对往来企业没有制定信誉记录，整个应收账款管理制度也没有进行任何的审核和效果评价，在事前没有进行认真的风险识别和风险分析。

(三)应收账款信息化管理手段落后

第一勘探队是中小企业，虽然经济业务较大公司来说较少，但鉴于企业应收账款数额巨大，应收账款账龄时间长，运用手工方式对应收账款进行分析显然不能满足企业的要求。通过手工方式分析和管理应收账款，所需时间长，工作量大，这就造成企业财务部门不得不降低对应收账款定期管理的频率，因此也不能作进一步的细化分析工作。手工分析使得财务部门没有能力及时准确地判断投标单位的工程款是否已超信用期或信用额度，不能对每个客户的付款行为进行统计分析，财务部、工程部、经营指导部等与应收账款有直接接触的部门之间信息传递不及时。这些都迫切需要一种更科学的方法来及时、准确、有效地完成企业的应收账款管理工作。

三、解决应收账款管理的对策

(一)建立应收账款收回责任制度

财务部门负责应收账款的事前控制，对于招标单位的财务状况有大体了解，企业项目部门管理人员在项目的前期准备、施工、与工程项目交付过程中频繁接触招标企业的相关负责人，所以对于新增应收账款的收回问题应由单位财务部门和项目管理人员共同负责。财务部门应积极了解对方的财务状况，判断其短期偿债能力，并作出详细的书面报告交给项目负责团队。项目部门管理人员确认接收财务部门的报告后，应及时与对方企业的主要负责人联系，采用面谈，电话咨询等方式积极协商，尽早收回企业应收账款。应收账款的回收情况要计入项目负责人的绩效考核当中，设定奖惩机制。对于账龄达到三年以上的应收账款，因其情况复杂，收回难度较大，企业管理人员应成立专门的应收账款回收小组对应收账款进行收回。

(二)财务部门加强事前分析

第一勘探队对于招标单位的财务状况和经营状况的调查比较欠缺，而招标单位的财务状况直接关系到企业将来能否有现金流的流入。企业财务部门应制定对投标单位的财务标准，分析本企业能承担的财务风险水平，以此来制定最大应收账款数额和对应的还款期限，并根据市场和实际情况进行微调。其次，对企业应收账款还款单位的信用进行定期的整理和调查，持续更新。把对应企业的实际还款期限、还款数额、应收账款结存等作为指标，制定出对应企业的信用指标，在有相同招标工程的情况下，先进行项目工程技术分析，再把企业信用程度作为第二大考虑因素。最后，企业可借鉴商业信用，采用一定的“营销手段”，根据应收账款的还款时间，制定相应的优惠政策。

(三)建立应收账款信息化管理系统

企业财务部可购买一套较好的与公司业务紧密联系的信息化管理软件来帮助公司进行应收账款的管理，利用计算机的特点，结合该公司的实际业务流程编制系统，可以有效的避免手工操作的诸多问题，及时对应收账款的账龄、投标公司的信誉等进行分析，快速有效，且不容易出错。在建立系统时，应将应收账款的监控权、考核权、核销权在软件中设置分离，防止一个人接触应收账款业务处理的全部流程，做到内部相互约束、相互制衡，有利于企业对应收账款及时健康的管理。