大数据时代高校档案管理模式的改革和优化

吕璐

（济源职业技术学院，河南 济源 459000）

一、大数据时代转变高校档案管理理念的重要性

大数据时代高校档案管理正悄然发生着转变。高校档案馆储存着学校发展的珍贵历史档案资料，涵盖了学校大事记、教学、行政、人事、外事、财会、人物、实物、重大活动等方面的内容，档案查询量大，利用率高。传统手动管理档案模式工作强度较大，档案不易保存，档案信息易丢失等问题。大数据时代档案的电子化和数字化极大的降低了档案工作的强度，提高了档案管理效率和效能。大数据时代的到来，高校数字化档案工作平台既优化了高校档案工作的业务流程，又方便了高校师生快速的检索档案、利用档案。依托大数据技术，不少高校开展的档案数字信息化平台建设工作让学校管理人员便捷的查询诸如学校行政、教学、科研等档案信息。通过抓取高校档案大数据和分析档案管理信息的需求，能进一步优化高校档案管理工作流程，实现高校档案管理的信息化和数字化。

二、目前我国高校档案的基本特征

总体而言，我国高校档案呈现出数量大、种类多、利用率低、处理率高的特点。首先，每天都会产生一些有价值的档案信息，这些海量的信息为档案的保存、管理提出了新的挑战。其次，从高校的档案种类来看，其包含党群、行政、基建、财会等各个方面，从其结构形式来看又包含文字、图片、视屏等多种形式。第三，高校档案的特点就是长期处于“睡眠状态”，利用率低导致发挥不了作用与价值。最后，高校的档案信息每天都会不断的增加，对于高校档案信息的处理速度也提出了新的要求，这样可以在最短的时间内挖掘出档案中存在的价值，以不断提升工作质量与效率。我国高校档案所具备的特点对其管理模式的变革以及优化提出了要求，迫切需要利用现代大数据技术加强对档案的收集、整理、分析、利用，以此来不断提升档案管理工作质量，进而为学校的日常工作提供必要的信息支持与帮助。

三、大数据时代高校档案管理模式面临的挑战

首先，对档案管理观念与理技术的挑战。以前的档案管理主要采用传统管理方式，局限于对档案资料收集、整理、保存和使用。而大数据时代强调创新管理思想观念，注重对计算机和扫描技术应用。同时注重推进档案的电子化与数字化，重视档案资源利用，为使用者提供满意服务。传统档案采用人工方式保存，这种管理方式比较粗放，而大数据时代强调档案管理的电子化和数字化，在管理中注重信息技术、计算机技术和扫描技术的应用，实现档案管理信息化。其次，对档案管理安全的挑战。传统档案管理中为确保档案资料安全，注重发挥管理人员、档案室设备的作用，加强档案资料安全防护。在大数据时代，档案资料实现数字化和信息化给安全管理带来严峻挑战。如安全防护和杀毒工作不到位会导致档案资料受到攻击，使其面临严重的安全问题。再次，对高校档案管理使用的挑战。以前在高校档案资料使用中，根据编号查询档案资料为使用者提供数据服务。大数据时代背景下是构建数据库，提供检索和查询目录便利使用者查询档案资料，同时还具备档案数据制作、加工、整理、传播、开发使用等功能，为使用者提供便利。最后，对高校档案管理人才的挑战 。大数据时代重要的是要掌握计算机和信息技术使用方法，提高数据分析和处理能力，具备扎实的专业基础，成为既懂管理又懂技术的复合型人才。

四、大数据时代高校档案管理模式改革与优化措施

（一）管理思想观念变革，建立起完备的档案服务体系。档案管理员只有更新服务理念，增强服务意识，提升档案利用率，注重发挥信息技术和计算机的作用，充分认识档案管理信息化的重要性，才能实现档案管理工作的真实作用与价值。首先，档案管理部门应充分开放数据、扩大服务对象。其次，档案管理部门应将传统的档案管理工作向着数据分析与挖掘方面转变，借助云计算等技术加强对档案数据中的价值挖掘，通过推出微信公众平台以及移动端在线查阅等服务为用户带来更多新的体验。

（二）加强不同部门协调，制定档案管理相关战略。档案资料存储和使用涉及多个部门，要建立有效的部门协调沟通机制，构建完善的合作机制，增进相互联系，形成合力，共同配合，促进高校档案资源共享。顺应时代发展要求，注重对档案资料的挖掘和利用，促进档案资料作用充分发挥，为高校各项决策提供参考和依据。高校领导应该足够重视，并制定档案相关战略，充分利用档案资源，实现档案数据资料的有效加工和利用，让档案资料为高校发展提供支撑与参考。

（三）注重数据归档与保存和档案数据资料采集和分析。不断提升档案管理者的个人素养，积极探索大数据时代下档案管理工作的新途径、新方法。加强与各部门的合作，重视收集数据资料，确保档案信息资料完整。对档案信息资料进行电子化和数字化处理，并递交给档案管理工作室保存。注重档案数据信息删选，提高档案资料和数据信息质量，保证档案信息的真实性、准确性。对档案数据资料进行分类设定档案资料保存期限。采用电子存储介质对档案数据资料进行保存，并加强安全管理，避免档案资料丢失。

（四）高校档案管理模式优化措施。第一，做好档案管理宣传工作。第二，注重档案管理信息化建设。为优化档案管理模式结合大数据时代特征，加大技术与设备的投入，定期对技术设备进行维护、更新与升级，以保证机械设备的正常运行。第三，深化档案管理标准化建设，制定并完善档案管理信息化标准化制度。第四，注重档案数据信息安全。应注重加强实物、网络安全保障，为档案管理创作良好环境，充分保证档案数据信息的真实性。