企业档案保密与信息化发展的融合探索与实践

周晨

（江苏镇江路桥工程有限公司，江苏 镇江 212000）

引言

众所周知，随着电子信息技术的广泛应用，事业单位纸质档案保密工作逐渐被摒弃，但是从整体角度分析，在电子信息技术环境下怎样做好档案保密工作已经成为关键所在，需加以重视。

一、企业档案保密与信息化发展的融合重要性

从优势上分析，利用电子信息技术对档案进行保密是十分重要的，可以更快捷的传输与利用。另外，与传统纸质档案保密工作对比，利用电子信息技术可以节省存储空间，尤其是随着时代的不断发展，可以实现档案的信息化处理，实现超大容量档案信息存储，应用电子信息还便于档案管理人员随时做好调用，打破传统方式带来的限制，提高有效性。

二、企业档案保密工作存在的问题

（一）缺乏完善的档案管理软硬件设施

档案在企事业当中是非常重要，但是由于管理人员未认识到档案管理的重要性，导致缺乏专人专门管理，档案管理缺乏专门的档案室，导致档案管理的保密程度较低，容易造成档案的泄密。即使部分企业设置有专门的档案室进行档案管理和保管，但是档案室过于狭窄，导致档案的保存空间不足，或者是档案室的环境差，比如常常出现潮湿的环境，这样容易导致纸质档案被损坏，影响了档案的完整性。由此可见，当前许多单位都缺乏完善的档案管理设施，导致档案保密程度不高。

（二）档案管理在信息开发以及编研工作上存在不足

当前许多企事业在档案管理的信息开发以及编研工作存在许多不足，许多企业都是为了应付升级达标而随便编研产品，所编研的产品质量不高，实用性不强，保密性也不强，所以制约着档案保密管理的发展。

三、企业档案保密与信息化发展的融合策略

（一）实现信息化管理

相关企业在进行库藏档案数字化管理工作中，需要根据不同类型的档案进行不同方式的管理。而这其中，在对具有长期保存价值的馆藏传统载体档案进行管理时，就可以根据数字化技术标准通过扫描、加工和处理进行数字化转换，并且在档案信息管理系统的推动下促使馆藏传统载体档案朝着数字化的方向发展，是对保障档案信息保密安全过程的一种有效保障。同时相关人员在对企业档案进行管理设计时，还需要制订库藏档案数字化工作实施方案和工作规则，确保档案数字化管理工作的开展朝着“统一策划，统一管控，统一标准，统一技术，统一平台”的原则进行开展。同时由于档案管理工作的开展，无论是数字化档案，亦或是传统形式的，一般情况下都需要由档案管理人员进行档案方面的管理。因此为了确保相关人员在对档案进行管理时保证质量，就需要对数字化档案管理人员进行严格的审核，确保相关人员在对档案进行管理时拥有足够的资质。并且还要分别签订队伍、人员保密协议，仔细核对库藏档案出入库数量，严把工作场地、人员进出监控管理关。同时还要根据保密相关规定制定全息数字化、部分数字化、不可数字化转换档案的标准。只有这样，才能确保企业在接受管理的过程中能够实现统一管理、高效利用和长久保存，对于企业档案信息化工作水平的提升有着极大的帮助。

（二）加强档案管理工作分工，实行信息一体化

档案的保密管理是动态化的管理，所以在进行档案保密管理时，必须要明确工作分工，做好档案信息的一体化管理。所以档案管理部门一定要明确档案管理人员的工作分工，比如明确档案信息的收集人员、档案信息的登记人员、档案信息的编码人员等等。此外，加强各个部门之间的合作也非常重要，比如会计部门、征管部门等要协助档案管理部门做好档案建档的工作，做好各个部门档案的资料收集工作，保证提供档案信息的真实性和完整性，从而更好地协助档案管理部门开展信息一体化管理。

（三）严格按照实际发展情况，积极构建完善的电子档案查询利用制度

在电子信息技术的发展背景下，电子档案成为最为主要的载体与模式，不仅改变了传统纸质载体存在的缺陷，还在一定程度上提高了档案管理效率，但是因为受到多方面因素的影响，电子档案安全问题备受关注。为进一步提高电子档案的安全性，需要结合现状制定切实有效的电子档案查询利用制度，尤其是需要对不同秘级的档案构建不同的审核程序，同时要密切关注档案查阅者，从源头上避免泄密事件的发生。

（四）积极做好内部信息安全管理

一是拒绝盗版软件，档案管理人员在选择管理软件的时候需要选择安全性高的正版软件，避免因贪图小便宜而使用盗版软件，给计算机病毒提供可乘之机。二是要对软盘加以分析与留意，在密码档案保护中软盘也是十分重要的组成部分，要做好严格的控制与管理，避免无关人员随意接触。三是在浏览网页的时候不可随意下载无安全保障的文件，远离病毒的侵害。还有留意电子邮件，陌生电子邮件切不可随意打开。对于这一系列的安全问题，笔者认为要想从根源上加以防范和改进，要正确选择最有效的防毒软件，并且要经过层层测试，做好备份工作，如果发生失泄现象将损失巨大。

结束语

企业档案保密工作的开展对于企业今后的发展质量有着极大的影响，因此在开展这方面的工作时，企业档案管理人员不仅需要把握档案管理信息系统建设的保密要素功能，同时还要对库藏档案数字化过程中的信息保密安全进行严格管理。而在进行管理的过程中，还需要对档案管理人员做好相应的管理工作。只有这样，才能确保企业档案保密和信息化建设工作的持续开展。