提升办公室行政管理人员综合能力的思考

2019-12-18高峰

魅力中国 2019年5期

高峰

（洛阳龙门煤业有限公司，河南洛阳 471935）

引言

现阶段，我国经济得到了迅速的发展，国内的各项改革也在持续推进，由此也给企业的经营提出了更高的要求。而企业要想在竞争愈加激烈的市场中取得一席之地，首要任务就是增强自身实力，当然这离不开综合素质强的人才的参与。努力提升企业行政管理人员的素质与技能，进而促进管理恰当有效进行，才能够为企业赢得市场主动权。目前来看，行政管理人员能够对高层管理者所交代的任务传至相应基层工作者，进而实现各阶级工作者的信息互通。由此可见，行政管理人员作为公司开展经营活动必不可少的参与者，对于企业发展而言尤为关键。

一、现代企业办公室行政工作分析

办公室是事务性、政务性、服务性很强的部门，包括了文秘、督查督办、信息化、档案管理、对外协调、综合后勤服务以及安全保卫等工作，它的要难点是工作涉及面太广，琐碎繁杂，其特点是对人员素质要求较高。在当前的新形势新要求下，很多行政管理人员出现工作状态欠佳、工作松散、效率低下等问题，究其根本原因，主要表现在以下四个方面：（1）思想站位不高。部分行政管理人员思想素质欠佳，对工作不够重视，没有把思想提到与时代进步、企业发展同步上来，导致干工作缺乏执行力，出工不出力，不见起色，工作流于形式，凡事蜻蜓点水，安排的事做不下去就半途而废。（2）工作定位不清晰。部分行政管理人员把自己定位成事务性工作者，不善于积极思考，上级安排什么就做什么，在工作中遇到什么困难就去解决困难。不敢直面问题，不敢拿主意，遇事先想退路。（3）规章制度不够完善。规章制度是工作的标准，没有制度的约束和指引则导致行政管理人员工作不够规范，尤其是办公室工作很多都涉及人与人之间的协调沟通，过多的考虑人的因素，则容易造成责任主体不明确，无心中都可能出现诸多违规现象。（4）综合能力不强。办公室行政管理工作涉及面较广、项目多，因此对行政管理人员的专业能力和综合素质要求较高。对于行政管理人员来讲，除了具备扎实的专业基础知识之外，还需要较宽的专业技能基础。例如写作基础、财务基础以及文控管理知识等。加之部分行政管理人员学习意识不强，做起事吃力，对自己所做的工作没把握，不敢担当，难以适应新时代的要求。

二、办公室行政管理人员应当具备的素质

（一）行政管理人员应当具备良好的职业道德素养

对现代企业办公室行政管理工作人员来讲，提升自身的职业道德素养是十分重要的。很多企业在具体管理过程中，都已经意识到了行政工作人员职业道德素养提升的重要性，但是还存在很多不完善的现象。在企业管理的过程中不仅要增强行政管理工作人员的岗位责任感，还需要在很大程度上提高他们的职业道德水平，使他们能够在具体工作中真心实意地为企业着想，保守企业的秘密，尤其是一些行政管理工作人员在具体工作的时候会接触到大量的企业客户信息资源和企业资金供应关系资源，所以提升企业行政管理工作人员的道德素养是非常重要的，这些行政管理工作人员需要时刻维护企业的形象和经济利益，真正实现“企业就是自身发展的沃土”这样的现实工作理念。除此之外，加强良好职业道德修养的提升，还需要行政管理工作人员具备良好的工作业务水平，在具体工作的过程中热爱岗位积极工作，能够多从企业角度出发，通过自己的努力工作为企业谋得更多的经济利益。

（二）行政管理人员应当具备良好的心理素质

现代企业在发展和管理的过程中，对行政管理工作人员的心理素质要求也逐年增高，企业行政管理工作人员在具体工作的过程中需要及时处理一些棘手的问题，如果在具体工作中这些行政管理工作人员没有一个稳定健康的心理素质，那么对于问题的解决不仅不会产生积极作用，甚至还会在很大程度上影响问题和危机的处理。所以加强对企业行政管理工作人员心理素质的培养，提高他们在解决突发性问题过程中的具体心理表现，对企业的正常发展和事故处理都是非常重要的。

（三）行政管理人员应当具备良好的专业技能

专业技能的提高，对现代企业行政管理工作人员来讲不可少的。企业在招聘行政管理工作人员的时候，必须要严格审核他们的专业技能程度，规范行政管理人员的人才准入制度。比如：行政管理相关工作人员需要具备一定的文字处理相关知识、计算机操作技能、人际交往的基本技能。只有加强这些专业基本技能的提高才能够在很大程度上促进企业行政管理工作的有效开展，提升工作效率，促进企业行政工作的上传下达，也可以促进企业管理工作的科学运行和问题预警，为企业行政管理工作的科学有序开展提供基础性的条件。

三、提高企业办公室行政管理人员综合能力的有效措施

（一）在日常工作中进行培养

对企业办公室行政管理人才综合能力的提升，并不是说几次培训就能完成的。而且培训完成后，需要在日常工作中进行实践。所以，在日常工作中就要渗入提升其综合能力的工作。比如，在和客户接触的过程中，当行政管理人员出现过错。上级领导就可以帮助其分析出现过错的原因，弥补过错的办法，以及下次如何避免这种过错。使企业办公室管理人员能够在实际工作中不断积累经验，一边工作，一边提升自身的综合能力。

（二）建立完善的绩效评价机制

通过完善的绩效评价机制的建立，能够为行政管理人员创造一个公平透明的评价氛围，这有利于其主动提升自身的综合能力。首先，通过完善的绩效评价机制，企业可以通过公开监督的行为，帮助办公室行政管理人员发现其自身的不足，以及工作中缺陷，帮助其改正和提升自身能力；其次，完善的绩效评价机制能够给办公室行政管理人员营造一种自己被重视的氛围，进而使以积极的心态看待每次的考核和评价，以积极和热情的态度，不断提升自身的综合能力。

（三）实现现代化办公

信息科技当前早已在企业办公室管理中得到应用，使办公室行政管理工作的效率得到了极大的提高。不过当前很多企业的现代化办公，只是一些简单的现代化设备和软件。比如，一些办公软件、电脑、投影等。类似大数据分析这样的高端现代化信息技术，在行政管理中却未得到应用。因此办公室行政管理人员难以在短时间内得到某些数据，且只能自己总结。企业应该加强这方面的应用，以使行政管理人员能通过大数据技术，为企业提供更加准确的行政工作报告，为企业的决策提供一些参考。

（四）做好培训工作

一是基础技能的培训，包括胜任办公室行政管理工作需要具备的所有技能；二是对创新能力和意识的培养，也就是培养办公室行政管理人员的核心素养，使其能具备随着社会不断发展，而不断创新自身意识和综合能力的能力。实现培训和企业发展目标的相结合，将办公室行政管理人员未来的职业规划和公司的发展相融合。此外，要建立与之相匹配的晋升机制，使行政管理人员的综合能力能够一直跟得上企业和社会发展的脚步。使其能够在不断提升综合能力的同时，也不断有更高的展现平台。