大数据时代人社档案管理分析

牛传素

摘要：在当今时代发展背景下，现代网络信息技术得以广泛推广和普及。处于这一时代发展形势下，人社档案管理要践行信息化发展道路，切实增强人社档案管理流程的规范性和运行效率，保障各部门职责落实到位，贯彻落实全心全意为人民服务的目标，而这也是当前人社部门亟待解决的重点问题。通过分析当前人社档案信息化管理中存在的弊端，剖析怎样有效解决这些问题，以期能优化人社档案管理。

关键词：大数据时代 人社档案管理 改进对策

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1009—5349（2019）19—0256—02

伴随着我国社会经济的进一步发展，参与社保的群体日愈扩大，而在办理社保的过程中，会产生诸如电子档案、文字材料、图表等历史记录，故而社保档案的数量也显著增多。随着大数据时代的来临，我国人社档案管理面临着改革创新，必须践行信息化人社档案管理的道路。

一、当前人社档案管理中存在的不足

1.人社档案管理能力良莠不齐

纵观当前我国各地人社档案管理现状，不同地区的管理水平存在一定差异，有些地区未对人社档案管理加以重视，在资金投入、人员配置等方面均存在较大的局限性，使得人社档案管理水平相对低下，远未达到我国人社档案管理的要求。比较典型的问题为，参保人员的档案长期未更新，参保凭证等不能及时提供。但是，有些地区认识到了人社档案管理的价值，在这方面投入相应资金及人员，故而人社档案管理水平相对较高。

2.人社档案管理基础设施相对陈旧

为实现提升人社档案管理质量的目标，必须以完善的基础设施为前提。然而，有些地区受地理位置、经济发展水平等因素的影响，在人社档案管理中，仍沿用人手记录和保存的模式，在此过程中容易受人为因素影响，出现人社档案缺少等诸多问题，由此会严重影响人社档案管理质量。

3.人社档案管理制度尚不健全

我国针对社保业务出台了相关法律法规，但人社档案管理的相关法律法规相对较少，且有些社保单位对人社档案管理缺乏关注，致使当前人社档案管理制度在健全和完善方面存在不足，缺乏对应的有效监管机制，此举势必会影响人社档案管理水平。

4.受人社档案管理人员素质的影响

在当前人社档案管理中，相关管理人员的综合素养参差不齐，有些工作人员不具备相应专业知识及技能，不能灵活而又熟练地运用现代化信息技术，且有些地区对人社档案管理缺乏关注，这些因素均会对人社档案管理水平造成负面影响。

二、基于大数据时代的人社档案管理改进对策

1.适当加大在软硬件基础设施上的经费投入

为落实人社档案信息化管理的目标，必须以确保纸质档案材料的完整为前提，配置相应软硬件设施。基于此，在人社档案管理环节，要立足实际调整在人社档案管理方面的投入，设置专项经费投入，完善档案室建设，在加大信息化档案管理力度的同时，明确档案实体管理的必要性。另外，在践行信息化档案管理的进程中，需要确保纸质信息录入的规范性和严谨性，及时更新软硬件设备，为增强信息化管理水平奠定基础。在人社档案管理中，需要运用到诸如服务器、存储硬盘、网络设备等硬件设备，以及信息输入、检索等软件系统，为确保各系统的有序运行，必须以安全的网络系统为前提。

2.加大档案信息专业人才培养力度

在当前人社档案管理中，掌握档案管理专业知识及具备良好信息技术能力的复合型人才相对较少。为有效应对这一问题，必须专注增强相应管理人员的信息技术运用能力。首先，相关领导层可以通过调整人才引入标准，致力于打造专业能力强、综合素养过硬的管理队伍。人社档案管理部门在招聘时，需要在招聘要求中明确列出相关资质要求。其次，组织相应管理人员开展专业的信息化培训，提升相应管理人员的专业技能及信息技术水平，并正确认识到人社档案管理的价值及复杂性。最后，为落实人社档案信息化管理的目标，可以增进管理人员之间的交流沟通，分享各自在工作中的心得体会。

3.强化数字化管理服务平台构建

人社档案管理涉及多方面内容及门类，相关工作人员要立足于人社档案管理要求，打造具有针对性的数字化管理服务平台，为档案管理人员录入信息、提取信息和管理等提供便利。将业务办理和档案管理有效连接起来，并针对数据、文字等不同类型的资料，基于信息来源采取具有针对性的采集及输入方式。汇总整批导入属于数据资料的主要存储方式，需在档案要求的指导下，预先设置符合要求的数据库存储格式，各部门需要将相应数据定期汇总，并以分批次导入的形式，将其有效导入到档案数据库内。在管理纸质档案时，需要先经过电子扫描，再将其上传系统，档案管理人员要依据具体业务性质，开展分门别类的保存工作。在人社档案信息化管理中，编目、索引、查阅等均属于其中的重要部分，故而在构建数字化管理平台时，需要加强在档案使用功能上的设计，为查阅资料提供便利。

4.规范人社档案信息化管理机制和程序

随着大数据时代的来临，在人社档案管理中，必须规范和健全人社档案信息化管理制度，贯彻系统性、应用性等原则。我国针对档案信息化系统构建，出台了相关法律法规，在制度规范及要求上均具有明确要求。在档案信息化管理中，档案数据、档案信息管理均属于其中重要内容，为实现规范档案信息化管理的目标，必须确保以上工作的规范性。在落实档案信息化管理的进程中，以档案数据为前提，数字、图片、多媒体等均属于此范畴，为实现档案信息化管理的目标，必须以档案数据的规范性和准确性为前提。为此，档案管理人员要在我国相关规范的指导下，遵守系统软件的使用规范，如实录入相应数据，以免由于数据录入错误，严重影响档案管理质量。在大数据时代背景下，文件、数据等已经实现无纸化传输，故而档案管理人员在开展档案管理工作时，必须转变之前管理纸质档案的模式，在相应规范的指导下，调整和优化各个管理环节。除此之外，人社档案管理部门要实施档案审查部门负责制，将档案管理中各个环节的工作落实到位，进一步细分相应职责，使当前管理效率得到提高。

5.优化人社档案信息化管理安全保障制度构建

在衡量信息化管理质量时，是否安全可靠属于其中极为关键的判断要点。考虑到人社档案管理具有特殊性，故而对人社档案信息化管理的安全要求更高。基于此，人社部门要着眼于软硬件设施、网络安全等要素，切实保障人社档案管理的信息安全。硬件質量是否符合相应要求，直接关系到硬件安全，故相关部门在采购硬件设施时，必须严谨细致地检查软件设备的质量是否符合相应要求，并针对使用情况制定对应的反馈制度。若在使用过程中发现问题，必须及时上报和维修，以有效降低由硬件设施导致的安全问题的概率。另外，档案管理人员要做好资料备份工作，以有效防止由于突发原因导致档案信息缺失。在人社档案信息化管理中，网络安全隐患属于其中常见问题。为有效应对此问题，相关管理人员须安装杀毒软件、防火墙等，利用杀毒软件开展定期检测，使软件系统的安全性能得到保障，对于访问者权限、身份验证等，需完善相应设置工作，以免由于系统操作不当等因素降低管理水平。

三、结语

人社档案管理是否落实到位，直接关系到参加社保单位及个人的原始凭证及资料是否妥善保存，这与其社会报销权益直接挂钩。随着大数据时代的来临，互联网技术对各个行业领域均产生极大影响，甚至关系到行业发展。基于此，人社档案管理必须顺应大数据时代的发展趋势，强化信息化构建，完善相应制度，提高管理队伍的专业素质水平。

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责任编辑：刘健