事业单位利用财务云平台构建预算管理内控体系的探索—以山西省农业科学院生物技术研究中心为例

梅 琳 赵子卿 王红锦 郝青山

一、前言

2014 年《行政事业单位内部控制规范(试行)》(以下简称《内控规范》）在我国正式实施，明确规定各单位应充分利用高科技信息处理方式，加强内部控制，以提高内控的严谨性、及时性和高效性。随着高科技信息技术的发展，云平台以其低成本高效率的特点，逐步渐入各单位视野，山西省农业科学院生物技术研究中心（以下简称生物中心）财务以云平台为基础，建立了集中管理核算体系，并以《内控规范》为指导，初步实现了经费管理内部控制的信息化、制度化、规范化，为预算管理及项目管理打下了坚实的基础。

本文以生物中心为研究对象，在分析其经费管理现状的基础上，结合现有的财务云平台，提出了通过信息化手段完善内部控制的措施，以推动生物中心经费管理更加科学化、精细化。

二、生物中心经费管理现状

山西省农业科学院生物技术研究中心隶属于山西省农业科学院，是独立核算一类公益农业科研单位，承担国家级、省部级等各层次研究项目。

山西云控清舟信息技术有限公司主要为中小企业、行政事业单位提供OA 办公自动化系统、云服务、移动应用等全面的信息化解决方案。

生物中心根据《中华人民共和国预算法》、《内部规范》以及山西省农业科学院颁布的关于农业经费的使用和管理办法，出台了相适应的财务管理制度、资产管理制度等一系列围绕经费预算、使用、管理的内部制度和管理办法，指导全中心的经费管理和内部控制工作，并于2016 年与山西云控清舟信息技术有限公司签订技术服务协议，搭建了以内部控制规范为基础的“财务集中管理云平台”信息化管理系统，该平台以IT 技术为支撑，将传统的财务管理流程与云技术相结合，实现了财务管理流程的云化处理，将传统意义上的内部控制与现代信息技术相结合，最大限度弥补主观意识造成的内部控制短板。

生物中心信息化内部控制具体流程如图所示：

山西省农科院生物中心财务管理流程图

三、生物中心经费管理内部控制实施成果

1.初步形成内部控制意识。内部控制是指单位为实现控制目标，通过制定制度、实施措施和执行程序，对经济活动的风险进行防范和管控。内部控制是以制度为载体的综合性管理工作，其关键在于增强相关人员的内部控制意识。

自2016 年生物中心按照《行政事业单位内部控制规范（试行）》等要求，建立基于财务云平台的经费内部控制系统以来，各个科研项目负责人已基本能够掌握对课题的经费管理需求，实现了对经费详细化支出控制，具备了对项目管理的控制意识。通过建立平台系统的过程加强了单位领导层和科研人员的内部控制意识，促进了各个部门之间，领导与财务、办公室的协作和沟通。而且系统的上线运行也为课题负责人报销和预算执行提供了诸多便利，加快了预算执行效率。

2.避免预算与实际支出“两张皮”现象发生。预算控制是对项目业务流与资金流的整合，是控制项目风险的重要方法。随着生物中心云平台内部控制系统的建立，项目负责人第一时间就知道课题经费的支出进度，明确各个项目预算与实际支出的差距，便于负责人及时做出调整。财务部门可以通过对系统的管理和随时监控，掌握项目结余情况，为下一步项目实施提供指导意见，使得项目的执行者能够按照项目任务书的要求完成科研课题的研究。

3.内部控制流程完善，更好地促进经费的管理。建立基于财务云平台内部控制管理系统，可以使中心内部预算流程，报销流程，监管流程重新再造。杜绝了制度管理的漏洞，单位内部控制管理职能能够顺利执行。将之前分别属于各个部门的监管责任整合在平台之中，确保中心合理设置岗位，预算编制、审批、执行、评价等不相容岗位相互分离，提高了预算的执行效率，财务报销更加便捷，促进经费管理更加科学化，规范化，流程化。

四、生物中心经费管理内部控制问题分析

财务云平台的经费管理内部控制系统基本具备项目预算编制、执行和考核的功能，但现阶段在经费内部控制管理上仍然存在以下问题。

1.风险评估意识低。科研经费管理实行项目负责制，但是在项目实施期间，项目负责人具有相对宽泛的经费使用权限，导致出现一些不合理经费使用，使得项目实施存在潜在的风险。以生物中心为例，目前生物中心没有无风险分析团队，因此无法实现无风险评估程序，最直接的反映是合同管理和绩效管理缺乏内控和评估程序，对风险评估方法也无定量分析，缺乏相应的风险评估基础性数据。

2.云平台的预算执行缺乏报警功能，预算分析不全面。财务云平台具备预算执行超额提示功能，但缺乏预算执行报警功能。在实际支出过程中，对于超额的数据，预算系统还无法直接拒绝不予支付，只是对资金超额进行红字提醒，缺乏直接约束。而且平台没有对经费使用数据做出一定的数据分析，只是简单的将预算数与结余数作对比，无法综合的反映项目执行率和支出进度，不能为项目负责人提供直观、全面的数据分析，客观上影响了内部控制的时效性。

3.云平台缺乏项目绩效管理，未将考核指标录入云平台。项目结束需要对项目进行结题验收，项目绩效目标考核。但是目前上级管理单位和项目执行单位之间没有共享云平台资源，未将绩效考核指标录入云平台，对平台的内部控制流程和管理效果影响较大。

五、基于财务云平台的内部控制优化与改进

针对生物中心经费内部控制管理中存在的问题，需要采取必要的措施，在已构建的财务云平台基础上结合《内控规范》的目标，优化内部控制流程，从而实现经费管理合规性与科学性的目标。

(一)加强项目负责人的风险意识和预算编制能力，实现项目管理控制“前移”

按照《内控规范》要求，项目负责人以及单位主要领导应当对各项经济活动可能存在的风险，进行客观、全面和系统的评估，同时，将梳理的结果和项目预算编制相结合，把控项目潜在的风险，研究分析某些因素对未来过程可能产生的影响等。从初始阶段实现内部控制的前移，做好事前监管和控制，为项目预算执行打下坚实的基础。

(二)提高预算分析能力，实现预算执行预警、报警功能

在云平台的内部控制系统中提高预算分析能力，根据前期提交的预算基础数据，将平台内各项数据在系统内的综合分析，实现各个层面数据的有机整合，实现差异分析、进度分析、趋势分析等多方位的数据分析，保证项目负责人与单位相关管理人员分别获取对项目实施的有效信息。

完善预算预警与执行进度实时监控功能，为项目负责人和单位相关管理人员提供可行性方案。

(三)将绩效管理模块纳入平台，实现项目考核事后监管

将绩效管理模块纳入平台，随着项目绩效监管的深入实施，中心还需将绩效结果与其他考核指标相结合，全面的分析项目的实施效果，为单位下一步改进方向提供依据和决策指南。

六、结语

生物中心财务在充分利用云平台信息的基础上，建立了财务集中管理核算体系，将经费内部控制管理和流程纳入内控信息化管理系统，对存在的问题分别提出了改进措施。该管理核算体系不仅满足了合规性层面的要求，而且严格了预算支出管理，初步建立了以规范管理为核心的内部控制的方案，建立了执行有力、权责一致的内部控制措施；确实保障中心经济活动合理合法合规，积极落实国家、省级、院机关提出的各项规范本单位预算、收支、政府采购、资产管理、合同控制的内容和措施；保证单位资产安全完整、有效使用，避免国有资产流失；保证单位财务信息真实完整，为外部监管和内部控制提供信息支持方案，为科研工作的顺利进展保驾护航。