基于企业网上平台物资采购管理的内部审计服务初探

2019-12-03刘正军石悦来

中国乡镇企业会计 2019年11期

刘正军陈谦石悦来

引言

智能化时代的到来，改变了企业的经营环境。财务管理不适应、内部控制跟进难等问题接踵而至，尤其是对公司的内部审计影响深远。正因为如此，2001 年，国际内部审计协会（IIA）对内部审计定义进行修正：“内部审计是一种独立、客观的保证工作和咨询活动，旨在改善组织运营并增加价值。采用系统规范的方法对组织风险管理、内部控制及内部治理进行分析评价，从而协助组织实现目标”。2014 年10 月，我国国务院发出《关于加强审计工作的意见》，强调审计要“更好地服务改革发展，切实维护经济秩序和促进廉政建设”，并提出3 项基本原则：围绕中心，服务大局；发现问题，完善机制；依法审计，秉公用权。理论学者张双林（2014）认为“监督主导型”不能满足现代企业的要求，需要向“服务主导型”转变。内部审计作为一种内在的服务活动，重点指向如何最大力度的发挥其服务作用；同时审计范围日益拓展，更为广泛，既可以检查经济信息和业务流程，又可利用评价企业内部控制制度、管理模式、生产进程等。胡丹玉（2015）撰文指出“重新定位内部审计，扩展内部审计职能”。既要持续跟踪科研生产与信息技术进步，又要掌握法律法规和内部控制规范；既要提供管理建议和决策依据，又要督促审计成果有效运用。

进入21 世纪，网络技术迅猛发展，电子采购应运而生，很快得到企业的应用、推广，并从中获得实惠、便利。随着供应链竞争要素变化和企业管理提升要求提高，网上采购评价指标日益精进，采购管理模式持续调整、采购业务的风险和问题更加隐蔽。如何充分发挥内部审计对采购管理的咨询服务职能，提升采购管理审计途径，促进企业提效增值？本文通过网上平台采购业务对服务型内部审计应用进行研究。

一、企业网上平台采购的源起和应用

随着互联网应用的突飞猛进，B2C、B2B、C2C、P2P 等网上交易形式日益普及，打破了企业组织和交易时间、地域的隔阂，颠覆了传统的商业形态。党的十八大以来，“互联网+”战略快速推进，极大地促进了传统产业供应链的重组、优化，直接影响行业竞争格局的重构。

国务院国资委决定在中央企业全面开展以“强基固本、控制风险，转型升级、保值增值，做强做优、科学发展”为主题的管理提升活动，要求将采购管理作为全面提高中央企业管理水平的重要抓手。面对机遇与挑战，企业为了自身的经营发展，塑造持续有力的核心竞争能力，推动采购业务“上线”，应用B2B 模式建立行业网上平台，将资讯交流、合规交易和综合管理于一身，串联起企业和产业链，实施协同采购管理。一般实现以下功能：

1.确定采购价格。建立和管理企业采购物品的统一价格体系，能够简易查询物资采购价格，并根据采购性质和规模规范招标、寻源比价、竞价、电子超市等定价方式。

2.发布采购计划。按照生产计划分批上传，能够进行数据校验，实现订单的完整准确。

3.实行合同、协议标准化。能够实现手工录入特殊协议，或者直接生成、印制网上采购协议。

4.快速响应实现订单协同，对发出订单、确认交易、验收与索赔退货等各个环节可追溯，实时进行统计分析。

5.即时进行供应商管理。要求供应链中企业通过一定的认证，申请网上注册，采取必要的评估方式即时进行评估，并对供应商和采购物资建立分类目录，适时更新。

网上采购平台的作用十分明显，已经成为企业运营信息化重要的战略支点，同时也有利于供应商提高效益。网上采购的主要作用表现在于：一是发挥集团采购优势达成批量供应，降低采购和库存成本；二是通过系统发布实现便捷交易，减少交流沟通、文件周转时间；三是通过系统认证建立商务信任，扩大供应链中各单位的市场机会；四是通过流程设定实现阳光采购，促进合规交易；五是运用数据计算做到全程留痕，资源安全共享，监管经济有效。

二、企业网上平台采购内部审计的工作目标

2018 年3 月，国家审计署发布《审计署关于内部审计工作的规定》，对内部审计进行了新的定义，要求以“促进单位完善治理、实现目标”为工作基点。就运用网上平台的物资采购管理审计来说，企业为了提升业务能力，其业务活动部分控制过程依靠网络系统来实现，可以借用内部控制整体框架图来展示，如图1 所示：

图1 内部控制整体框架

服务型内部审计的工作方式概括起来就是“一查二协助三督促”，为被审计单位服务。为此，基于企业网上平台的采购业务内部审计可以确定如下几个目标：

1.评估企业对于网上平台采购活动的决策落实情况。服务型内部审计扎根于企业内部，有效协助管理者对采购业务活动细节和业务部门可能存在的问题进行深入了解，提出合理化建议，以便及时对决策进行调整，改正问题，对参与企业经营活动决策起到参谋和控制作用。

2.帮助业务部门优化采购管理流程。企业采购业务内部控制受所在环境的影响，在网上平台实施采购的商业模式下，通过服务型内部审计进一步促进完善内控制度，优化采购管理职权制约和业务流程。

3.开展采购业务的风险评估。通过服务型内部审计，从企业管理层决策上识别风险、加以控制，帮助业务部门分析、评价风险，帮助工作人员减少低级失误，降低企业网上平台物资采购的整体风险。

三、企业网上平台采购内部审计工作的主要内容

魏小萍（2017）提出：“对公司采购管理的内部控制、采购计划、采购程序、采购审批、供应商确定、招投标活动、采购合同、采购价格、到货验收、物资仓储管理、采购实体管理、货款支付的授权审批、结算程序、物资采购财务预算管理等参与到整个审计过程”。

网上平台物资采购的内部审计，将围绕达成网上采购平台运用推进和基于该平台开展物资采购的流程管理和风险防控开展。

（一）落实企业网上平台采购战略的决策部署

为了充分运用采购资源，提高物资采购精益价值，促进增强核心竞争能力，落实集团采购战略要求，全面推进网上平台采购模式。内部审计要跟踪评价网上采购推进落实情况，要结合实际采购交易和网上采购情况，分类设定相应指标予以评价。

内部审计充分利用网上平台统计分析数据，并通过整理财务账簿信息，分析评价网上采购工作推进总体完成情况，查找不能及时、完整执行网上采购的原因，提出适宜的管理建议和改善措施，督促企业战略决策的落地。

表1 网上平台采购推进工作评价指标表

（二）评估相应的组织及制度

1.网上平台采购业务工作领导力评价。推进网上采购平台的应用，既是大型企业集团提升竞争力的战略需求，也是精细管理、防患业务舞弊的重要方法，在推进过程中，与其他先进管理工具一样，有一个逐步被接受的过程，需要企业各级组织加强领导协调。领导组织应当设在各级企业管理层，由高级管理人员担当领衔，并设立网上采购工作推进办公室。负责网上平台采购方案策划和工作布置；协调各部门采购工作；确定工作职责，审定工作流程；督导并考核工作进度和质量；对网上平台企业信息维护及上线权限管理；组织对网上平台供应商的管理和维护，监督供应商参与网上平台。

2.检查企业网上平台的相关内部控制制度。一是结合企业的业务实际，制定具体的网上平台采购管理制度，确保网上平台采购业务有据可依；同时应将网上平台采购要求融入到现有采购管理制度和流程中；对确因上级要求、用户约定或保密规定等无法通过网上平台采购的，规定审批流程。二是发布并定期更新网上平台操作指导书，用于指导网上平台上各类操作角色及用户的使用；编制禁止项目清单。三是对不在网上平台实现的流程，按日常采购管理相关办法或流程规定执行；禁止项目应说明不上线采购的理由，逐个项目审批，按线下流程办理。

（三）审查网上采购业务的内部控制及其风险

1.采购计划的制定

按照采购业务的内部控制要求，单位应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。采购部门应当适时跟踪采购计划执行及网上采购订单实现计划情况。单位应当定期对采购计划及采购预算执行情况进行分析和监控，并对偏高预算的情况进行调查和处理。

表2 物资采购计划审计主要关注点

表3 供应商网上注册情况调查分析表

对于采购计划管理，采购部可以通过与物资需求、生产制造和销售部门进行交流，制定合理的采购预算和采购计划，内部审计部门就外部环境政策、市场变化等提供咨询服务，监控其整改情况。

2.采购方式的确定

企业应当根据业务运营实际和采购物资的特点，按照相关规定合理进行采购方式选择。在线利用网上平台方面，可以按照指导书组织开展专业市场、招标、寻源比价、电子超市、电子招标等方式。如大宗物资采购项目全面实施招标采购；凡具有竞争性和议价空间的采购，通过寻源比价方式确定合作供应商和采购条件。

在选择采购方式的内部审计实践中，应当充分运用网上咨询和统计分析数据，掌握采购物资的性质、金额和特殊要求，查询采购项目网上已经交易的各项物资的一般价格和变动规律，了解各家供应商的产品质量、交付周期、行业商誉以及网上评价的信息，以便更快的发现风险问题。经常采取访谈、交流的方式与相关部门进行讨论，分析问题根源，并协助提出解决方案，更好的提供咨询服务。

3.供应商的合理选择

网上平台将公开透明整个采购过程，做到任何环节都可查询，对于供应商来说，必须注册网上平台会员且缴纳会员年费才能成为正式会员参与供货和竞标。内部审计事前结合网上采购供应商的统计数据进行调查分析。分析正在合作供应商会员注册情况，尤其关注筛选出非注册供应商的情况，为防弊找问题提出关键风险因子。

内部审计应当结合会员供应商注册情况，确定审计方式和流程。审计过程中，开展对于供应商的资信、协作、监控与考评等制度的评审，同时审查采购部门对供应商基本信息的了解程度，看是否了解供应商在行业内的声誉、供应商提供的商品种类规模及市场占有率等指标，提出有效的补充建议，以此构建优质供应商管理档案。

4.采购合同的确立和履行

采购合同的合法合规性是保障合同是否具有法律效益的必要条件。普通采购项目通过网上平台，按照既定的程序，方便快捷的形成有法律效应的协议，节省时间开支。