信息时代电子档案管理研究

2019-11-25渭南市中心血站钱华

办公室业务 2019年23期

文/渭南市中心血站钱华

我国事业单位、行政机关单位等在运行中离不开档案管理工作。因此在信息化时代，各单位应加强重视电子档案管理的重要性，在档案管理工作中充分利用先进的科学技术，创新管理模式和管理理念，并做到与时俱进，从而提高档案管理效率，促进企事业单位以及行政机关蓬勃发展。

一、信息时代推行电子档案管理措施的必要性

从当前的现状来看，随着我国科学技术的进步，信息化已经逐渐影响到各行各业，网络技术也在大范围普及进而应用，各单位的档案管理工作也需充分顺应时代的发展，将信息化管理模式提上日程，从而有效提升电子档案管理工作的效率。在此前提下，传统中的档案管理方法已经不能顺应时代的发展，需要不断创新管理模式和管理理念，加强调整和完善传统管理理念中存在的各种问题，这也是当前各个单位应关注和重视的问题。

二、传统档案管理中存在的问题

（一）没有高度重视档案管理工作。我国为了能够有效提高企事业单位和行政机关的档案管理效率，出台了一系列法律法规进行规范和约束，例如：《档案法》《档案管理办法》等等，然而，当前部分单位对于国家出台的各种档案管理大律法规没有充分的了解和掌握，在实际档案管理工作中也过于表面化，没有充分意识到档案管理工作的重要性，并缺乏有效的系统管理方案。另外，对于档案管理工作，各个单位没有投入相应的人力、物力、财力，并且在管理模式上还沿用传统中的管理方法，加上管理人员缺乏管理意识，导致档案失去了主要的服务功能，不能发挥其作用和价值。

（二）档案管理工作人员综合素质较为薄弱，工作分工不明确。由于企事业单位和行政机关没有充分意识到档案管理工作的重要性，在实际管理工作中，相关管理人员大多身兼数职，而且缺乏管理经验和专业知识。另外，相关管理人员对档案管理工作没有足够的认识和掌握，缺乏专业素养和管理能力，为了能够顺应信息时代发展趋势，管理人员在实际工作中不仅要具备专业的管理知识，还要做到与时俱进，但是当前各单位没有充分做到这一点，加上企事业单位和行政机关的档案管理人员调动频繁，工作划分不明确，导致在实际工作中，工作人员的岗位重复，阻碍了档案管理工作的有序展开。

（三）没有做到与时俱进，管理设备落后、缺乏信息化管理水平。随着信息化时代的深入，为各单位的档案管理工作提出了全新的要求，需要档案管理建立健全的局域网和数据库，想要实现这一目标，需要通过先进的计算机硬件设备支持，然而当前部分单位对于档案管理工作没有充分意识到其重要性，相关设备也较为落后，信息化管理水平不高，同时，缺乏管理档案的实体和信息安全意识，导致档案管理工作效率低下。

（四）信息化档案管理基础较为薄弱。充分利用先进的科学技术以及设备是做好信息化电子档案管理的基本条件，在当前，大部分档案管理工作已经逐渐淘汰传统的管理方法，并利用先进的网络技术和计算机技术进行信息化管理，并且相应的配备了计算机等硬件设备，但是，信息化电子档案管理涉及范围较为广泛，在管理工作中有着较为复杂的流程和系统，简单的计算机设备不能充分满足电子档案管理的需求。另外，只有硬件设施还不能做好电子档案管理工作，还需配备相应的软件设施，由于各单位领导没有充分意识这一点，缺少相关的人力、物力、财力等投入，导致电子档案管理工作过于形式化，在实际管理工作中没有起到实质性的作用。

三、电子档案管理的相关策略

随着我国科学技术的不断发展，传统的档案管理模式已经不能充分满足信息化时代的发展需求，利用先进的科学技术进行电子档案管理成为各单位需要高度重视的问题，并加大力度投入人力、物力、财力等，从而使电子档案管理工作能够顺利展开。

（一）提升电子档案管理领域的人才技术水准。电子档案管理离不开专业队伍的支撑，在信息化时代，各单位应结合自身发展的实际情况大力培养档案管理相关人才，对人才进行选择时需要其具有专业的管理知识、丰富的管理经验以及超高的责任心，例如：政府机关在培养专业的档案管理人才时，应当针对性地对其进行信息技术的培训和机关事务管理相关工作的培训。同时，各单位领导需要为电子档案管理创造有利环境，并大力培养专业人才，并对其进行明确的分工，管理人员在实际工作过程中能够清楚意识到自身的责任和义务，有利于合理的对其进行调度，需要充分做到专人专岗，各单位领导人员也需以身作则，从而使电子档案管理能够有序展开。

（二）各单位应加大资金投入力度。为了能够顺应信息化时代的发展，各单位在电子档案管理工作中需要充分利用先进的科学技术，并引进先进设备，从而有利于电子档案管理工作能够顺利展开，在电子档案实际管理工作中，不仅需要硬件的支撑，还需加大力度大力注入资金投入。例如：在实际工作过程中需要结合各单位实际情况建立信息化管理系统，并配置相关的计算机、扫面议、打印机等等。另外，还需充分考虑数字设备的更新换代，并适当地进行资金投入。

（三）健全网络化的电子档案管理设施。各单位想要顺应时代的发展，需要充分考虑自身的发展情况，大力展开信息化电子档案网络建设。为了有利于日常中的事务处理工作，需要建立完整的局域网，使各部门在工作过程中能够通过远程监控对档案信息进行查阅，由此可见，信息化电子档案管理能够实现档案共享的目标。例如针对电子档案在进行相应的信息备份时，通常需要将传统档案中的纸质、图片、表格等形式的资源进行信息化管理，对其建立有效的信息管理数据库，同时将纸质档案储存在档案室，在实际工作过程中可以将档案室作为中心，并在各单位的所有部门设立相应的终端设备。

（四）确保档案信息安全。随着信息化时代的深入，网络技术也逐渐呈现开放式格局，因此，为了保证各单位电子档案具有安全性和稳定性，就要针对这一问题进行科学的防范，通过建立安全防范系统并做好局域管理数据库，对电子档案进行科学的安全管理，在工作过程中，管理人员需要正确操作，并将具有保密性的重要档案设置权限。例如针对电子社保档案在进行管理时，档案管理单位可以统一运用Code128的条形编码技术，进而对于个人补缴、社保基数审核以及终止缴费等相关事项予以全面审核，避免遗漏关键的社保档案信息。在实际管理工作中出来相关管理人员，其他人无权登录和查阅，同时还需定期对电子档案管理系统进行维护和升级，使电子档案管理工作能够顺应信息化时代的发展。