校史档案的功能分化及其实现路径

文/南京中医药大学国际教育学院 何伶

一、校史档案的史料功能

在高校建设和发展过程中，校史档案的内容囊括了教学、育人、科研、服务社会等多方面事务，是对教师、职工、学生等不同主体生活、学习和工作等情况的客观记录，具有内容全面生动、呈现方式丰富多样的特点，对于校史编撰具有重要的支撑作用。

（一）校史档案工作为校史编研提供基础和依据。校史档案是对高校工作较为客观和全面的系统记录，通过对这些档案资料进行深入的分析和挖掘，就能在归纳和评价的基础上形成校史编写的可靠依据。离开了档案，校史的编纂就成了无源之水、无本之木。

（二）校史档案对校史编研起索引作用。校史档案既按块保存，进行横向归类，又按条记载，纵向统揽。比如教学改革、内部管理体制改革等重大举措，这些档案反映学校工作的某一方面，如同提纲挈领，有助于编史的初步勾勒。又如计划、总结、调查或统计资料等是按年序编排保管的，通过梳理这些重点资料，才能对高校各项工作的性质要求、开展情况和存在问题做到条分缕析，从而有利于编史中对材料的选择与运用，更有助于由此而形成初步认识。

（三）校史档案对校史编研起补充作用。校史档案既包括奖牌、奖状、奖杯、图书等实物，也包括录音、录像和照片等影像资料，它们能够生动地反映出教学、科研等方面所取得的成果和成绩。与枯燥的文字记载相比，校史档案可以借助不同载体，从多个角度、侧面和层次反映高校的办学成就。因此，汇总这些形式多样的校史档案，不仅可以再现当年的客观历史条件，而且可以展现相关事件所发生的历史背景、演变过程和效果结局等丰富而详尽的内容，这对于编撰校史有极大的帮助。

二、校史档案的功能延展

（一）教化育人。校史人物档案是关于学者专家、知名校友事迹和贡献等资料的整理归档，是对真人真事的客观记载，能够清晰地反映以往的历史情况。“有些文件材料的全文，原是当事人的亲笔手稿；不少文件上留有负责人和有关人员的亲笔签署或批示；很多文件上盖有机关或个人的印信；还有一些是原来形象的照片、录像和原声的录音。”其重要的特点就是，能够给人以真切的历史感。这种历史亲切感有助于凝聚广大师生员工的人心和力量，激发他们为着共同的目标发奋图强的情感，进而内化出一种见贤思齐、勇于拼搏、甘于奉献的巨大动力，由此带来教化育人的实际效果。

（二）传承校园文化。“校园文化是大学师生员工特有的思想观念、心理素质、价值取向和思维方式等，其本质是一种人文环境和文化氛围，其根本目的是要不断满足师生员工日益增长的精神文化需求。”校史档案蕴含的文化氛围和底蕴，使它们无可争议地成为校园文化建设中的重要环节，成为促进校园文化建立和传播的支柱力量。借助校史档案这一特殊载体，通过校史档案的开发利用和广泛宣传，高校校园文化不仅得以记录和延续下来，而且获得了进一步发展和传播的平台，在广大师生的心中留下深刻的文化感召力。

（三）服务学科建设。校史档案囊括了高校管理制度，学生学籍管理、学位论文论著、科研成果汇总等教学、科研、管理的文件和材料。这些丰富的内容本身就是重要的科研资料，是展开学科史、制度史等学术研究的对象。通过对这些校史档案的归纳整理和科学研究，不仅可以为学科评估、课题申报等工作服务，而且对于总结办学规律、推动高校制度改革都有着十分突出的作用。

三、校史档案功能建设的实现路径

校史档案功能得以有效发挥，关键取决于征集和利用等环节的档案工作。其中，征集是利用的前提。不能齐备、完整地搜集校史档案，就谈不上对校史档案的开放利用，孤零零的校史档案也不能发挥多重功能。而利用则是征集的目的和归宿。在大量征集校史档案的基础上，只有进行深度挖掘和充分开发，才能使校史档案呈现其应有的风采，在多个领域发挥作用。为了做好校史档案的征集和利用工作，有必要建立以下机制，作为校史档案功能建设的实现路径。

（一）建立全校各部门通力合作的联动机制。由于高校是校史档案形成和发展的重要场所，因此校史档案的征集和利用工作，离不开校内各单位的通力合作和参与，有必要在高校范围内建立全校联动机制，实现档案管理部门与高校党政机构、职能部门和二级学院的密切联系和相互配合。1.建立校史档案定期征集公告制度。为鼓励全校各单位提供校史档案材料，如照片、出版物和人物事迹等内容，应当通过定期发布公告的形式使学校各单位知晓报送的途径和方式。公告中应当报告校史档案工作的近期动向、征集的重点，帮助各单位建立起主动搜集、整理和汇总校史档案的意识。同时还可以在征集校史档案的同时，要求各单位提交校史档案开发利用的需求，从而为双方进一步的互动和联合做好准备。2.建立定期走访和座谈的机制。要全面系统地搜集资料，坐在办公室里等，是等不来的。还必须要不怕辛苦和麻烦，走出办公室，到各个职能部门和二级学院走访，与领导和教师进行面对面的座谈和交流，这样做既能了解各单位的档案资源，也有助于发现重要档案的线索。特别是在了解到相关单位开放利用校史档案的需求后，应当主动与对方联系，通过走访和座谈等形式确立进一步合作的机制。3.建立互动式的合作机制。校史档案具有服务科研的功能，能够为学科建设、科学研究提供重要的支撑。为此，档案部门应主动融入这些工作中去，为二级学院的学科建设等工作提供支持，从而实现对校史档案的二次开发利用，既拓展了校史档案的应用前景，也帮助二级学院做好申报等工作，形成双方良性的互动合作机制。

（二）建立校外资源整合的长效机制。校史档案的征集，仅仅着眼于校内资源，常常是不充分的。一些与校史校情密切相关的资料档案，往往需要到校外的档案馆和博物馆等其他单位调取。因此，必须做好综合利用校外资源的工作，建立起与校外机构、知名校友的密切联系，实现校外资源发掘利用的长效机制。1.与相关高校的档案部门建立密切的合作机制。由于院系调整等历史原因，部分高校之间的校史存在一定的交集，因此开放利用好相关资源，其实是这些高校档案部门的共通任务。在这个意义上，建立起各高校之间校史档案互通有无、共同开放的机制，就有了现实的可能和必要。2.与国内知名和当地的档案馆、博物馆建立工作联系。通过定期联系，了解对方的工作动态和更新情况，及时做好校史档案的更新和补充工作。与此同时，也可以为对方提供相关的档案线索，在此基础上建立双方合作征集利用的机制。3.与二级学院合作，加强与知名校友的联系工作。通过与知名校友或校友家属的密切联系，以实地走访知名校友故居等方式，完善人物档案的资料，及时补充和更新相关的内容，寻求与社会各界合作开发利用校史档案的可能。

（三）建立校史档案的数字化管理机制。要加强校史档案的开发和利用，做好档案的管理是一个重要的环节。而数字化建设，为校史档案发挥多重功能提供了诸多便利条件。1.建设校园网络，打造网上校史档案馆。通过数字化建设，将重要的校史档案完整地以图片、录像和文字等形式进行数字化，从而把线下的校史展览室整体性地搬到网上，既方便查阅，促进校史档案的开发利用，又便于传播，实现教化育人、传播校园文化等多重功能。2.建立校史微信、微博等对外宣传平台，扩大校史宣传和教育的传播途径，既呼吁广大校友和师生参与到校史资料的征集工作来，也有利于引起学校各单位对于校史档案工作的重视。3.建立校史档案电子查询系统，方便使用者的查询和调取，为进一步开放利用校史档案资料提供基础。