干部人事档案细节化管理问题刍议

文/沈阳大学档案馆 王伟

要落实好《条例》，关键点在于把各项要求落到实处、落到细处，在干部人事档案管理的收集、鉴定、查阅、利用等各个环节按照“实”“细”“严”的标准，实施精细化管理，确保万无一失、滴水不漏。同时还要建立健全完善的全程监管机制，以确保干部人事档案这一党的重要执政资源完整、安全，发挥应有作用。

一、做实收集鉴定环节

（一）及时主动收集，确保信息准确。众所周知，人事档案的收集范围是随着历史的进步、形势的发展和人事的更替而不断发生变化的。在这期间，人事档案材料的产生和形成会牵涉到很多单位、部门和人员，这就在客观上要求档案管理部门要确保干部人事档案所记载反映的信息与人员自然信息的年度考核、职务和职称晋升等动态保持同步更新。为此，各级各类人事部门和组织部门在要增强信息采集和整理的积极主动性，不拖不积，定期开展干部人事档案立卷归档工作，以确保档案信息能够与人事变动始终保持信息一致。

（二）健全收集网络，形成管理合力。在我国，干部人事管理工作主要由各单位的党委组织部来实施，但这并不是干部人事档案的唯一来源。以高校为例，干部人事档案可能来自党委组织部、纪委、离退休工作处、教务处、人事处、科技处、工会等多个部门。因此，干部人事档案管理部门要摸清本单位干部人事档案材料形成的规律和来源渠道，做到心中有数。同时，要健全档案收集网络，与各相关部门建立干部人事档案收集的联动机制，健全收集网络，畅通收集渠道，规范收集方式，形成管理合力，把收集工作的主动权牢牢地抓在手中。

（三）发挥制度作用，强化档案鉴别。人事档案的鉴定是辨别真伪、确定人事档案范围的重要环节，其主要目的是判断材料是否真实、准确、完整。笔者在调研中发现，一些单位的干部人事档案出现材料缺失，材料和材料之间无法相互印证和联系，人事信息“缺项”或出现“时间空白”，甚至出现明显的造假痕迹，这与档案管理人员在接收档案时的不细致、不到位直接关联。由于干部人事档案的形成涉及面广，其鉴别难度相比其他各类档案也相对较大，因此在这项工作中必须要规范工作制度，发挥制作的约束作用，促使档案接收人员在制度的制约和指导下，对接收的干部人事档案实施严密细致的全方位鉴别和检查，全面把好材料审核关，以确保接收档案的齐全完整，内容真实。在鉴别干部档案材料时，要面向干部人事档案各类内容制定具有精准针对性的审核标准。比如，干部学历信息的连续性、职务变更的连续性，专业技术职务晋级的连续性等等。材料不全，意味着连续性环节上的漏洞，是更需认真鉴定的重点。为确保鉴别责任切实落实到细节之中，各档案管理部门还应建立和落实档案鉴别责任制，对于玩忽职守、鉴别不力的人员要严肃问责、追责和惩戒。

二、做细查阅利用环节

（一）强化管理举措，规避造假风险。“假档案”是干部人事档案的“硬伤”。为规避这一情况的出现，各档案管理部门应充分利用现代化新技术来创新档案管理工作的方式方法，积极提升档案管理工作标准，不断强化信息化、数字化的管理手段，全面推进基于数字化信息技术的干部人事档案数据库建设和信息管理平台建设，以加强对干部人事档案所涉及各类信息内容的整合。主要举措是：一是要建立干部人事档案的多层次信息网络系统，通过各级网络的相互连接进行档案信息的传送，从接触渠道上杜绝原始纸质档案的人为接触可能，最大限度地规避干部人事档案管理过程中的风险，扎牢扎密干部人事档案与各类人员之间的“隔离带”。二是在干部人事档案的管理过程中要落实管理责任，按照“谁管理谁负责”的原则，干部人事档案管理部门要严把管理权限关，把管理责任落实到位。在管理权限的使用上，可以在信息化管理平台上，按照用户端的不同身份分配管理、查阅、上传、下载等权限，确保在这些环节上不出现篡改纸质档案、增加假材料的机会，同时也降低纸质档案的利用频率，避免因利用过于频繁而造成一定的损坏。

（二）依法遵章守规，推进依法冶档。各单位应切实贯彻落实《条例》和本单位干部人事档案管理的各项规章制度，杜绝随意执行现象。档案管理部门在查档时，要审批合规，权限合法，要根据本单位、本部门的工作实际，对档案查阅权限进行进一步的细化处理，对档案管理者的工作责任进行进一步的夯实明确，对查阅利用环节坚决做到不懈怠马虎，不漏岗缺人，保证干部人事档案的信息安全。在新发布的《条例》中，对档案管理责任有明确规定，即：“对于违反相关规定和纪律的，依据有关规定予以纠正；根据情节轻重，给予批评教育、组织处理或者党纪政务处分，并视情追究相关人员责任。”各单位、各部门要加强对档案造假行为检查和惩处力度，发现造假及纵容、协助造者，或者因不作为、不尽责而直接造成造假现象出者，要严格按照本单位规章制度或国家相关法律法规进行严肃处理，不能姑息纵容，以对试图造假者形成威慑和警示。人事档案管理部门要加强责任监管机制，要建立健全工作奖励与惩治制度和部门联动监督机制、以达到对干部人事档案的综合监督管理。

三、做严监管检查环节

在新发布的《条例》中，针对档案管理工作的监督检查也进行了明确：“纪检监察机关、巡视巡察机构按照有关规定，对干部人事档案工作进行监督检查。”这就要求人事组织部门要把干部人事档案的管理工作上升到遵守党规党纪的层面来加以重视，组织开展针对干部人事档案的专项排查工作，根据“签字负责”的原则，发现档案中出现篡改、造假问题，立即围绕签字人进行核查追责，如被核查的档案正涉及人员的职务晋升、绩效考核、人事录用等工作，应迅速上报单位党委，由党委对相应人员的这些工作进行暂缓或中止，杜绝“带病提拔”“失真考核”或“存疑录用”。同时，要对签字者进行严厉问责，如发现有涉嫌违法违纪问题，要依法依规进行严肃处理，以严肃档案管理工作纪律，强化对造假者、玩忽职守者的震慑。同时，要加强干部人事档案管理的制度建设，建立健全建档、管理、利用的各个管理环节的制度约束，扎牢制度藩篱，不给干部人事档案造假“钻空子”“走后门”的机会和条件。另外，还可以借鉴各级党组织开展政治巡视的做法和经验，加强对干部人事档案的常态化检查，特别是要牢牢抓住干部职务晋升、选拔任用等关键环节，以“解剖麻雀”的态度把审核工作落细落小，确保干部人事档案真正成为教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础和维护干部人才合法权益的重要依据，为本单位高素质专业化干部队伍建设“固本清源”。