新时代人事档案数字化及其规则、管理、关键问题与对策

2019-11-25西安科技大学档案馆郭怀珍

办公室业务 2019年23期

文/西安科技大学档案馆郭怀珍

在数字经济时代，顺应信息化发展潮流、建设智慧社会过程中，伴随着人事制度的改革，数字化建设对人事档案管理、利用和服务具有重要意义。利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描和照相录像等数字化技术、计算机应用技术、移动通信技术、互联网技术、人工智能、大数据等信息技术的最新成果，根据档案管理理论与技术以及信息化时代档案管理的新情况、新原则和新理论，确立信息化网络社会中档案管理、利用与服务的基本流程、框架和基本方法等，在纸质文件、声像文件等传统介质的实体文件和已归档保存的电子档案文件等虚拟档案基础上，构建、组织、开发具有有序结构的系统化档案信息库，最终建立人事档案管理信息系统（或平台），最大限度地实现纸质档案和电子档案信息的数字化管理，进而实现人事档案的高效管理、利用与服务。这便是人事档案管理的数字化建设。其实质是档案管理、利用与服务从以档案实体为中心的管理模式到以档案数字化信息为中心的管理模式的转变。

一、人事档案的数字化

人事档案的数字化主要是指纸质、胶片、音频等人事档案的数字化。它与人事档案信息化建设其他三个基本内容：建立人事档案数据库、建立人事档案数据化目录以及数字化档案的数据化密切相关，是它们的基础。

纸质、胶片、视音频等人事档案数字化是将传统人事档案载体的各种馆藏档案资源转化为可以利用计算机等读写设备进行读写的、用0和1表示的二进制代码，并将数字化的信息以计算机等读写设备中通用的格式存储于通用存储介质中。数字化后的人事档案数字信息可以在网络上以数字的形式传输。人事档案数字化的主要内容包括档案检索工具（档案目录）的数据化和档案全文内容的数字化。为了进行后续地建立数据库、数据化等操作，对数字化后的图像等多媒体数据需要进行必要的处理。以图像为例，需要对图像进行剪切边框、纠偏、增强（高清转换）、变换、优化等处理，然后将处理后的图像，按卷存入预先准备好的存储介质，例如按档案的卷存入光盘或者磁盘中，妥善保存。对于重要图像，例如个人照片、公章等，需要抠取图像，分割出重要照片等。如果需要，还要将每卷的数字化文档打包存储。有时，也可使用已有的“干部档案数字化软件”，例如超星尔雅、智慧树、百度云端等，完成干部职工实体档案的数字化和部分数据化。1.建立数字化的人事档案数据库。人事档案数字化的终极目标是将人事档案的各种信息，在计算机中表示为结构化和半结构化的形式，按照所确定的标准，建立数字化人事档案数据库，进行统一存储和管理，最后构建数字化人事档案的管理信息系统，按照技术性方法，实现新时代基于互联网的信息化、网络化层次的管理、服务与共享。2.建立人事档案数据化目录。按照人事档案管理规范，还需要建立数据化的级次得当的、完整的人事档案目录，以便于检索与查询。

二、人事档案数字化建设的规则和管理机制

（一）人事档案数字化建设的基本规则。从1996年国家档案局成立了电子文件归档研究领导小组起，到2017年7月1号，国家标准委第15号公告颁布批准发布《干部人事档案数字化技术规范》国家标准等为止，从电子文件到数字档案，再到数字档案的管理信息系统，国家在档案法的原则上，基于相应的实践，制定了一系列的国家标准、行业标准、行政法规、规范性文件等，为人事档案信息化建设建立了一整套基本规则和标准。2011年6月，按照中共中央提出的组织工作信息化要求，中组部具体安排部署并实施了全国组织系统干部人事档案数字化工作。2018年11月28日，中央办公厅印发并施行的《干部人事档案工作条例》，具体规定了干部人事档案工作应当遵循下列原则：党管干部、党管人才；依规依法、全面从严；分级负责、集中管理；真实准确、完整规范；方便利用、安全保密。根据已有的国家标准、行业标准、行政法规、规范性文件等，结合人事档案信息化建设的实践，在人事档案数字化建设中应遵循的基本规则是：真实性、完整性、可用性、安全性原则，并确保数字化档案与纸质档案一致。

（二）人事档案数字化建设的管理机制。2011年中组部确定并实施的中管干部人事档案数字化建设项目，成为以后各部门、各地人事档案数字化建设的典范。实践证明，人事档案数字化之前应制定切实可行而严谨的数字化方案，论证并确定合理的数字化业务流程，明确职责，堵住漏洞，制定数字化过程的监督和控制措施，明确数字化过程的管理机制，进行严格的控制与监督。在制定数字化过程的管理机制后，还要建立档案数字化的质量保障机制，进行过程质量控制、安全性执行保障以及可用性保障等工作。

三、新时代人事档案数字化建设的问题与对策

在人事档案信息化建设中，人事档案数字化的主要目的是在信息化时代供人类借助于计算机、互联网等现代阅读设备、终端和基础设备进行阅读和使用。在新时代，配合人事制度的改革与变化，利用最新的信息技术与工具，结合以前的具体数字化实践，进行人事档案数字化建设中，需要采用相应的策略，解决以下六个方面的问题：

（一）人事档案数字化建设的过程管理与质量控制。由于需要遵守国家法律法规、国家标准、行业标准与规范等，涉及保密与安全性，对于人事档案的数字化建设这项综合性的系统工程，要使其符合要求，达到目标，应当科学分析影响数字化以及管理信息系统开发进度和使用质量的因素，运用已有的项目管理中进度管理、质量监控、过程控制的方法与技术，对人事档案数字化过程的组织、进度、质量保障措施进行管理。

（二）人事档案数字化建设的基础设施建设。根据实际情况，有步骤、有计划地对人事档案的环境、设施和设备进行改造与建设，添置必要的技术装备，更新人事档案管理信息系统的设备，尤其是存储设备，并做好备份和安全保存工作。

（三）数字化之前，干部人事档案的规范化和完整化整理。按照《干部人事档案数字化技术规范》国家标准（GBT33870-2017）和数字化流程，先将所有准备数字化的人事档案进行规范化整理，发现不完整、不合格的档案，先补齐材料，做合格化校对和标准化处理，然后在进行数字化。

（四）档案管理和研究人员的培训与提高。适应人事档案数字化建设的需要，通过培训、进修等方式，不断提高专业能力与业务水平，尤其是培养他们进行人事档案数据化和建立基于内容的人事档案数据库的能力，并进一步能够进行人事档案内容的统计分析、知识提取等，真正实现基于人事档案全文数据库的管理、利用和服务。

（五）做好人事档案数字化建设的保密管理。无论数字化或者数据化过程是否外包，都要按照事先制定的数字化建设业务流程，逐步、逐层设置保密标准和设计保密措施，签订保密协议，并明确职责，加强监督和控制。如果建立了人事档案管理信息系统，数字档案的密级与对应纸质档案的相应密级完全相同，所开发的管理信息系统以及承载网络的密级应该不低于相应纸质档案的密级。按照国标GB-T33870-2017，人事档案管理信息系统不得设置匿名账户，应该开发登录控制模块进行身份鉴别，做好登录记录，能进行所有用户的安全审计；还应该具有访问控制模块，进行涉密信息和重要信息的访问控制。

（六）做好人事档案数字化建设的安全防护。在进行数字化建设过程中，对人事档案数字化和数据化加工场所、加工设备都要按照《干部人事档案数字化技术规范》国家标准（GBT33870-2017）设置，保证数字化的环境安全和设备安全，环境、设备和信息资源的安全保障体系。