信息化背景下文书档案管理工作研究

2019-11-25宁德市中医院行政科林英华

办公室业务 2019年23期

文/宁德市中医院行政科林英华

一、文书档案管理信息化的基本概述

文书档案管理信息化指的是通过信息化技术、互联网技术对文书档案相关信息进行采集、整理等一系列管理。我们称这样的管理就是文书档案管理的信息化。文书档案样式较多，管理的内容也十分丰富。文书档案需要对企业或者事业单位的相关活动内容进行记录，并且还需要对文书档案记录进行管理和统筹规划。文书档案的常见形式主要包括视频影像、图片、文字等。文书档案管理的数据十分浩大，如果一直采取过去传统意义上的人工管理，则需要消耗巨大的人力、物力，严重影响文书档案的管理效率。因此，随着互联网技术的发展，利用互联网技术推动文书档案管理的信息化建设对于提高文书档案的管理效率具有重要促进作用。

二、当前文书档案管理信息化存在的主要问题

（一）对文书档案管理信息化认识不到位。目前，由于工作人员管理理念落伍，对文书档案管理信息化概念认识存在缺陷。许多工作人员认为文书档案管理的信息化建设就是利用电脑打打字，添加点数据。对文书档案管理的信息化建设仍然停留在这个层面。也正是因为这个原因，导致工作人员在文书档案管理的信息化建设中，往往抱着过去的传统观念，不能做到与时俱进。甚至有部分人认为电脑管理会带来很多问题，不利于文书档案管理工作的开展。因此，有部分工作人员还存在抵触心理。这些都是当前文书档案管理信息化建设的“中梗阻”，有待解决。

（二）文书档案管理工作流程比较繁琐，信息化程度普遍不高。目前，虽然很多企业或者事业单位都采购了大量的计算机用于文书档案的信息化管理，但是由于文书档案管理的工作流程比较复杂，导致文书档案管理的信息化程度普遍不高。在实际管理工作中，文书档案管理有许多工作仍然停留在纸质化记录层面。另外，市场上由于技术支撑不足，造成许多文书档案管理工作信息化受阻。例如，如何将过去文字信息浩大的纸质资料快速转成电子文档成为一个难题。许多文字扫描工具识别率和文档出错率较高，对于文档转换工作的校对工作需要消耗大量的人力，不仅没有提高文书档案的管理效率，反而大大降低了管理效率。

（三）文书档案管理信息化存在安全性问题。安全性是文书档案管理工作最为重要的工作。许多文书档案管理工作都需要一定的保密性。然而，目前在文书档案管理信息化建设中，保密性成为制约其快速发展的问题之一。信息化建设会使文书档案管理中的许多资料上传数据到互联网上，管理工作人员在通过互联网从数据服务器上获取数据或者传输数据的过程中，很可能会导致数据被解包。除此之外，外网防火墙之外的数据攻击也可能导致部分数据被篡改或者被获取。这些都是文书档案信息化建设中必须引起重视的问题。

三、信息化背景下文书档案管理的优化措施

（一）创新理念，完善文书档案信息化管理制度。在信息化背景下，企业或者事业单位应该创新工作理念。首先，管理决策层通过在企业或者事业单位内部开展理念植入培训活动，提高工作人员的文书档案信息化管理理念，让其以欢迎的姿态、学习的姿态拥抱文书档案的信息化管理。其次，决策人员还应该在单位内部开展文书档案信息化操作流程技能知识培训活动。通过技能培训，提高工作人员的信息化操作技术，提高其有关文书档案信息化管理的专业知识储备，进而提高日常的工作效率。完善文书档案信息化管理制度是企业或者事业单位必须做出的工作内容之一。从制度层面予以完善能够解决传统文书档案管理中的漏洞和不足之处。制度完善可以从以下层面开展工作：（1）建立文书档案信息化管理工作长远规划和当下发展规划。（2）建立标准的、科学的、合理化的文书档案管理制度。（3）建立职责清晰的权责分配制度。（4）建立高效率、全覆盖的监督管理制度。（5）建立完善的绩效考核以及工作评审制度。（6）建立奖惩制度。通过完善制度建设，提高工作人员的工作积极性，提高工作效率。

（二）引进完善的信息化工具。完善的信息化工具对于提高文书档案管理的信息化具有重要作用。首先，企业或者事业单位应该针对文书档案管理的信息化建设工作，积极地与社会上一些互联网系统开发公司进行合作。通过结合企业自身的文书档案管理的实际情况，让互联网公司为其开发文书档案管理的信息化工具。在与互联网企业合作过程中，企业应该在系统的研发需求中将企业自身的文书档案管理工作流程、工作特殊性、工作权限等内容体现出来。除此之外，完善的信息化管理工具应该具备智能查询系统，通过智能查询系统，工作人员可以在搜索框中输入文书档案的关键字，文书档案管理系统就可以根据键入的关键字在指定的范围内进行搜索。系统的智能查询系统应该包括精确搜索和模糊搜索，同时还可以指定搜索的范围。另外，系统应该在登录时划定账号权限，不同的账号具备不同的操作权限，增加文书档案管理数据的保密性、安全性。

（三）通过建立新模式，规范文书档案管理的信息化流程。企业或者事业单位应该通过建立新模式，规范文书档案管理的信息化流程。公司的决策部门在建立新模式时应该注意工作的递进性。首先，应该对文书档案按照项目管理的方式不同进行划分，通过分类让管理更加高效。例如，视频文档、图片文档、文字文档等按照文档的记录形式不同进行划分。或者根据文档的不同用途进行划分。其次，在新模式中，明确文书档案信息化管理中应该对不同的操作做出明确的解释。例如，什么样的权限能够对文书档案进行编辑或者删除销毁；什么样的权限可以使工作人员设置外网浏览功能。什么样的权限可以允许工作人员下载文档。通过这些明确说明，能够让新模式对文书档案管理的信息化建设做到有章可循、有规可依，更加明晰工作人员的工作职责。最后，在新模式中，决策部门应该注重工作人员的职责素养培养。职业素养培养不仅要求工作人员具备先进的管理理念以及娴熟的工作技能，同时要求工作人员树立强烈的责任意识。文书档案管理工作没有强烈的责任意识无法胜任。因此，企业或者事业单位应该强化工作人员的责任意识，提高其职业素养。