纸质档案管理与电子档案管理的融合探讨

文/宁夏医科大学 杨洋

一、纸质档案管理的特点

纸质档案是以纸张作为信息存储载体的，它是随着纸的发明与发展而出现的，因此它具有与纸相类似的管理特点。

（一）信息明确。纸质档案在储存管理和信息检索方面所呈现出来的第一个特点就是信息明确，可以通过索引简单快捷地搜寻到想要查阅的档案资料。在这样的一个特点推动下，纸质档案管理无须计算机等智能设备的帮助，档案管理工作人员也可以较快地适应工作环境，且受外部的干扰较小。

（二）存放时间较长。纸质档案所体现出来的第二个特点就是存放时间较长，因为纸质档案是以纸为载体的，而纸多具有良好的耐久性和存储性。因此，当纸质档案被收纳整理后，可以存储保存很长一段时间。

二、电子档案管理的特点

信息技术的进步和发展是电子档案管理工作出现的动力，在此基础上，档案管理工作变得更加方便、高效与快捷，也形成了属于自己的特点和优势。

（一）管理的内容更加多样化。相比于传统的纸质档案管理而言，电子档案管理可以同时管理多样内容，例如图片、音频、视频等等。这些内容的管理是纸质档案管理所无法做到的，它使得档案管理的内容除了基本的文字内容之外，变得更加多样化。

（二）电子档案管理的载体较小、存储量较大。纸质档案管理需要耗费较多的纸张，而电子档案管理只需要将要管理的档案信息压缩在计算机的存储空间中即可，一个小小的U盘即可搞定。虽然U盘等存储空间的体积较小，但它所存储的信息量不容小觑。

三、纸质档案管理模式与电子档案管理模式之间的差异性

当前，档案管理模式的主要发展趋势是纸质档案管理与电子档案管理并存，并将持续很长一段时间，但是两种截然不同的档案管理方式在并存、共事的过程中难免会出现各类问题和矛盾。要想更好地解决出现的问题，就要从两者之间的差异性方面开始分析。

（一）纸质档案和电子档案的存储、管理环境具有明显的差别。电子档案在管理过程中首先会对电子设备的存储空间具有较高的要求，因为电子档案在存储过程中虽然占用的实体空间不算庞大，但对于虚拟空间的需求较高，电子设备只有具备了足够的存储空间才能保证电子档案存储的完整性。除此之外，电子设备本身也应该具有良好的使用性能，电子设备运行越流畅越有利于电子档案的管理，否则，当电子设备出现问题时，电子档案的信息也可能会因此而遭到破坏。纸质档案对于设备的要求不高，只要保证阳光充足，蛀虫和潮湿等问题能够得到良好的控制即可。

（二）纸质档案与电子档案的信息查阅方式不同。在纸质档案与电子档案走向融合的过程中，档案管理人员由于工作的惯性而忽视对另一种档案管理模式的学习，这方面主要体现在对两种档案管理模式的信息查阅方式上。两种不同的档案管理模式，一种倾向于利用电子设备快速查阅，另一种则靠人工检索，稍显落后，查阅速度也比不过前者。

（三）两种档案管理模式对管理者的素质要求不同。在传统的纸质档案管理过程中，档案管理者所需要的基本素质主要有认真、整洁、干净、利索等，既要知晓纸质档案的摆放位置，也能随时保证档案摆放的整齐性和有序性。但电子档案管理模式却要求管理者必须熟悉对电子设备的操作，能够在有需要的时候快速调出相关档案信息。

四、纸质档案与电子档案在融合阶段出现的主要问题

（一）对两者融合的必要性认识不够。在档案管理的工作过程中，由于电子档案管理和纸质档案管理是两种不同的档案管理方式，而档案管理者有多为未经过系统培训的专业档案管理工作者，在面对两种档案管理方式共同融合的新要求下，很难充分认识其必要性。思想观念的滞后就会阻碍两种管理方式的尽快有机融合，从而不利于档案管理工作的深层次开展。

（二）档案管理者的综合素质差距过大。对于任何一个工作单位而言，档案管理部门都是一个重要的职能管理部门，但由于该部门需要处理的日常重要事务不多，就滋生了工作人员的懒惰情绪和心理，学习新事物的积极性和热情难以持久保持。久而久之，在有新的专业的档案管理人员参与该部门的工作时，就会呈现出明显的综合素质差异。

（三）档案管理的制度不健全。传统的档案管理模式是以纸质档案管理为主的，所以管理制度的建立也是以纸质档案管理为中心。随着电子档案管理模式的兴起，以及两种档案管理模式在融合道路上的不断推进，原有的档案管理制度已不适用于当前的情况，新的档案管理制度还在摸索与尝试的过程中。

五、加强纸质档案与电子档案融合管理的有效措施

（一）加强两者之间的共存性。纸质档案在未来很长一段时间里都不会被淘汰，而电子档案管理也不会独占信息管理的鳌头，两者必须要随着信息技术的发展共同生存较长一段时间，共同完成档案信息的管理任务。两者要共同生存的原因主要有以下几个方面：首先是电子档案的出现是在吸收借鉴纸质档案的基础上所形成的，很多情况下，电子档案的管理与完善还需要参考纸质档案管理的经验与教训。为了更好地保存档案信息，很多时候都需要纸质档案和电子档案各保留一份。其次，电子档案和纸质档案在完成档案管理任务时需要有先后之分。电子档案因为有现代化的信息技术帮助，它在记录和保存档案信息时能够更加快速和便捷，但它在高效的同时也容易出现较多的错误和缺陷，从而不利于信息的存储和管理。这时候档案信息管理者就需要将经过审查之后的重要电子档案转化为纸质版的档案，进而再进行相关的保存、留档。电子档案与纸质档案的相互转化也要具体分为两种情况来讨论，首先是已经建立并完善的电子档案根据相关单位的具体要求和规定需要准备纸质档案作为备份，从而使得两种档案管理形式并存。其次是电子档案在建立之后需要向有需要的单位进行传输，在传输的过程中电子档案就需要转化为纸质版，进而使两者共存。

（二）加强两种档案管理方式之间的互动性。纸质档案与电子档案在共存的基础上势必会出现较多的交流沟通机会，因此，只有通过加强两者之间的互动性，才能使得两者有机融合的进程不断加快。虽然纸质档案管理和电子档案管理是两个不同的档案管理系统，两者有较大的差异性，但为了某些档案信息的完善、存储以及管理任务，必须要加强互动与配合，才能使得档案信息管理工作完成的更加具有效率。要加强纸质档案管理和电子档案管理这两种档案管理方式之间的互动性，就要对这两者进行深入的研究和分析：首先，这两种档案管理方式在工作过程中是具有相互影响性的，在纸质档案长期的存在和发挥作用过程中，它为电子档案的成熟和完善提供了发展的前提和基础，纸质档案为了更加长久的存在于档案管理行列，也需要不断地学习电子档案管理的长处和优势。其次是两者在相互学习、相互汲取长处的过程中会加速彼此的发展进程，进而逐渐达成档案管理的一致性，甚至于形成一个不可分割的档案管理体系。由于电子档案管理应用了先进的计算机信息以及电子信息管理技术，因此电子档案管理的模式与先进性也在一定程度上推动了纸质档案管理模式的完善与改革。看得见的信息存储是纸质档案管理的突出特点之一，但相比于电子档案信息的管理模式而言是远远不够的，这两者只有更好地融合才能更加高效地工作。

六、结束语

简而言之，纸质档案管理和电子档案管理各有其特点和管理方式，两者是借助不同的档案信息管理载体发展起来的。随着全社会的信息化水平的不断提高，电子档案管理会更加具有应用优势，相比较之下，纸质档案管理会显得更加具有局限性。但是由于纸质档案管理具有悠长的历史性和发展过程，它所具有的一些特点恰好是对电子档案不足之处的弥补。因此，必须要对两者进行有机的融合，利用纸质档案管理的独特优势弥补电子档案存在的不足之处，使得我国的档案管理工作更加具有属于自己的独特优势，使其工作效率得到明显的提升。