社区档案资源建设存在的问题及对策

文/福建省泉州市鲤城区档案馆 洪碧蓉

党的十九大报告，第一次把乡村振兴提高到国家战略高度，指明了新时代社区管理改革的发展方向和工作重点。社区档案资源建设作为社区管理的一项基础性工作，如何使之高效地服务社区建设，助力社区实现振兴目标，是值得各级档案部门深入思考的问题和持续发力的方向。本文将在分析社区档案资源建设存在问题的基础上，着力探讨解决制约社区档案资源建设进一步提升的难点问题，提出几点解决的思路和对策。

一、社区档案资源建设存在的问题

（一）保障有短板。社区在人员、场所、资金等方面保障不足。一是档案岗位工作人员不稳定，学历、业务能力有所不足，对社区档案工作的稳定持续开展不利。二是社区场所有限，在调研的社区中，能够配备专门档案室的社区仅有25个，比例为30.8%，在这25个社区里面，能完全配备空调、灭火器、防虫药并及时更新的社区只有8家，影响了档案的安全保管。三是资金配套不足，通过购买档案服务已经成为大部分企事业单位开展档案整理、数字化工作的主要方式，但是调研发现社区普遍经费不足，硬件配备仅能满足于最基本的安全保管需要，资金问题成为制约社区档案管理进一步提升的关键因素。

（二）业务水平低。调查发现,社区对档案管理的目标、内容、规范标准等认知有限，档案管理的业务水平偏低。在档案收集方面，过于倾向纸质档案的收集，不利于档案资源的长远利用。在档案整理方面，未能完全按照《归档文件整理规则》《数码照片归档与管理规范》等业务标准进行，存在着不规范的现象，不利于全区社区档案的集中管理。在档案安全保管方面，部分社区未能严格落实有关保管制度，进出库房未进行登记，防虫药未及时更换，温湿度设备长期不开机，档案员变动未及时办理交接手续等，使社区档案资源的长期保存存在安全隐患。

（三）信息化不足。调研发现，随着互联网技术在日常办公中的应用，社区和街道等上级部门之间的很多文件都通过微信、QQ等网络渠道以电子信息形式传递，开展对这部分非纸质文件归档的社区较少。社区各项工作，计生、民政等均有一套省市联网的系统，很多信息均上报录入到系统里面，但相关材料往往以电子文件形式存在各自电脑，电子文件归档存在盲点，存在着电子公文、数码照片、视频、录音等非纸质档案归档率不足的现象。社区档案的信息化远不能满足工作需要，仅有少部分社区能对存量的档案数字化和增量档案进行电子化，大部分社区普遍没有开展档案数字化工作。同时，社区居委会普遍没有配套档案管理软件，档案的管理和查询利用方式较为原始，利用上不够高效、便捷。

（四）开发利用少。在管理上，社区较为重视档案的收集整理，档案资源的门类建设和资源的开发力度不够。在最基本的查档利用上，社区居委会一年的档案利用登记次数屈指可数，甚至没有记录。社区普遍没有开发利用档案文化产品，难以满足群众对优质档案服务的需求。

二、问题存在的原因

（一）意识不足，重视力度不够。档案资源价值的发挥是一个长期持续的过程，调研发现，居委会未能深刻意识到档案资源建设会给社区的长远发展带来的好处，因此对档案资源的价值认识不够，思想认知上多停留在“我把档案收集整理保管好了就行”的阶段，未能切实把社区档案资源建设视为社区建设、把档案管理作为社区管理的重要组成部分，一定程度上制约了社区档案资源建设工作的进行。

（二）能力有限，管理未能规范。社区工作涉及方方面面，任务繁多，压力大，人才难留住，档案岗位的人员变动更是频繁。而更主要的是档案员学历普遍较低，接受档案专业学习和岗位培训的机会有限，社区极少组织档案员参加初任培训，档案员的理论知识、业务能力水平有限。同时，社区居委会还需接受卫生、环保、综治、文明、民政等方方面面的检查，资料的管理更多的是满足迎检工作的需要，导致归档不到位；档案工作未纳入社区内部考核，档案人员的工作积极性不高；日常管理中，各部门人员为方便使用，把档案放在自己手中，移交和集中管理档案的意识淡薄，致使档案资料散存在各岗位工作人员手中，统一管理难以实现。

（三）经费有限，制约管理升级。社区是自治组织，财政自收自支，来源单一，不同社区之间财政收入参差不齐，有的过于依赖租金，部分社区还要依靠街道等上级部门的财政拨款才能勉强维持。因此，在经费使用上，社区更侧重于优先满足社区居委会的基本运营，对社区档案资源建设投入的人、财、物较少，对进一步提升档案软硬件配套投入不够，难以满足档案管理的需求，成为制约社区档案资源建设工作和规范管理的又一因素。

三、提升社区档案资源建设的对策

“瞄准问题补短板”，着眼于解决调研中发现的问题，要进一步提升社区档案管理，强化社区档案的资源建设和开发利用，促进社区文化兴盛，助力社区实现全面振兴，要做好以下几方面的工作：

（一）提高依法治档意识，夯实社区档案业务基础。档案部门和街道办事处要深入社区开展档案宣传教育工作，特别是要把档案普法和档案科普工作深入到社区开展，强化社区两委依法治档的意识，提高对档案工作价值的认识，切实把社区档案资源建设视为社区建设的重要组成部分来抓。与此同时，社区要主动为社区档案员参加档案业务培训提供必要的支持，社区档案员要主动加强档案的法律和业务理论学习，积极参加各类档案业务培训，提升收好、管好、用好社区档案的能力，共同夯实社区档案管理的业务基础。

（二）强化相关部门联动，形成齐抓共管工作格局。社区档案资源建设是一项综合性的工作，需要各相关部门紧密协作。1.理顺纵向管理。规范、提升社区档案资源建设工作是加强和完善社区管理的一个重要载体，区档案管理部门应该主动与省市档案管理部门对接，共同谋划档案资源建设目标、实现路径，推动社区档案管理的提升。2.强化横向合作。在推动涉及民生、特色等专业档案方面，民政、卫计部门更有话语权；在档案整理质量标准上，档案部门更权威。因此相关部门之间要互联互动，齐抓共管，在政策、财力、人才方面给予社区档案资源建设工作大力支持，加大档案软硬件配套投入，特别是提升社区档案管理人员待遇，让社区能够留住档案管理人才。

（三）优化档案管理机制，推进档案资源建设提升。当前，社区工作已经逐步实现职能化，民政、卫计等各项工作职能划分清楚，分配到人，档案资源建设要贴近社区实际，优化档案管理机制，以促进档案工作与其他工作协调展开。如：在档案收集工作中要突出特色，重点收集本社区形成的、与本社区有关的文本材料和富有本社区特色的文本材料；在管理上要结合社区职能化的特点，把档案的日常收集、保管分配给相关部门的业务人员，定期进行统一收集，这样既方便社区各项职能工作的开展，又确保应归档材料最终归存于档案。同时，区档案管理部门在优化档案管理机制、推进档案资源建设提升工作时，要做好几项工作：一是同步推动社区档案规范化建设和标准化建设，使社区档案最终符合进馆要求，并适时将社区的档案资源纳入馆藏，特别是诸如土地申请，户籍信息等档案移交进馆。二是积极面向社区群众征集老照片、旧粮票等档案，充实馆藏档案资源。三是要整合现有各社区室藏档案，紧跟社会热点、群众需求，找准服务方向，如优先整合社保、低保、婚姻、土地、房屋安征迁补偿等涉及百姓切身利益的民生档案资源；在机会成熟的时候，利用信息技术，建立社区档案专题全文数据库，搭建一个涵盖全区社区的档案信息平台，推进档案资源建设工作的提升，实现全区社区档案一站式查询，为社区、群众提供便捷高效的服务。