医院档案信息化建设存在的问题与策略

文/山东沂水县人民医院 李雁男 孙绪义

新时代，医院在实际的发展过程中，对档案信息化建设提高了重视程度，进而积极引入先进的计算机技术，以充分发挥计算机的优势和作用，进一步构建档案信息化管理系统。管理人员运用数字化、信息化的管理系统和管理模式，快速整理诸多的档案、各种资料，并将纸质的档案利用信息技术转为电子版的档案保存到文档中，方便查找、归档，同时高效完成档案管理工作，进一步提升档案管理工作效率，说明加强档案信息化建设非常重要。

一、医院档案信息化建设存在的问题

（一）档案信息化建设力度不足。在实际的工作中，因对于档案信息化建设不够重视，医院档案管理部门缺少先进的计算机技术和软硬件设施，管理人员仍然运用传统的管理方式，难以快速整理档案，在规定的时间内无法完成档案管理工作，使得管理效率低下。而且，影响档案信息化建设进度。此外，由于在信息化建设方面的力度不足，从而无法发挥信息化管理系统的作用，并且，管理档案耗费人力和物力，很难实现高效管理的目标，其主要因素之一在于管理过程中缺少计算机和硬件，医院对于信息化建设投入的资金不足，没有足够的资金进购硬件设施、计算机，此种情况无法改变档案管理现状，对于医院发展非常不利。

（二）档案信息化建设标准没有统一。综合分析档案信息化建设过程不顺利的原因之一在于档案信息化建设标准没有统一，导致在建设过程中经常出现各种问题，不仅耽误建设进度，同时也导致管理人员不清楚信息化管理应用的意义，并且，不了解信息技术用法，在实际应用中没有规范运用信息技术管理档案，使得档案和各种资料混在一起，非常混乱，无法快速找到所需的档案。可见，在管理档案时，对于信息化管理模式没有落实统一的标准，才会出现管理混乱、档案信息丢失的现象。在实际管理档案时，管理人员与各个科室没有按照统一的标准管理、整理病历、档案、资料，而是各自依照各个部门提出的不同标准管理档案，说明管理档案的方法不同，管理模式有所差异，而且，档案信息化建设标准没有统一，不可避免地出现管理方式不一致的情况，造成管理分化严重，不利于推动档案信息化系统顺利建设完成，从而难以高效管理档案，对此，必须尽快落实统一建设标准，才能做好档案信息化建设。

（三）档案信息化管理方式落后。过去，在进行档案信息化建设过程中，其所运用的管理系统以单机版为主，难以快速整理诸多的病历资料，档案管理方式比较落后，无法有效完成档案管理工作量，这也在一定程度上说明在管理档案时依然依靠人力管理档案，对于建设信息管理系统不注重，使得管理模式比较单一。传统的管理方式不仅拖延管理进度，同时也无法提高档案信息管理效率。详细分析这一管理现状的主要原因在于档案信息化建设期间对管理方式的创新不够注重，无法有效运用信息技术管理档案，始终运用落后的管理方式，无法发挥信息化管理模式的作用，易出现档案整理混乱、病历资料归档不及时、各种档案分类不明确的情况，既难以做好档案管理工作，同时也出现档案信息化建设缓慢的现象，对此，应尽快改变这一管理现状。

二、医院档案信息化建设存在问题的解决策略

（一）加大档案信息化建设投入力度。新时期，医院在关注发展的同时，还要对档案管理工作提高重视程度，并在实际的工作中积极投入资金购买大量先进的计算机软硬件设备，确保管理部门有足够数量的计算机软硬件设备，能够促使管理人员在工作中利用计算机管理档案，从而有利于提升档案管理水平和信息化建设水平。并且，能够为管理人员开展档案管理工作提供便利，其在管理档案时无须耗费大量的时间，利用信息技术、计算机和互联网就能够共享档案信息，还可以运用升级版的管理系统管理档案、查找档案、归档等等。可见，加大信息化建设力度，改变了传统的管理方式，在实际管理过程中灵活运用档案管理软件、管理系统，快速分类档案。此外，高效整理诸多的病历和资料，进而省时省力。因此，要想建设高效、便捷、规范的档案管理系统，必须加大资金投入力度，资金投入充足后，选购多台计算机和软硬件，就可以运用互联网操作计算机，登录档案管理系统，并利用档案管理软件建立档案文件夹，将不同的档案分别保存到不同的文档中命名保存时间和档案名称，以便于日后查找档案和资料，整个过程中发挥信息化管理模式的优势，同时，加大档案信息化管理力度，对于做好档案管理工作十分有利，且推动医院顺利建设档案信息化管理系统，以此实现档案信息资源共享的目标。

（二）统一档案信息化建设标准。现如今，医院应要求在进行档案信息化建设期间，各个科室和管理部门要统一管理方式，管理人员和科室的医务人员在明确要求后相互配合，合作归档，同时也制定规范、统一的建设标准，之后依照统一的标准进行档案信息化建设，在建设过程中管理人员清楚标准和要求，从而与各个科室互相协助共同管理档案，并运用自动化管理系统整理电子版的档案，高效完成档案整理 工作后，利用信息化管理软件上传、保存、备份档案。通过依照统一的标准规范化、标准化管理档案，不仅能够做好档案管理工作，同时统一的标准能够推动档案信息化建设顺利进行，避免出现各种问题。因此，在进行档案信息化建设前，必须落实档案管理规范化流程和管理档案的统一标准，这样才能促使管理人员和各个科室统一管理方式在实际的管理过程中运用相同的方式统一管理档案，以此确保整理的档案完整，不仅保存完好，同时也提高档案管理工作有效性。同时，推动医院档案信息化建设过程中顺利、高效，且加快建设速度。

（三）运用信息化档案管理系统。新形势下，医院对档案信息化建设提出要求，明确要求管理人员应紧跟时代发展的步伐学会运用信息化管理系统和计算机，管理人员在清楚要求以后积极运用计算机，且在实际运用中操作计算机管理档案，并利用档案软件将电子版的档案上传到文档中，存盘、备份档案，防止档案丢失后造成损失。同时，应用信息化档案管理系统和档案管理软件，取代了传统的管理方式，在开展管理工作时，利用计算机加密档案，确保档案不丢失，还可以运用网络技术设置获取档案的权限，以此保护档案，档案管理系统功能非常多，信息化管理模式实用、先进。因此，医院进行档案信息化建设过程中除了关注建设进度以外，还应要求管理人员运用信息化管理系统，调动管理人员积极运用信息化管理方式，既可以快速保存、整理档案，同时提高档案管理效率和水平，促进档案管理工作的高质量开展和顺利完成。

三、总结

总之，要想解决档案信息化建设过程中存在的一些问题，应先分析问题，再落实相应的解决对策，从而加大档案信息化建设力度，提高档案管理的质量。此外，医院对于档案管理的信息化建设更加注重，并且也在积极投入资金引进计算机、培训管理人员、按照统一的标准建设档案信息化系统、要求管理人员运用信息化管理模式等等，从而调动管理人员应用计算机软硬件、信息技术、网络管理档案，不仅能快速分类档案、高效整理档案，同时提升档案管理水平和管理效率，促进医院档案管理工作的高质量开展。