事业单位人事档案管理的必要性及策略

2019-11-24江苏医药职业学院宋平

办公室业务 2019年24期

文/江苏医药职业学院宋平

人事档案管理是一项社会价值极高的工作，其不但是事业单位工作的组成成分，同时还是事业单位对人事制度进行改进的关键。因此，事业单位需要将人事档案管理的价值体现出来，借助准确的信息来制定完善的人员分配机制，对人力资源进行合理划分，以此建设良好的事业单位内部工作环境，进而为事业单位正常运营提供一定的帮助。

一、进行事业单位人事档案管理的必要性

在事业单位内部运行期间，人事档案管理起着重要的地位，其中，科学合理的人事档案管理工作有助于明确事业单位的未来运行目标，并且完善工作要点。在下文中，主要对人事档案管理的必要性进行了详细的探究，大体上表现在以下几点：

（一）人事档案分析基础性作用。在具体管理期间，可以从员工实际现状入手，有效开展相关工作。当分析人事档案的过程中，通常是对以往的工作情况展开探究，然后综合性进行分析。只有这样，才有利于对人才进行合理聘用。

（二）在决策工作中人事档案具备的价值。在事业单位经营期间，需要从绩效、员工考核等方面入手，其和员工自身利益有着密切的关系。通常情况下，在人事档案管理过程中，事业单位会根据职工业绩以及工作效果记录情况来评价职工，这样一来，可以提升事业单位决策的合理性以及规范性。对于事业单位人事档案来讲，通常会从职工不同阶段展开相应的记录，无论是工作内容的变更现象还是信息变换等，均是主要的判断依据，特别是在选拔单位干部的现状下，更加有利于获取准确的数据。

（三）人事档案在职工成长中具备的作用。事业单位可以根据人事档案管理这一工作对于职工工作情况有清晰的了解，在这一阶段中寻找职工的优势，只有这样，才可以有效的培养职工，将职工人才价值体现出来。事业单位在对人事档案进行应用的时候，能够科学合理地优化人力资源，在共享人力资源信息的基础上实现工作良好开展。

二、事业单位人事档案管理的基本策略

（一）对人事档案管理体系加以改进。在事业单位人事制度改革工作大力深入的背景下，事业单位人员存在着明显的流动现象，针对于此种情况，如果还是按照之前的人事档案管理体系，是无法提升流动人员档案管理合理性的，这样一来的话，很容易引起弃档案现象的出现。因此，事业单位必须摒弃以往单一的档案管理方式，引进新型管理模式，把档案管理交给社会档案管理机构统一进行管理，借助社会资源对事业单位工作人员的压力进行缓解，科学合理使用人事档案，从而为健全人才资源发展方案的制定提供有利的帮助。

（二）加大人事档案工作的信息化建设力度。当前，将信息化技术落实于人事档案管理工作中去，制定健全的人事档案管理信息化系统，这是提升人事档案管理质量的关键。首先，事业单位需要为人事档案管理部门配置相关的软硬件设施，比方，计算机、管理软件和扫描仪等，借助这些设备将图片以及文字等转换成数字，达到纸质和电子式格式相互保存的目的，以此提供档案归档工作的效率。再者，还要应用计算机网络技术来改进人事档案管理工作，为社会提供优质的档案信息服务，如此一来，可以提升人事档案工作质量，促使工作良好开展。

（三）凸显人事档案管理的工作职能。在事业单位实施人事档案管理工作的时候，应当将人事档案的管理职能发挥出来。如下所示：1.从事业单位实际运行现状入手，制定出和具体情况相一致的档案管理体系，定期对档案管理制度进行管理和检查，使得各项措施都可以得到有效的落实。2.提高档案管理工作的便利性，按照档案基本的使用要求和特征进行管理，科学合理划分档案要点，为数据查询提供一定的依据。3.将档案管理的作用体现出来，为人员获取方案提供良好的服务，以此增强档案信息的准确性。4.有效处理档案，严格审核事业单位中包含的档案资料。

（四）对档案功能进行改善和优化。人事档案管理工作可以促使档案内容越来越具备全面性和动态性，基于此，事业单位必须有效改进和升级档案本身的功能。1.重点掌握档案的各环节要点内容，将其全面保存下来。2.适当延伸和丰富档案的具体含义，增加养老保险以及医疗保险等内容。此外，加强对工作业绩的分析力度，从一定程度上满足单位对于人才提出的各项要求。

（五）全面了解档案工作，相关人员必须加大对其的认识力度。首先，事业单位领导人员必须以身作则，多加重视人事档案管理工作，将其放在首位。再者，成立专业化的管理小组，负责监督单位人事档案管理工作，明确存在的问题。最后，定量化对人事档案工作加以考核，促使该项工作规范性开展。