新时期医院编外人员档案管理研究

文/阜新市第二人民医院（阜新市妇产医院） 林琳

医院在核定编制的影响下，导致了医务人员的紧缺问题，随着国民对医疗服务水平要求的不断提高，医院需要招聘大量的编外人员以满足人们对医疗服务的需要。由此看来，编外人员在医院的日常工作中发挥着至关重要的作用。但对于编外人员档案管理工作缺乏规范性，不利于医院的长远发展。因此，医院相关管理人员需要把握好编外人员档案管理工作的要点，提升人才资源的利用率，促进医院的稳定发展。

一、医院编外人员档案管理工作存在的问题

（一）专职档案管理人员配备不全。目前多数医疗机构人事档案管理由人事科相关人员兼职，有的并未进行专业性的培训，只能完成简单的档案封装、记录和存取等工作。由于缺乏对于每卷档案的具体功能的了解，进而导致档案管理工作流于形式，在很大程度上降低了档案的管理质量。同时，工作人员缺乏对档案的重视程度。医院的档案管理人员在对医务人员档案管理的过程中，往往将关注的重点放在对有编制的医务人员档案上，导致工作人员没有从根本上认识到编外人员档案管理工作的重要性，不利于医院人事管理工作的有效进行，影响了医院的长远发展。

（二）档案管理信息化水平有待提高。随着国家科学技术水平的不断提高，对于医院编外人员档案管理的设备也在不断更新升级，但在当前的大多数档案管理工作中，没有充分发挥计算机互联网的优势作用，只是运用计算机进行医院编外人员的基本情况和信息的管理，对于档案的管理仍然以手工操作为主，在后期人事管理工作进行过程中，需要档案的查询和再使用时都需要人工进行，不仅增加了员工的工作量，又难以保证档案管理工作水平的提高。同时，当前档案管理工作的信息化水平有待提高，由于档案管理人员缺乏对于信息化管理设备应用的技能，使得大部分档案以纸质的形式进行存储，一旦管理机构发生火灾或地震等意外灾害，就会造成大量档案被丢失或损坏，难以确保医院编外人员档案内容的完整性。

（三）缺乏完善的档案管理制度。当前阶段，对于医院编外人员档案的管理工作缺乏健全的管理制度，使得工作人员缺乏完善的工作评价标准。虽然医院对编外人员档案的管理工作作出了一些规定，但是仍然存在着由于缺乏完善的管理制度而导致档案的整理、保存和借阅方面的问题。档案资料在整理的过程中缺乏规范性。同时，由于档案管理工作的监督机制不够完善，导致档案资料在整理过程中没有进行及时的存档和备份，进而影响了档案的完整性。

二、提升医院编外人员档案管理工作有效性的策略

（一）建立健全的档案管理制度。医院编外人员档案的管理工作由于缺乏健全的档案管理制度的约束，档案管理缺乏规范性。因此，要提高医院编外人员档案管理工作的效率和质量，需要建立健全的档案管理制度，对工作人员的行为进行有效的规范。在制定管理制度的过程中，相关部门要结合档案的实际使用情况，制定对立卷、归档、分类、查阅和保密等方面的制度规定。在立卷的过程中，必须要求档案按照编外人员的真实情况进行，确保人员的详细信息都能被录入档案，并进行案件资料的全方位收集，保证档案的完整性。在归档过程中，要求工作人员严格按照流程对不同科室的编外人员档案进行分类处理，并将同一类文件归档到同一文件夹内，便于同一类档案信息的查询，并将归档后的信息资料录入档案管理系统，确保档案以纸质和数据化等形式进行存储。对于档案的查阅制度的建立需要更加规范，要求档案每次被借阅时都要提前申请并记录，再由借阅人员填写档案使用申请书。在归还档案时，需要管理人员对档案的正确性和完整性进行仔细查验，确定无误后再将档案重新归档。

（二）提高对非编人员档案管理工作的重视程度。医院管理人员需要成立专门的档案管理部门，并与医院的宣传部门进行联合工作，开展对非编人员人事档案管理的宣传工作，强化各部门人员之间的交流沟通，鼓励各部门人员对非编人员人事档案管理工作提出有效的建议，为非编人员人事档案管理工作的进行创造有利环境。提高人事档案编制与管理人员对非编人员档案管理工作的重视程度，并提升各部门人员的服务意识，进而提升人事档案管理工作的效率和质量。

（三）提高档案管理人员的专业水平。当前的医院编外人员档案管理人员普遍存在着专业知识匮乏、专业技能和综合素质欠缺的情况，因此，医院的管理部门需要加强对档案管理人员的培训工作，提高他们的专业能力和水平。管理人员除了要学习、理解和掌握档案管理的内涵以及具体的操作流程之外，还需要对工作的内容和流程进行规范化处理。对于医院编外人员档案的管理除了有接收和存储两方面工作以外，还包括档案的整理、归类、归档和查阅等工作，管理人员需要以档案的长期有效性为核心，制定科学合理的档案管理方案，并严格执行管理制度和规定，进而提高医院编外人员档案管理工作的效率和质量。

（四）提高档案管理的信息化水平。在信息化技术不断发展的今天，信息化管理得到了社会各行业和领域的广泛应用。医院编外人员的档案包括文字、图片等形式的文件，因此可以借助计算机和互联网的优势作用，将档案利用扫描仪转化成数据化的信息，进而有效节省存储空间，并减少管理人员的工作量，便于档案信息的掌握。同时，还能便于档案信息的查阅，确保数据信息的完整性和安全性。

（五）构建档案安全工作新格局。医院可以通过设立专门的档案管理库房，对档案进行集中管理，提高档案的安全性。部分医院由于自身基础条件的限制，在对档案安全性管理的过程中存在较多缺陷，对于这些单位，可由专门的管理人员将档案进行专柜存放，确保档案管理的安全性。此外，还要确保档案的质量与安全性，非编人员人事档案管理工作要强化对档案的收集与归档工作的质量，若发现档案中存在模糊不清的情况需要及时上报非编人员，对信息进行完善。

三、结语

综上所述，当前医院编外人员的档案管理工作还要不断加强，要提升档案管理工作的效率和质量，确保编外人才资源被有效开发与利用，需要医院管理人员提高对档案管理工作的重视程度，加大资金和人力资源的投入力度，不断提升档案管理人员的专业技能和综合素质，进而有效促进医院编外人员档案的规范化管理，提升档案管理工作的水平，进而实现人力资源的优化配置，更好地进行医疗的临床与科研工作，为保障人民的健康贡献更多的力量。