加强事业单位编外人员人事档案管理的思考

文/慈溪市水利局 戎范儿

事业单位存在的目的是中央与各级地方政府更好地履行社会公共服务职能，因此事业单位不同于一般生产经营性企业，具有公益性、非营利性属性，事业单位开展工作及业务的目的也是为了保障社会在经济、政治、文化等诸多方面的全面建设与发展。随着国家的不断发展，事业单位也承担着越来越多的工作与任务，在事业编制有限的情况下，更多事业单位通过招录编外人员的方式来解决人手不足的问题。以笔者所在单位为例，编外人员在全系统人员中的比重已超三成，而在其他单位这个比重还可能更高。在越来越多编外人员参与到事业单位各项工作当中的时候，对其管理是否规范与科学，直接决定了单位整体运作及工作开展的水平与质量。

一、加强事业单位编外人员人事档案管理的重要性

人事档案主要记录了学历和专业培训材料、任免、工资待遇材料，出国工作、考察、学习材料等内容，反映了劳动者在参加工作过程中的工作内容、工作水平，以及工作中受到的奖惩等，各单位在进行人员考核、岗位评定的过程中都或多或少需要依靠人事档案记录的内容来作出科学的决策。随着事业单位中编外人员占比的逐渐提高，作为肩负着履行国家社会公共服务职能的特殊机构，在编外人员档案管理问题上更需要加大研究与工作力度。加强事业单位编外人员人事档案管理的重要性也日益突显，主要包括了如下几个方面：

（一）有利于保障编外人员合法权益。虽然事业单位的编外人员在办理工资调整、离退休等诸多问题上都不需要使用人事档案，但并不代表人事档案对于编外人员不具有管理价值。不少编外人员在参加工作的过程中会参加事业单位招聘考试、公务员考试以及其他类型的考试，一旦入编，人事部门就会对被录用人员的人事档案进行调阅与考察，人事档案就会变成非常重要的参考材料。如果在这种情况下，事业单位无法提供编外人员完整的人事档案材料，必然会影响到人员的工龄核定以及后续的事业发展。所以，加强事业单位编外人员人事档案管理是维护编外人员切身权益以及避免后续各种问题的重要保证。

（二）有利于加强编外人员的激励和培养。事业单位的编外人员，一直以来都是比较特殊的群体，虽然从事着与事业单位编内人员相同的工作，却由于编制上的不同，拿到的薪酬只有编内人员的几分之一，很容易在心理上产生较大的落差。加之事业单位对编外人员的管理重视程度不高，进一步导致了事业单位编外人员的流动性增强、工作进取心打折。这不利于编外人员的个人能力与价值发挥，也不符合事业单位应有的管理要求。加强对事业单位编外人员的人事档案管理，一方面能够通过完整及时的工作情况记录，及时纠正编外人员在工作上的失误与偏差，更重要的是，通过科学的人事档案管理能够帮助单位更加细致、全面地了解编外人员的业务能力、潜力及个人价值，从而有利于单位更有针对性地开展人员激励与人才培养。人才培养不仅有利于单位自己的高素质人员团队建设，同时对于编外人员的个人成长与价值彰显也能够起到很好的推动作用。

（三）有利于单位管理与业务水平提升。人事档案管理的重要性不仅仅体现在对编外人员本身的管理及权益保障上，其所记录的内容从一定程度上也反映出了单位自身的管理及业务运作的情况与质量。加强编外人员档案管理，不仅能够更好地掌握编外人员的工作情况、态度及意识，同时也能够反映出单位在管理及工作开展方面的更多信息以及工作人员的执行情况，反观管理上是否存在偏差与漏洞。所以，加强编外人员人事档案管理，一方面能够通过督促与约束编外人员来提高工作质量；另一方面人事档案也像一面镜子，映照出单位本身的管理质量及内部管理秩序，通过加强人事档案管理能够帮助单位领导层及时发现管理上的漏洞及问题，从而进一步查漏补缺，切实提高整个单位的管理水平。

二、事业单位编外人员人事档案管理现状及问题

事业单位编外人员人事档案管理的重要性，前文中我们已经进行了深入阐释。但在实际工作当中，却还是因为这样或者那样的许多因素而导致管理上出现问题。

（一）管理意识存在偏差。事业单位由于自身的公益属性，无法通过效益驱动来主动强化自身管理，所以在管理上本身就存在着一定的惰性。编外人员从本质上来说不属于事业单位“内部人员”，加之编外人员无论是薪资调整、职务升迁抑或是离退休等都不需要用到人事档案，所以对编外人员人事档案的管理缺乏积极性与主动性。久而久之，就造成了编外人员人事档案管理比较松散的情况。

（二）缺少专职人员。人事档案管理工作涉及更加专业与复杂的系统性知识，目前大多数事业单位人事档案管理都由人事干部兼任，虽然人事干部所从事的也是人事工作，但与真正意义上的人事档案管理工作要求之间，仍然存在着知识体系与专业素养方面的较大差距。加之人事干部本身需要应对较为繁重的日常工作，承受着较大的工作压力与精神压力，在此种情况下如果还需要兼任并不擅长的人事档案管理工作，必然在精力耗损、压力倍增的情况下影响到人事档案管理甚至自身本职工作的质量，从而直接影响到单位每一位干部职工的切身利益。

（三）编外人员流动性强、管理难度大。首先，我们需要承认编外人员存在流动性强、管理难度大的问题，这确实是事业单位编外人员人事档案管理质量迟迟无法得到稳步提升的重要影响因素。但有些单位只看到这些客观困难而放松了对自身的管理要求，个别单位甚至以此为理由，不愿意主动做出改变，也没有下定迎难而上的决心，从而导致管理问题始终存在、管理质量始终无法提高。我们既要看到这些客观性，同时也要深入分析客观问题背后所隐藏的深层次原因，只有找到了原因才能找到解决的办法。目前事业单位编外人员的流动性强，侧面说明了事业单位对编内人员与编外人员现实存在的“差别对待”，管理上的不重视、薪酬上的不平等以及升迁上的“内外有别”，都让许多编外人员无法对供职单位产生更多的责任心与归属感，从而导致跳槽离职等现象频繁发生，进一步加剧了事业单位编外人员的流动性。

（四）档案管理未能发挥实效。人事档案记录了劳动者的工作经历、工作成绩以及个人成长，重要性不言而喻，但目前各单位虽然也都适用于本单位的人事档案管理制度及执行细则，但在实际管理当中却仍然将管理精力更多地放在编内人员档案管理上面，没有将编外人员档案管理工作落到实处，在管理上存在着比较突出的形式化和表面化现象。这其中不仅有管理意识跟不上的问题，同时也有对编外人员人事档案管理工作重视不足、制度不严、执行不力的问题，导致档案管理制度未能发挥实际作用，成了一纸空文。

三、加强事业单位编外人员人事档案管理的措施

随着事业单位编外人员数量的不断增多，一方面推动了事业单位各项工作的顺利开展，提高了单位社会公共服务职能的履行质量与效率；另一方面由于编外人员的身份特殊性，也给目前单位的人事档案管理工作提出了更多新的要求。编外人员人事档案管理不仅仅是为了保证编外人员的合法权益不受侵害，对于提升事业单位管理的整体质量以及职能履行质量，也具有重要意义。编外人员人事档案管理的强化与规范，不仅需要依靠科学的管理意识，同时也需要在岗位及人员设置、提高管理规范性等多个方面加强具体工作。

（一）树立科学管理意识。编外人员人事档案管理不善最为关键的原因，就在于对编外人员管理上的不够重视，认为编外人员的人事档案用处不大，管理的重要性不足。要切实提高编外人员人事档案管理具体工作成效，首先必须树立起科学的管理意识，要充分认识到人事档案管理对于编外人员个人成长及事业发展的重要性，同时要知道编外人员虽然不在编，但作为单位全体工作人员中的一分子，对于单位本身的建设、管理以及业务推动同样做出了突出贡献。此外，也要看到编外人员人事档案管理对于完善与优化事业单位整体管理的重要性，只有这样才能够树立起真正科学积极的管理意识，进而从正确的管理意识出发，让开展的一切工作都更加有针对性、侧重点，最终取得较好的管理成效。

（二）设置专人专岗。随着我国各项事业的不断发展，各类事业单位在业务拓展及工作内容上也日趋繁重与复杂，在编内人员管理问题上，由于经过多年的研究与实践，无论是人事管理或者人事档案管理在事业单位体系内部都已经形成了一整套较为完善与严格的管理制度，从而实现较为规范严格的管理，同时由于监督上的强化与重视，人事干部也会将更多工作精力放在编内人员人事档案管理工作上。近年来，虽然越来越多事业单位开始聘用编外人员参与内部工作，但由于缺乏必要的管理要求与工作规范，加之专业上不足和人事干部精力有限等问题，导致对编外人员人事档案管理的重视不足和管理效能的低下。所以，笔者认为应当建设专门的人事档案管理岗位并配备专业对口的专职人员进行管理，从而更好地通过人事档案管理为编外人员的工作、学习乃至今后事业发展提供帮助。

（三）加强档案收集与整理。为了进一步提高档案管理与使用的有效性，笔者认为应当为编外人员切实建立起一人一册的规范化档案管理制度，以编内人员人事档案管理标准为标准，尽可能完整收集编外人员的各类重要资料与信息，如合同、协议、党团资料、学历资料、工作绩效、考核评价等，这样一方面有利于单位在人员培训、岗位调整等工作上更具针对性，另一方面也能够在编外人员有需要的情况下（如入编、入党等）及时提供完整档案信息，充分保障编外人员的合法权益。

（四）加强信息化管理升级。随着信息化和大数据时代的来临，人事档案也逐渐从纸质档案转为电子档案，相对于纸质档案，电子档案无论是在收集、整理还是调阅上都更加快捷高效。因此，应当对应编内人员管理模式，在建立起对编外人员一人一档的人事档案管理制度的情况下，尽快推进编外人员电子档案管理体系建设，切实打造编外人员纸质档案与电子档案双渠道管理模式，有效提高档案管理的规范性与档案调阅及使用的实效性。在双渠道管理模式打造过程中，还应当注意电子档案管理是依托于网络及计算机技术而生，容易受到网络病毒、木马程序的侵入和破坏。所以，必须重视对电子档案在数据安全方面的管理工作，应当设置专人专岗以保证网络环境的稳定以及档案信息的安全。最终在保证提升档案利用效率与质量的同时，实现数据的安全管理，有效规避信息化环境中的各类管理风险。

四、结语

随着社会的快速发展，国家及各级地方政府在经济、政治、文化、教育等各个方面都需要进一步提高社会公共服务职能履行质量，这就给事业单位的管理能力及服务水平提出了更高要求。在事业单位工作人员在编名额有限的情况下，为了更好地开展相关工作，越来越多事业单位开始倾向于聘用编外人员来缓解人手不足的问题。在编外人员越来越多参与到事业单位各项工作当中的情况下，必须加强编外人员人事档案管理，以增强对编外人员的管理规范性，同时也为编外人员创造更好的工作环境和发展平台。