大数据背景下企业档案管理模式的转变

2019-11-24大庆油田有限责任公司第七采油厂信息中心档案室孙宏宇

办公室业务 2019年24期

文/大庆油田有限责任公司第七采油厂信息中心档案室孙宏宇

一、大数据简述

随着信息技术的发展，大数据时代应运而生并密切融入我们日常的工作和生活之中。相对于传统的数据库，大数据可以概括为一个庞大的进行数据收集、存储、管理、分析及应用的数据集合。大数据时代可以应用先进的技术手段收集当前庞大的非结构化的信息数据进行相应处理，以帮助我们解决现实生活中的问题。

根据大数据的形成和存在特征，总结起来其具有海量的、多样的、高速的等特征。在我们日常生活中所产生的数据资源非常庞大，且数据产生速度非常快，仅百度每日产生的数据信息就约100T之多，当前产生的数据信息是多样化的，其非结构性十分明显，涉及工作生活的方方面面，难以进行常规化的归纳、管理和应用。

二、大数据对于企业档案管理的作用

（一）传统企业档案管理模式。传统企业档案管理模式是相对于电子档案管理模式而言的，传统的企业档案管理模式是根据企业的业务特征，将档案按照业务类别进行收集、整理、保管、统计并提供利用。传统的企业档案管理模式的核心是对于档案实体的管理，在文件存放与库房环境的合规控制上下大工夫，而随着企业业务工作的不断细化，信息数量的高速增长，传统企业档案管理模式在档案的收集及利用服务上的矛盾不断凸显：一方面，在档案收集工作中，归档范围难以确定，档案工作人员难以完全掌握企业各类业务工作，一般按照业务单位提供的归档范围进行收集；另一方面，在档案利用中，根据模糊信息定位档案题名，再到库房寻找档案实体的工作步骤效率较低，对于一些利用率高的档案也会造成一定的磨损。

（二）大数据时代的档案管理趋势。大数据时代的到来给档案工作带来较大变化，这些变化体现在档案管理的各个方面：1.档案管理理论体不断完善。大数据时代给档案管理理论体系带来变化，档案管理工作规范重点从纸质档案管理逐渐过渡到电子档案的管理，《电子档案管理基本术语》《电子文件归档与电子档案管理规范》等档案管理国家标准逐步发布实施；大数据时代给档案利用服务带来变化，基于馆藏信息资源的开发利用方式逐步丰富，档案研究人员致力于依托信息技术将库房中的“死档案”变为“活资源”，并为提供更为高效、优质、便捷的服务而努力。2.档案信息管理难度不断增大。随着大数据时代的到来和不断发展，企业的有效信息数据量大幅度增加，并呈现出多元化趋势。由于信息技术的发展，企业信息类型从传统的结构化信息转变为海量的非结构化信息，其中企业在业务活动中广泛应用的各类软件是占比重较大的一部分，对于企业信息管理方式方法提出了更高的要求。3.档案安全管理程度不断增强。大数据时代给档案安全管理带来变化，传统档案的安全注重于库房的安全管理，将做好库房“八防”保证温湿度控制作为工作重点，信息技术的发展为电子文件的保存和不同介质的保存安全提出了较高要求，同时电子文件的安全保密工作也尤为重要。

三、基于大数据时代的档案管理模式创新

（一）建立完善的档案管理机制。随着档案管理模式的转变，档案资源体系、档案利用体系、档案安全体系建设不断完善，亟须建立一套科学的、完善的、符合企业发展现状的档案管理机制。完善的档案管理机制应包括档案行政管理部门颁布执行的档案管理规范、企业根据经营管理实际制定的档案管理制度，以及实际工作中在档案归档、保管、利用等具体工作中及行之有效的执行与管理方法。

（二）建立电子档案管理评价体系。目前，企业的管理评价体系多是基于传统的档案管理模式建立的，完善的工作评价体系能够较好地规范工作流程，通过横向对比准确查找工作中存在的问题与不足，并通过工作流程的优化和突出问题的查摆，进一步提高档案管理水平和工作效率。随着档案管理模式的不断更新与完善，应使档案管理评价体系也随之完善，不但应包含传统档案管理模式中，诸如档案收集、档案整理、档案保管、档案利用等评价标准，在电子档案管理、档案集约化管理及电子文件一体化等方面也应有比较科学合理的评价细则。

（三）建立档案信息资源整合平台。随着信息技术的发展及人们对于大数据认识的不断加深，档案数字化、电子档案管理、数字档案馆建设等档案创新管理理念与管理方式不断出现与完善。随着档案利用者对于档案部门服务的需求不断提高，能否将馆藏信息资源与大数据时代随时产生的海量信息资源充分合理地利用起来变得尤为重要。在平台的建设与研发中，首先，应根据用户需求做好完善的需求分析报告，为更好地提升用户体验及用户满意程度，平台的功能设计应结合档案管理的实际需要。其次，平台的设计应最大程度提供相应便捷的操作与服务，简单便捷的操作更能为档案信息利用者所接受，也能够使软件平台拥有更大的受众群体。最后，保证各种业务平台的有机联系，当前档案机构和部门大力发展档案信息化，各项工作都有相应的管理与服务平台，档案业务之间有密不可分的必然联系，为了使各项工作相互间形成能够相互配合、相互补充的档案管理与服务系统。

（四）提高档案管理人员业务水平。在大数据时代背景下，达到档案管理模式转变的核心要素是转变档案管理人员的档案管理思维模式，使档案工作人员能够准确了解和掌握大数据时代档案信息管理的新变化。首先，应充分培养档案人员的档案意识，根据企业档案的定义，企业档案是企业经营活动中形成的具有保存价值的历史记录，随着大数据时代企业有效信息量剧增，档案管理人员应从根本上转变工作思维，重新认识企业档案管理和信息收集的定义，进一步提高档案意识。另外，应有效提高档案从业人员的业务能力，随着企业的发展，档案工作的内容和标准也在不断更新和发展，档案人员的业务能力也应随着企业的发展而不断提升。一方面，企业应根据实际需要定期组织档案从业人员开展业务培训，并制定相应的培训计划与要求，在制度的有效合理约束下，提高档案从业人员的业务能力，不断提高档案从业人员的专业知识储备，使其能够更好地适应企业发展需要；另一方面，档案管理人员应主动学习档案学基础知识，了解档案管理标准的新要求和新变化，理解企业的发展方向与发展思路，提升档案管理模式创新的积极性和主动性。