关于加强墓地档案管理工作的思考

2019-11-24洮南市逸园公墓管理处曹丽

办公室业务 2019年24期

文/洮南市逸园公墓管理处曹丽

随着人们消费水平的不断提升，有关殡葬服务方面的要求也更高。公墓单位中，档案管理属于一项基础性的日常服务工作，要想提高墓地单位的服务水平与质量，就必须紧随时代发展脚步，规范档案管理工作，使其应有的作用得到充分发挥。因此，本文围绕墓地档案管理工作的强化展开研究。

一、公墓档案管理中存在不足与问题

（一）认识不够到位。墓地档案管理人员未能牢固树立依法治档观念，有关墓地档案价值的认识也不够充分，甚至连管理的意义也不清楚，缺乏长远规划。甚至个别公墓单位对于墓地档案的重要性缺乏认知，以致于阻碍了墓地档案业务的发展，限制了档案自身的作用。

（二）缺乏合理配置。墓地档案工作人员配置不合理也是对墓地档案业务发展构成影响的重要因素之一。由于个别公墓单位对于档案管理重要性认识不足的缘故，人员配置不合理、不充足，通常都是由办公室秘书兼任。尽管也有公墓单位在档案管理人员配备方面较为齐全，然而因缺乏专业性的缘故，也阻碍了墓地档案管理的发展。

（三）人员水平有限。墓地档案管理有着较高的人员管理水平要求，对档案管理人员保密意识、敬业、细心、负责等方面的要求较高，然而结合现有多数公墓单位实际情况而言，有关文化水平方面的要求依旧偏低。因档案管理工作繁琐，相关人员在档案管理专业知识的学习方面缺乏时间、精力，自身管理水平也就无法得到有效提升。

（四）人员待遇不高。公墓单位墓地档案管理工作的作用相对其他业务工作而言，不具备明显的作用，在整个公墓档案中不具备突出的效果，单位领导的肯定与认可难以在短时间内实现，其应有的作用及价值也难以得到发挥。这样一来，墓地档案管理人员的待遇也普遍偏低。作为公墓单位日常工作重要组成成分之一的档案管理，即便单位领导予以了足够重视，但因档案工作特性缘故，也无法被当作重点工作。墓地档案管理工作具有单一、繁琐及细致等特征，技术方面并不具备较高的技术含量，相关人员每天仅需收集、整理、记录、归档档案，所以多数公墓单位档案管理部门都未对墓地档案管理予以足够重视。这种情况导致相关人员的地位受到影响，待遇不高。

二、加强墓地档案管理工作的思考

（一）完善档案管理制度。档案管理制度能够确保档案资料的完整性，实现档案管理的规范化。相关人员在墓地档案管理中，需要密切结合实际情况，完善档案资料查询、借阅规定等相关管理制度，真正落实管理制度，不断规范档案管理运作，为墓地档案提供有效保护。日益加快的社会信息化进程下，网络技术融入档案管理之中成为必然发展趋势，采用数字化资料将传统纸质档案资料取代的信息管理系统基本已经普及。而在墓地档案管理中，也依旧可构建数字化、高效的信息管理系统。由于以往的纸质档案资料数字化工程偏大的缘故，因此可在信息管理系统中将以往的纸质档案资料以文件目录的方式录入，并在计算机的运用下查找服务，随后将各个档案资料录入信息管理系统中，进一步完善墓地档案信息化管理系统，使得档案管理工作人员能在其他管理工作中投入更多的时间和精力，如此即可提升墓地档案管理工作服务水平，实现规范化的墓地档案管理。

（二）加强周期性普查和日常管理。对于墓地档案管理工作而言，周期性普查工作的开展意义十分深远。例如以季度为单位开展普查工作，不但能减少年终归档的耗时，同时还能保障中长期的完整性。然而，在档案普查中，需在几个相关部门的协同配合下开展。以往档案普查的开展基本都是各自行动，如人劳、财务、基础设施建设等档案基本是主管部门负责普查，耗费的人力十分多，然而在完成普查后各个档案依旧无法将事件完整性真实、准确地反映，编卷、登记、保管方面无法实现统一。而重新组合案卷能为墓地档案管理规范化的实现提供重要动力。围绕尽可能将彼此间有联系的文件组合为一体的原则，重新组卷内容混杂、组卷过厚的案卷。案卷的具体重组期间，针对无卷内目录、无页码、标题不清楚或无案卷标题的案卷而言，可通过重新加工填写，确保所有案卷具有更可靠的规范性。依托重新组卷能使墓地档案更为规范、保管更科学，同时还可实现墓地档案管理水平与利用效率的提升。

（三）提升管理与服务水平。由于未能完全开发墓地档案信息也是墓地档案工作未能得到足够重视的缘故，所以此类档案也就无法实现充分利用。针对此类原因而言，可进行多种检索工具的制作，将以往依靠目录查阅万卷资料的传统模式从根本上改变。由于档案管理无法与其他书籍一样直接挑选，利用者需在检索工具的运用下将相关资料填入之后才可将所需档案找到。而检索工具的编制应与本单位实际情况相结合。同时，需将墓地档案资料登记制度建立健全，将丧户、墓穴人基本情况、购墓时间及墓穴位置等及时制卡登记。此外，需将更多的学习机会提供给墓地档案管理人员，帮助他们掌握丰富的档案管理知识与技能，如此一来，墓地档案管理工作人员即可在与自身单位实际情况相结合的基础上，创设更多实用价值丰富的服务项目。而要想将墓地档案管理工作进一步落实，首先就需要落实依法制档工作意识的树立。公墓单位各个档案工作人员都需要加强《档案法》、加强公墓档案管理工作要求的学习，需在公墓单位日常事务中容纳墓地档案管理工作，将依法建档、依法管档、依法用档真正落实。同时，需要认真执行墓地档案工作相关规定，结合本单位实际情况和省民政局及殡葬协会有关墓地档案方面的规定对墓地档案管理工作进行规范。此外，墓地单位领导需将管理与监督职能充分发挥，确保相关管理制度能为墓地档案工作的顺利开展提供相应的保障，督促各个墓地档案管理工作人员在工作开展期间能够予以足够的关切、重视，确保墓地档案价值与作用得以实现。

（四）加强网络信息安全管理。网络环境下，有关档案信息方面始终存在着安全问题，墓地档案也是如此。网络安全事件的发生基本都无法预测，一旦发生会迅速构成严重破坏。所以，网络环境下墓地档案管理工作的开展，需将网络档案信息服务与信息安全的关系妥善处理。档案信息并非仅靠硬件、设备及技术即可获取有效的安全保障，管理人员思想认识方面的提升也是十分重要的。同时，档案信息安全也与科学、合理的管理制度联系密切，档案信息服务与档案信息安全保障之间相辅相成，应当多使用配套方法，如服务器上存在密码认证机制，个别敏感系统需具备对应的审计制度，而重要服务器则需重点保护。