基层财政部门档案管理问题与对策研究

文/河北省平泉市财政局 魏健军

一、财政档案管理

当前是信息化时代，档案在社会经济发展中的作用愈加凸显。从财政档案中可以了解地区经济的发展情况，为领导人员作各项决策提供有效参考。财政部门档案资料的内容比较多，形式也存在着较大差别，主要有电子档案、图片资料和各类文书等，财政档案管理工作在开展期间，内容主要是对档案资料的收集、整理、分类、保存和将财政档案资料应用在合理地方，属于一个系统化流程。这项工作的质量关系到国家财政部门的发展，对财政工作的开展效果也会产生一定影响，这就需要加强对这项工作的重视，对财政部门档案工作进行科学管理，对该项工作进行深入研究，通过科学管理来促进财政档案资料作用的发挥，实现档案资料的高效应用，为国家财政工作的有序开展打下基础。

二、基层财政部门档案管理存在的问题

（一）重视程度低。许多基层财政部门在发展期间，都比较注重经营工作的开展，而缺乏对单位的有效管理，不了解财政档案管理工作的重要性，认为财政部门档案管理工作只是对相关资料进行收集和整理，认为财政档案管理工作对单位的经济发展没有直接关系，所以在开展这项工作的过程中也只是敷衍了事，没有投入较多的精力和时间。同时，由于对财政部门档案管理工作的重视度不高，无法为单位各项工作的开展提供有力支撑，影响各项业务的经营发展，制约了国家经济的进一步发展。另外，财政部门领导人员对财政档案资料的安全管理不到位，保密意识较为薄弱，没有根据档案管理工作制定完善的安全管理制度，没有对各项档案资料进行全面审查，资料的安全性无法得到保证，同时也容易出现财政档案资料泄露的情况，这会给单位造成严重损失。

（二）档案内容单一。许多基层财政部门对档案管理工作没有一个正确的认识，在开展档案管理工作的过程中，只进行会计凭证、财务账目等方面的资料收集，对其他方面档案资料信息收集较少，档案内容较为单一。而且对于一些比较重要的、需要永久性保存的文档，如年报、大事记等，都缺乏相关资料收集，在实际进行档案管理的过程中，比较注重业务内容方面的管理，而缺乏对文书档案的重视，不利于财政部门档案管理工作的发展。

（三）档案管理制度不健全。基层财政部门往往存在“重实际工作，轻档案管理”的倾向，认为档案管理只是做做表面工作，导致管理制度不健全，无法实现对档案管理工作人员的管理和约束。信息化水平在不断提升的过程中，档案资料的储存形式也发生了变化，电子档案数量不断增加，而财政部门还是应用以往的档案管理机制，无法实现对电子档案的有效管理，不能满足当前形势的发展需求。

（四）工作人员的素质水平参差不齐。传统档案管理工作只是对档案资料进行收集和整理，整体的工作内容比较简单，财政部门一般都会安排年龄较大的职工来进行档案管理作业，而且聘请的工作人员不是专业的档案工作人员，在进行档案管理现代化建设的过程中，档案工作人员需要熟练应用计算机设备和技术软件，这对于年龄比较大的工作人员来讲存在一定的难度，而且由于受到传统工作理念的影响，很难接受新鲜事物，这就会对档案管理工作的现代化建设造成影响。

（五）档案资料管理条件比较差。大多数基层财政部门都会将档案资料放在办公室库房中进行保管，没有建设独立的档案储存室，无法实现对档案资料的科学管理。还有一些财政单位虽然建设了档案库，但是由于资金缺乏，内部的档案管理设施不完善，无法对档案资料进行规范化管理，影响整体的管理质量和效率，不利于后续档案资源的应用。

三、加强财政部门档案管理的措施

（一）加强对档案管理工作的认识。提高财政部门档案管理工作水平要加强对档案管理工作的认识。要提升领导人员的思想意识，使其对档案管理工作的重要作用有一个正确的了解，确保可以规范化开展这项工作。首先，要加强档案管理工作相关内容的宣传工作，通过多种方式和渠道让组织领导对该项工作进行清晰了解和认识，提升档案管理意识，将档案管理工作放在重要位置，营造良好的工作范围，为档案管理工作的有序开展提供保障。其次，要对档案信息资源的应用价值进行宣传，让职工对档案工作的重要作用进行了解，这样才能积极参与到档案管理工作中，确保档案管理工作的规范化开展。

（二）健全档案管理制度。要以《档案法》等档案管理法律法规为主要依据，兼顾《会计法》《政府采购法》等财政领域法律法规对档案管理的特殊要求，结合基层财政工作实际，制定和完善的基层财政档案管理机制。同时，要严格按照相关制度进行操作，需要保证制度的有效落实，用管理制度来约束档案管理工作开展期间的各项行为，实现工作的规范化开展，保证财政档案的管理质量。另外，财政档案的种类有很多，在对相关档案资料进行收集和管理的过程中，要实现对不同财政档案的细致化管理，保障财政档案管理工作的有效性。

（三）提升档案管理人员的素质水平。基层财政部门档案管理工作涉及的内容比较多，是一项较为复杂的系统化工作，不仅要求档案管理人员熟悉了解档案管理知识，还要求其具备一定的财政业务知识。要提高财政档案管理水平，必须加强档案管理队伍建设，对档案管理人员的专业能力和素质水平进行培养，让档案管理人员在掌握专业知识的同时，学习现代化技术，还要掌握相关政策，抓住发展机遇，对档案管理工作进行创新和完善。档案管理人员要对自己的工作负责，保证档案资料的真实性，避免资料丢失或者泄露，要定期开展业务培训工作，根据财政档案管理工作人员的实际情况，制定业务培训计划，保证档案管理工作的顺利开展，并实现现代化信息技术的有效应用，提升管理水平。

（四）加大投入力度，完善基础设施。财政部门在开展各项工作的过程中，一定要保证资金、人力、物力充足，做好财政部门档案管理工作的预算，对需要的设备和资金进行全面掌握。档案管理工作的有序开展离不开资金上的支持，基层财政部门在发展的过程中，需要将档案经费纳入预算范围，保证档案管理工作开展期间各项经费充足，同时也要加强档案管理工作的基础设施建设，建设专门的档案资源储存室，为档案管理工作的开展提供基础支持，保证档案室中的通风和采光良好，并做好各方面的防护工作，提高财政档案的保管质量和效率。

（五）强化领导组织能力。财政部门档案管理工作在开展的过程中，想要提高整体的实效性，则需要将该部门领导干部和职工的职能充分发挥出来。领导干部主要起到组织和引导作用，领导的行为和思想会对职工产生较大影响，其对财政档案工作管理效果的提升有着重要作用。这就需要强化领导组织能力，提升财政部门领导人员的思想意识。首先，加大对财政档案管理相关内容的宣传工作，特别是国家出台的政策和方针，积极开展宣传工作，采用多种方法和途径进行宣传，让领导人员对这项工作的重要性有一个正确的理解。其次，将财政部门档案管理工作纳入单位的日常管理工作中，并根据单位的发展制定发展计划，重视档案管理工作的开展，将该项工作在财政部门发展中的重要性凸显出来，让单位职工对这项工作也有一个清晰认知，并给予足够的支持。

四、结语

在当前的发展环境中，信息化、智能化水平在不断提升，财政部门档案管理工作也受到了一定影响，为档案管理带来了新的挑战和机遇。想要提高财政档案管理效果，将档案资料的作用充分发挥出来，则需要对目前财政档案管理工作中存在的问题进行了解，并采取有效的对策来开展这项工作，加大投入力度，提供足够的资金，并给予充足的技术支持，保证档案管理工作的规范化开展，创新管理方式和手段，提升财政档案管理的现代化水平。