新时期国有企业档案处置工作思考

2019-11-24中交第三航务工程局有限公司许晗

办公室业务 2019年24期

文/中交第三航务工程局有限公司许晗

一、应势而谋——提高对国有企业档案工作的认识

（一）有形资产，无价财富。国有企业档案是国有企业全部活动的真实记录和宝贵财富，是企业资产的依据和凭证，属国家所有。国有企业档案是国家档案资源体系的重要组成部分，具有极高的证据价值。国有企业档案事关党和国家核心利益，国有企业档案人员要切实增强政治意识和大局观念，从维护国家安全和对企业负责的高度做好国有企业档案工作。

（二）共同发展，协同共进。国有企业档案作为企业研发、生产、经营、管理等各项活动的原始记录，是企业资产的载体和依据，涉及企业的核心竞争力、职工群众的切身利益和社会稳定。国有企业档案工作必须与企业其他管理工作共同发展、协同共进。

（三）重点工作，重点部署。压缩管理层级、减少法人户数（以下简称压减）工作是党中央、国务院推动国有企业瘦身健体、提质增效，深化改革所作的重大部署。2016年7月，国务院国资委、财政部召开会议，明确启动全国国有企业职工家属区“三供一业”（供水、供电、供热/供气、物业管理）分离移交工作，要求到2018年底基本完成移交任务。压减工作和企业“三供一业”移交都涉及档案处置问题。档案处置事关国有资产安全和职工权益，如果处置不当将不利于国有资产保值增值和职工权益的维护，甚至造成国有资产流失，危及社会稳定。

二、因势而动——健全档案处置工作机制

（一）组织领导。《中华人民共和国档案法》第五条规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则。”各国有企业要指定1名领导分管档案工作，切实把档案工作纳入企业发展规划和年度工作计划，推动档案工作同企业发展相协调。发生资产与产权变动的企业是档案处置工作的责任主体，分管档案领导要将档案处置工作纳入资产与产权变动工作业务流程，做到与资产和产权变动工作同步推进，档案处置工作未完成，资产与产权变动工作不得结束，资产与产权变动协调机构不得解散。企业各级领导要重视企业改革中的档案处置工作，责成主管部门制定压减、“三供一业”工作计划，把档案处置工作纳入过程管控，重视结果导向，确保完成上级主管单位下达的压减任务，杜绝压减过程中企业档案流失、损毁情况发生。

（二）机制制度。企业内部建立高效畅通的沟通联络机制，保障压减工作产生的档案处置问题可以及时解决。从分管领导到具体经办人，企业管理条线上下和上级档案部门要保持信息沟通渠道畅通，健全档案业务监督指导机制，保证工作中企业档案能够完整规范地移交和处置。有下属单位的国有企业对所属单位资产与产权变动档案处置工作负总责，企业可对下属子（分）公司的年度经营业绩考核中设置了压减专项工作考核分值，以档案移交为工作完成标志,对积极配合按时完成的公司给予奖励，对接到压减任务未能完成或不配合压减工作的公司进行考核扣分，以考核机制提升压减工作的质量和效率。要严格档案处置考核评价工作，对于安全管理不到位等造成档案损毁、丢失的，或是违反规定造成档案处置不当的，应依纪依规追究相关人员的责任。

三、顺势而为——做好国企改革中的档案处置工作

（一）档案处置工作目标。1.规范档案处置行为，做好国有资产保值工作。资产与产权变动的国有企业，按隶属关系及时报告企业主管部门和上级主管部门，申请档案处置事宜。企业档案部门负责收集、整理、统计、保管企业在各项活动中形成的全部档案，并按有关规定做好档案留存与销毁鉴定工作。鉴定工作由企业有关负责人和企业资产清算机构负责人、主要业务部门负责人和档案部门负责人等组成的鉴定小组主持，对档案进行直接鉴定。鉴定完成后拟销毁的档案，要严格按照档案销毁流程操作，档案销毁清册永久保存。坚决杜绝整理、移交、销毁档案过程中发生隐瞒、私藏、损毁档案等行为，力保国有资产保值、档案不流失。2.明确工作职责，严格控制企业改革中档案的归属和流向，确保档案安全。国有企业资产与产权变动的档案处置工作是国有企业资产与产权变动工作的一项重要内容。企业主管部门负责国有企业资产与产权变动档案处置工作的组织管理，企业档案主管部门负责档案处置具体工作。档案安全是档案工作的底线。在国有企业改革中，要更加重视档案安全工作，坚持安全第一、预防为主，完善档案安全管理制度，落实档案安全工作责任，健全档案安全防范体系，加强档案应急管理体系建设，充分运用现代科技手段，提高化解风险、防范事故和应急处置的能力，确保档案的绝对安全。3.加强组织协调，监督指导基层单位做好企业改革中的档案处置工作。下属单位有发生资产与产权变动的企业，企业资产与产权变动主管部门和档案主管部门要加强联动，成立专项工作领导小组，业务主管部门负责资产与产权变动工作中的信息跟进和指导，档案主管部门负责档案处置工作的具体工作指导和监督。

（二）档案处置工作范围。1.压减工作中发生资产与产权变动的单位。为进一步深化国有企业改革，着力解决国有企业法人户数多、法人链条长、管理层级多、机构臃肿、管理效率低等突出问题，推动国有企业优化组织结构，打造精干高效管理机构的目标，按照国资委压缩管理层级、减少法人户数的工作部署，2016年-2018年间，各中央企业、国有企业纷纷积极、扎实、稳妥地开展压减工作，其中“压减”形式主要包括股权转让和公司注销。2.企业“三供一业”移交过程中涉及档案处置问题的单位。根据中央文件要求，中央企业要突出主业，不再承担与主业发展方向不符的公共服务职能，不应接收与主业发展方向不符的“三供一业”职能和业务。“三供一业”分离移交工作会涉及公司注销或部分职能调整，移交过程涉及的档案处置问题要引起交接双方重视。

（三）档案处置工作开展。1.做好档案处置宣传工作。《企业档案工作规范》规定，企业应确定档案工作分管领导，确定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档案部门的负责人。一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于最高领导的意识、重视和决策。同理，档案处置工作的有效开展也需要领导的重视和决策。档案处置工作是企业档案工作中重要一环，工作开展之初要加强宣导，全面提升相关工作人员的档案意识、安全意识、责任意识。国有企业档案是企业的宝贵财富，关系企业核心竞争力和职工权益，档案处置工作要和国企改革协同发展。以压减和企业“三供一业”移交工作为例，工作立项同时就要明确档案处置工作的内容和节点，上级档案工作人员要及时跟进宣导。加强项目组成员档案安全意识，明确国有企业档案归国家所有。按照《企业档案管理规定》第十七条规定：“国有企业资产与产权发生变动，应按《国有企业资产与产权变动档案处置办法》做好档案的处置工作”。第十九条明确指出：“企业应当建立档案工作责任追究制度，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，依法进行处理。”2.做好档案处置方案的编制工作。发生资产与产权变动的企业应编制档案处置方案。有关档案的归属和流向在资产与产权变动合同或协议中有明确条款的，应按照合同或协议编制档案处置方案；合同或协议中没有明确规定的，应按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》的要求编制档案处置方案。档案处置方案应在实施前报上级主管单位或部门审核，审核通过后方可实施。3.做好档案处置指导和监督工作。加强监督可有效防止国有资产流失。下属单位发生资产与产权变动的国有企业档案主管部门对其档案处置工作负总责，发生资产与产权变动的企业是档案处置工作的责任主体。企业档案主管部门有义务和责任加强指导、监督，并在资产与产权变动工作启动之初介入，协助梳理资料并制定档案处置工作流程，做好档案移交、处置工作台账。企业档案主管部门要明确责任人，与下属单位工作负责人对接，并保持及时沟通，保障档案处置工作的有效开展，保证档案处置工作中档案的完整和安全。4.做好档案处置移交和接收工作。企业资产与产权变动中，任何部门和个人不得私自留存、带走、转移或销毁档案。尚未归档的文件材料由文件材料形成部门整理并移交档案机构。终止企业档案机构应及时整理和鉴定现存档案，需继续保存的档案在资产与产权交割前向确定的接收单位移交，交接手续完备，交接流程规范。经鉴定却无保存价值的档案由终止企业根据规定予以销毁。5.做好企业资产与产权变动过程中形成的文件材料归档工作。负责企业资产与产权变动工作的主管部门应指定专人，按照《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》确定的归档范围，收集、整理资产与产权变动过程中形成的文件材料。其中有关机关或单位的批准文件、终止财务决算报告及编制说明、财产清理报告书、评估立项申请报告及国有资产管理部门的评估立项通知、资产处置结果报告等重要文件材料一定要重点归档，涉及工商注销的公司如工商管理部门规定登报公告，相关报纸材料也要同步归档。所有材料收集完整后由形成单位承办部门在有关工作结束后1个月内完成归档。凡资产与产权变动中涉及岗位调整的人员，应将本岗位尚未归档的文件材料进行清理、登记、整理并移交档案部门后，方可离开现岗位。