大数据时代医院文书档案管理及信息化应用

文/深圳市中医院 周辉

在大数据时代，信息化可谓已经成为全世界的主流，任何领域都无法离开网络与计算机。就目前发展形势来看，计算机已经成为各个行业发展以及办公必须的工具之一，医院作为基础民生建设也不例外。医院在进行文书档案管理的时候，应用信息化手段就能将传统的纸质文书档案变得更加系统化、具体化，这样就能将之前繁琐且复杂的档案管理工作，转化成简单明了的电脑数据库管理，从而有效改善了传统管理的弊端，让整个办公效率得以有效提升。但是，就目前来看，医院文书档案管理信息化落实还有待于完善，而本文也是就此进行了如下分析：

一、大数据时代文书档案管理信息化应用内容

在医院文化档案管理过程中，要想真正有效应用信息化，首先，一定要对文书进行处理和归档，医院每日都会接受到较多的文件信息，需要专门的工作人员对这些信息进行逐一记录，医院在这一过程中需要构建出专属于自己的内部局域网，这样才能将所有的信息文件及时记录在局域网内部进行分享，同时还能借助于互联网来与其它医院展开有效互动与交流。其次，医院在进行档案管理的时候，借助于信息化处理手段也能进一步提高管理质量，而信息化手段的有效应用则能将传统纸质文稿形式直接转化为电子表格与文档，从而真正让档案管理工作变得更加规范，让医院整体效益得以有效提升和发展，并且真正有效实现信息化管理。

二、大数据时代文书档案管理信息化应用的意义

大数据时代文书档案管理信息化应用的意义显著，把握好其意义就能更好地落实信息化管理，笔者对其进行如下分析：

（一）能够提高医院管理能力。档案管理信息化是大数据时代背景下，医院管理以及发展的重要内容，计算机信息技术本就是医院工作的重要技术支持，加强信息技术的使用能够促进医院信息服务水平得以提升，为用户提供网上缴费、网上预约挂号以及医院信息管理等功能，这样患者就能从中获得更为优质的服务。此外，医院档案信息化建设还能有效促进医院各个部门之间的交流与沟通，这对于有效提升文书档案管理信息传输效率以及数据共享质量有着良好的效果，能够真正有效提升医院管理能力。

（二）能够有效存储珍贵文件。传统文书档案管理内容大多是纸质文书档案，在管理过程中不仅需要耗费较多的工作量，因为纸质的特殊性，一旦时间过长，文书档案质量也就无法得到保障。因此，为了能够有效提升其整个保管质量以及简洁性，工作人员在管理过程中需要耗费较多的时间来对其进行修编，而这一过程则很容易出现资料丢失、操作失误等情况。在大数据时代，文书档案信息化的应用，能直接省略文书档案修编工作，还能借助于文档以及表格等形式来对其进行归类和整理，这就能在很大程度上降低档案管理人员工作量，同时将珍贵的文件有效存储起来，保障文书档案的真实性以及质量。

（三）能够促进档案再利用。传统文书档案管理工作在实施过程中，很容易引发人力、财力等多方面的浪费，医院对于文书档案使用率也不高，无法将文书档案管理的信息效益有效提升。可是，信息化的应用能借助于电子目录来对文书档案进行分类、整理与归档，在使用文书档案的时候只需要借助于检索就能实现查找的目的。除此之外，借助于计算机网络技术还能进一步促进文书档案资源共享，这样医院内部各科室就能更好地查找与使用，进一步发挥出信息化应用的效果，有效提升文书档案的使用率。

三、大数据时代文书档案管理信息化应用措施

（一）加大信息化系统建设与投入。文书档案管理信息化应用效果要想得以提升，首先，一定要意识到这一项工作的重要性，加大对信息化系统的建设与投入，配备相应的技术以及资金支持，结合实际情况来引入先进的信息化管理设备，配备专业的信息管理人员，这样才能促进文书档案信息化应用。医院方面在这一过程中一定要意识到信息化技术应用的价值，对文书档案管理人员加强技能培训以及考核，这样才能确保各项工作的有序落实。其次，还可以构建出完善的档案管理监督机制，以此来构建出信息资料系统检查制度，这样就能有效把握文书档案信息系统运行以及安全性，及时处理漏洞问题，真正从整体的角度来有效提升医院文书档案管理水平，落实信息化的有效应用。

（二）构建出完善的文书档案信息化管理制度。医院在整个社会之中属于较为重要的服务组织，做好文书档案管理工作对于其发展、提升服务质量有着显著的作用。医院文书档案管理部门在管理过程中，一定要全面落实国家《档案法》《档案法实施办法》和《电子文件归档与电子档案管理办法》《医药卫生档案管理办法》等规定，从医院发展实际着手来对信息档案信息化管理制度进行完善，这样就能为文书档案信息化管理提供基础保障。此外，还可以从技术以及管理等方面来进一步促进文书档案信息化应用以及传输。首先，需要对文书档案管理技术规范进行完善，即对电子档案整个操作流程进行细化，这样就能有效实现医院为文书档案管理工作的制度化与规范化。其次，还需要做好安全保密工作，毕竟在大数据环境下，文书档案管理安全性也是较为重要的构成，更是提高医院档案信息完整以及真实性的关键。

（三）构建信息化文书档案管理人员队伍。大数据时代文书档案管理信息化应用过程中，还需要构建出信息化的文书档案管理人员，毕竟只有文书档案管理人员具备较为良好的信息化水平，才能真正有效促进文书档案管理信息化落实。而对于这一点，医院一定要对文书档案管理人员加强建设，真正确保医院文书档案信息化管理的有序落实。管理人员一定要对计算机的使用能够良好掌握，真正做到熟练使用办公软件，了解现代化管理技能，以此来促进文书档案信息化管理的落实。

（四）多项档案管理手段齐头并进。大数据时代文书档案管理信息化应用过程中，除了上述几点之外，还可以多项档案管理措施齐头并进，这样才能真正有效保障文书档案信息化管理工作的可靠性。在医院经营以及发展过程中，文书档案属于十分重要的信息资源，只有做好管理保障，其真实以及准确性才能促进医院发展。为此，医院文书档案信息化应用有序实施就显得尤为的重要，而对于这一点首先可以对文书档案格式标准进行规范，同时做好定期信息档案系统维护以及防御，这样就能进一步提高文书档案的使用价值。

四、结语

综上所述，当今社会已经步入了一个全面信息化时代，在大数据时代，医院文书档案信息化应用范围也在不断扩大，脱离了传统纸质文书档案管理，借助于信息化技术来有效提升文书档案管理工作质量和效率。医院等单位一定要意识到文书档案信息化应用的价值，结合大数据时代背景来落实信息化文书档案管理，这样才能有效促进医院健康发展，将文书档案的价值充分发挥出来。