新时期企业档案信息化建设思考

文/山东广电网络有限公司青岛分公司 刘娟 万诺诺

近年来，信息技术、移动互联网技术的快速发展对社会经济建设的各个方面都产生了巨大的影响，企业的档案管理工作也发生了深刻的变化。传统的档案管理工作效率低下，已经不能适应新形势的需求，积极推进档案信息化建设，开创高效、优质的信息服务应用环境成为新时期每一个企业所要面对的重要课题。

一、企业档案信息化建设的内涵及特征

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理并提供利用服务的工程。

企业档案信息化建设主要包括以下两方面的内容：一方面是将现有档案资源数字化。档案管理部门通过扫描、微缩等现代化科技手段将原来纸质的档案文件转化为电子资源，建立起信息资源库，通过档案索引可以快速查询到所需的档案信息，改变了原来纸质档案庞大、杂乱、分散的状况，大大提高了工作效率；另一方面是实现企业档案的网络化，将数字档案信息上传网络，用户可以方便地共享授权了的档案信息，并可以进行相关的合法操作，网络服务取代了原来的面对面服务，减少了对人、财、物、时间等资源的占用。由上面论述可知，相对于传统的档案管理模式，档案信息化的主要特点可以概括为：数字化、网络化、智能化和简易化。

二、当前企业档案信息化建设中存在的问题

（一）重视程度不够。一方面，有些单位领导档案信息化建设意识缺乏，对此事持观望态度，既不支持，也不排斥，没有充分认识到档案信息化建设的重要性，缺乏与时俱进的态度和思想，因此也就不愿投入足够的资金来建设；另一方面，有些档案管理人员年纪较大，思维观念陈旧，固守原来的档案管理模式，加上没有人引导，企业档案管理只能维持现状。即使有些企业引进了档案信息化管理模式，但因为对信息化建设兴趣不高，认识不够，实际运用效果并不乐观。

（二）档案管理软件不能很好地行使本单位档案管理的职能。当前，档案管理软件品种繁多，基本功能类似，也能基本满足档案管理的要求，但充分适应本行业特点，完全契合本单位档案管理要求的软件并不多见。另外，有些档案管理软件存在运行速度慢、共享性差、安全性不能满足要求等缺点。

（三）档案信息化建设标准化不够。在企业信息化建设过程中，标准化对于档案管理工作具有重要的意义，在数字化条件下，档案信息化建设中的标准化问题更加突出。与传统档案管理相比，档案信息化建设各阶段的相关性更强，如档案信息的传输、流转、共享都会涉及诸多相关主体。因此，档案信息化建设更加需要讲求统一技术语言，更加需要讲求标准化和规范化。但目前我国档案信息化建设中标准化建设严重滞后，阻碍了档案信息化建设的快速发展。

（四）管理人员综合素质不高。一方面，很多企业的档案管理人员年龄较大，精力及信息化学习能力较弱，他们缺乏进一步学习及提升的热情；另一方面，很多企业对档案管理工作重视不够，对档案管理人员定酬不高，难以吸引到高素质的专业化人才。以上两方面导致管理人员的综合素质难以满足信息化建设的要求。

四、档案管理信息化建设的完善措施

（一）提高管理者的重视程度。首先，企业各级领导应该意识到档案管理信息化建设的必要性，建立全新的档案资源信息化理念。其次，企业要结合自身情况，做好档案信息化建设的宣传和培训，普及信息化建设的基本知识，提升员工的信息化建设水平。最后，企业需要加大对档案管理工作的投入，综合提升硬件、软件设施层次，适当提高档案管理人员待遇，以吸引优秀的档案管理人才。

（二）重视档案管理软件的开发。对企业来说，档案信息化建设不但要重视硬件的购置，更要重视档案管理软件的选择。企业要按照行业特点选择管理软件，注重实效，从强化管理的实际出发，优化工作模式，提升工作效率。

（三）加强标准化建设。档案行政管理部门要围绕档案信息化建设的全局，坚持标准先行的原则，把工作重点转向标准的制定及实施上来，推进单位档案管理信息化建设实现标准化。

（四）通过多种办法提高档案管理人员综合素质。企业要选拔专业技术人员从事档案管理工作，并加强专业技能培训，从专业基础、信息化应用水平和职业道德等各个方面来进行。对档案管理人员严格执行上岗制度，定期进行考核评价。另外，企业应适当提高档案管理人员的薪资水平，提升全体员工对档案管理工作的认同感。