浅析库存档案定期清点的目的和意义

文/昆明医科大学 王媛 周璐（通讯作者）

一、库存档案及库存档案清点的定义

库存档案是指经过收集、筛选、分类、定期、立卷后按照不同类型进入相应库房上架保管并利用的档案。

库存档案按照载体的不同，可划分为多种类型，目前普遍存在的有纸质档案、实物档案、声像档案和电子档案等，无论何种类型的档案，都必须参照相关标准存放在对应的达标合格的档案库房中进行规范管理。

各类型档案中，最常见、最普遍、数量最多的有以“卷”或“件”形式存放的以植物纤维纸张为载体的纸质档案；有以往来礼品、奖杯奖状、徽章等为主要内容的实物档案；有已经冲洗成片或以传统胶质底片形态存在的声像档案；还有用光盘、硬盘为载体的电子档案等。以上这些档案虽然存放在相对应专业的库房中，但在后期的查阅利用、再次返库存放的过程中仍然存在错放、损坏甚至丢失等问题，定期进行清点，是确保这些档案安全的重要手段。

库存档案定期清点是指：根据各类型档案特征、库房硬件保管条件和查阅利用情况，对库存档案的数量与电子及纸质目录在一定时间内，进行全面清查、清点的作业，在准确掌握不同时点库存档案数量的同时，对档案质量进行检查，从而达到摸清家底、排除隐患、纠正错误、规范管理的目的。

二、库存档案保管中常见的问题

在实践工作中，库存档案常见的问题有：

（一）错放。是指各类型档案入库时排架清晰，装箱规范，但在多次的查阅、调出、利用后，由于数量繁多及工作人员疏忽等原因，返库入柜时放错排架、箱柜或先后次序，导致实体档案石沉大海，虽没有丢失但造成后续查找利用困难，尤其纸质类档案由于其年代长久、数量庞大，发生此类问题较多。

（二）损坏。各类型档案都有相应的保管要求，一旦保管不当，就会造成档案损坏。纸质档案的损坏主要有虫蛀、霉变、纸张破损等问题；已经冲洗成片的照片档案有发黄、变色的问题而胶片则存在磁粉脱落等问题；电子档案则存在存储介质如光盘或硬盘一旦损坏，一般都不可逆转，会损失惨重。

（三）遗失。是指各类型档案在多次查阅利用尤其是外借后，未及时追回返库，而造成遗失缺件的事故。纸质档案存在或整“卷”遗失或案卷中的某一“件”遗失的现象；实物和声像档案一般会以“件”遗失；电子档案由于单个存储介质存储量较大，一旦遗失，则会造成极大的损失和安全泄密问题。

针对上述问题，各国家机构、企事业单位、社会组织等部门在档案管理工作中都应当重视实体库存档案管理，除基础建筑、密集架、防磁柜及“八防”等专业设施设备应尽量达标外，定规章、按流程、分类别，定期清点库房是必须的管理措施。

三、库存档案定期清点的目的

（一）排除隐患，确保安全。库房管理是档案管理工作的重要环节，实体档案是档案利用的物质基础，库房日常管理的根本目的就是保障和维护实体档案的安全。对库存档案进行定期清点不仅是档案数量的核实，更是对库房设施、库房环境，库房防护工作运行情况进行检查和全面了解的过程。在清点库存档案时除要检查消防设施、监控系统、电器线路、水暖管道等是否存在安全隐患外，纸质档案是否有虫蛀发霉情况？录音、录像带等胶片类档案是否有磁化现象？实物档案是否有破损、保管不当等情况？“八防”工作是否到位等也是必须落实的，所以，库存档案清点是排除隐患，确保档案安全的有力手段。

（二）明确数量，摸清家底。根据《档案法》的规定，公务机关、企事业单位和社会组织应根据档案的类型不同按时收集档案并归档入库管理。比如文书档案一般在第二年的6月份之前收集归档入库；科研档案是项目结题后2个月内收集归档入库；声像档案是随时产生随时收集归档入库……这样就造成很多单位和部门常年累月都有不同类型的档案收集入库，加之又有到期销毁的档案出库，很多单位、部门对本单位的库存档案数量是不能够准确掌握的，这就需要以固定时点为基础，比如每年年终或每年第一季度等，定期对库存档案进行清点，从而达到明确数量，摸清家底的目的。

（三）修正失误，规范排架。在实际工作中，由于特殊的工作需要，有些原始档案需要借出库房使用，天长日久，究竟有多少档案被借出？出库了多长时间？哪些档案已经到了应该归还的日期？哪些已经归还入库了？这些问题都可以通过定期清点库房档案弄清楚。对于那些到了归还日期尚未归还的档案，应及时向借用人员发出催还通知；对于那些尚未到归还日期的档案，则应提醒借阅者妥善保管，防止档案丢失。在清点库存档案过程中如发现档案放错箱柜或排放次序出现错误的，应及时给予纠正，恢复原来位置，做到门类清晰、排架规范。

（四）熟悉库存，提高业务。国家机关、企事业单位和社会组织根据其业务职能的不同收集保管着不同类别的档案，有共有性，也有特殊性，比如所有单位都会有财务档案、声像档案和实物档案等，而机关的业务档案、高校的教学档案、企业的产品档案等又各有不同。对于档案从业工作者而言，通过定期库存档案清点不仅能够熟悉本单位、本部门的基本业务范围，对库存档案的类别、数量、质量做到心中有数，还能够进一步熟练掌握档案的收集、利用流程，提高业务能力。

四、库存档案定期清点的意义

（一）档案属性的需要。档案是真实、可靠的历史凭据，是查考历史史实最令人信服的依据和凭证，具有原始记录性；另外档案还承载着大量的政策、消息、情报、数据等信息，具有信息承载性；档案同时还是人类认识世界、改造世界的历史记录，是人类智慧的结晶，具有极强的知识性。档案不同于书籍，它都是原稿、原本，是一手材料，是一次性含有大量信息和知识的文献，是历史真迹，必须对其谨慎保管、规范使用，保证安全，定期对库存档案的存放环境、存放状态、查阅利用、借出归还等情况进行排查清点是其基本属性的要求，也是档案工作的重中之重。

（二）档案工作规范管理的需要。档案工作的主要环节是收集、保管和利用，每个环节都有严格的工作规范，包括制度建设是否齐全、流程设置是否合理、档案质量是否达标、工作责任是否落实等。定期清点库存档案就是对档案各环节工作是否规范的检验，通过档案清点，及时发现问题，解决问题，并有针对性地拿出解决的方案，弥补管理漏洞，完善管理制度，规范管理流程，确保档案安全。

（三）新时期档案工作的需要。随着科技的发展，时代的进步，档案的种类也日益繁多复杂起来。从传统的纸质档案到胶片类声像档案，到各类各样的实物档案，到各种载体的数码档案……如何保管好这些档案，对本单位负责、对社会负责、对历史负责是新时期摆在档案工作者面前的重要课题和工作任务。笔者认为，以库存档案管理为导向，以定期检查清点库存档案为手段，从实体入手，从源头抓起，就是提高档案规范化、标准化管理的有力手段，是满足新时期档案工作需要的根本方法。