现代图书管理系统中的动态清点工作——以 MELINETS为例

王晋月

(商洛学院图书馆,陕西 商洛 726000)

图书清点工作是图书馆的基础性工作之一,对于掌握馆藏实际情况、及时发现相关业务环节中存在的问题具有重要的意义。[1]图书实现自动化管理之前的清点工作,通常都采用闭馆清点的方法。然而,对于藏书几十万甚至上百万册的现代图书馆来说,闭馆清点会严重影响读者服务工作。如何在全开放管理模式下做好馆藏清点工作是现代图书管理工作者所面临的共同问题。[2]区分图书状态并分区、分批清点为图书动态清点工作提供了思路。利用现代化设备与技术手段进行图书财产的动态清点,省时、省力、准确、高效。在图书动态清点过程中,图书馆流通、阅览、编目等部门的一切工作可照常进行。[3]下面以北京邮电大学现代电子化图书馆信息网络系统(MELINETS)的流通子系统为例,介绍该馆对图书动态清点工作的探索实践。

1 准备工作

图书清点是一项复杂而细致的工作,需要经过周密的部署和安排并借助于计算机进行数据处理,才能较高质量、较高效率地完成任务。[4]在正式的清点工作开始之前,应先选择试点,为下一步人员和工作进度安排提供依据。

1.1 前期培训工作

对所有参加清点人员进行培训,使其认识清点工作对于图书管理的重要性,了解和熟悉各种标记符号,[5]明确清点工作流程及各环节的工作方法。

1.2 清点工作制度

对图书清点过程中可能出现的问题事先制定出统筹解决的办法,这才能够做到有的放矢。[6]建立图书清点工作制度,制度中应详细规定清点工作流程及各环节的应对措施,并在实施过程中不断补充和完善,使工作人员有章可循,有据可依。

1.3 管理与检查

工作管理和落实检查是密不可分的,尤其是大型的图书清点工作需要以此来保证清点质量。实行专人管理,对每天的工作量进行统计,对当日清点工作进行分析总结,及时修正细节问题,记录工作情况,形成清点工作日志。同时,质量监督和检查必不可少,要落实岗位责任制,做到事事有人负责,人人各司其职,不至于表面上“集体负责、人人有责”,而实际上却“无人负责”。[7]

2 清点过程

动态清点工作是指在总体不影响读者借阅的前提下,对图书实行小范围闭架并对图书分区、分批进行清点。闭架清点图书时,图书存在还回、错架等情况,此时将图书分为在架、借出、还回 3种状态,对不同状态图书分别处理是动态清点成功的关键。

2.1 在架图书

在架图书分 4种情况:信息无误、信息有误、错架图书、待修补图书。清点步骤:进入流通子系统,逐一点击“馆藏管理”“图书管理”“图书盘点”项,利用 MELINETS流通子系统的盘点功能对在架图书按排架顺序进行清点。盘点方式选择“直接扫入”,扫描图书条码号,核对题名、定价、索书号、库位等信息,操作界面见图 1。“信息无误”的图书清点后即可重新上架。“信息有误”的图书纠错后要经过重新清点才能上架。架位属于已清点区域的“错架图书”,按在架图书类型清点后归架;属于未清点区域的“错架图书”,暂不清点,按正确架位进行归架。“待修补图书”即条码、书标模糊的图书或破损图书,先进行清点,待重新换上条码、书标或修补完成后再上架。

图1 “在架图书”清点界面

2.2 借出图书

借出图书不能够用直接扫描的方式进行盘点,需要先将待清点图书数据保存为文本文件后用“文件转入”方式进行盘点。操作过程:在 MELINETS流通子系统馆藏管理菜单下,点击“图书管理”项,以“图书状态”为检索入口,移动下拉滑块选择“借出状态”,检索结果出来后再点击“地点过滤”按钮,将检索结果另存为 Excel文件。利用 Excel排序功能按排架顺序对借出图书进行排序,[8]选出当日待清点图书,把图书条码项放在表格第一列,将待清点的借出图书另存为文本文件。盘点方式选择“文件转入”项,单击“浏览”按钮,选择待清点借出图书文件,单击“转入”按钮,完成借出图书的清点。操作界面见图 2。

图2 “借出图书”清点界面

2.3 还回图书

每天还回的图书中都有待清点区域的图书,当日还书工作结束后指定专人挑出这些图书,次日进行清点,清点完毕后即可上架。清点步骤与“在架图书”清点步骤相同。

2.4 清点工作记录

清点工作比较繁杂,应建立清点工作日志,对发现的问题及时做好详细记录,并在书中夹条写明情况以便做相应的处理。[2]同时,应将当日清点图书的数据备份为 Excel文件,留待清点工作完成后建立流通财产帐。对于信息有误的待纠错图书,应在备份文件中一一删除。如果不删除纠错后的图书还要重新清点,流通财产帐中也会出现重复条码。

3 后续工作

3.1 遗失图书的处理

遗失图书有 2种情况,即在数据库中显示“遗失”的图书和数据库中显示“在库可借”而实际已经丢失的图书。图书清点工作的一个重要作用就是准确标记失踪文献,减少读者的无谓查找。[9]具体做法是:图书清点结束后,将所有“未盘点”状态图书打出清单,经查找确认无书后,即可将其视为遗失图书。对标记为“遗失”状态的图书,要根据实际馆藏情况,或重新采购,或上报书目、注销处理。

3.2 流通财产帐的建立

按图书分类或典藏地点建立流通财产帐。因不断有新书入库、图书遗失等情况,流通子系统中的财产帐始终处于动态,清点工作完成后的流通财产帐是某一具体时段流通数据的原始依据。另外,目前多数图书管理软件都不具备数据处理的功能,Excel强大的运算功能为进一步的数据统计分析工作奠定了基础。建立流通财产帐的方式有 2种:一是把清点过的在架图书、借出图书、还回图书、问题图书的数据合并起来,再按图书分类或典藏地点建立流通财产帐。[8]另一种方式是在流通子系统馆藏管理菜单下按图书分类或典藏地点进行检索,查询流通财产帐,将检索结果另存为 Excel格式。把上述 2种方式建立的 Excel表格进行比较,正常情况下两份表格数据应该一致,若有出入,检查错误原因并及时进行纠正。

3.3 清点数据统计分析

通过对现有图书、遗失图书、问题图书(各种问题出现的次数、比例)、修补图书的统计和分析,可以了解到哪类图书的借阅率偏高,并根据数据分析结果调整采购策略。通过分析问题图书出错原因,从编目、典藏等各个环节入手提高书目数据质量。通过对遗失图书的统计,提示我们一方面要加强流通工作人员对图书的管理,另一方面要对读者进行诚信教育,减少遗失现象的发生。

4 总 结

实践证明,在保证图书日常编目、借阅流通、读者服务正常开展的前提下,采用动态管理的方法实现对馆藏图书的清点是科学、高效、可行的。[3]细致、全面的图书清点工作能够检查并纠正书目数据中存在的各种问题,真正使馆藏图书与数据保持一致。了解并分析出现各种错误的原因,改进文献流通和管理工作,使馆藏更加标准化、规范化。

[1]周继红.藏书建设之图书清点的意义[J].科技信息,2010(21):252.

[2]叶 翎,杨 敏,原 增.图书馆全开放管理模式下汇文系统的图书清点[J].中华医学图书情报杂志,2010(2):74—77.

[3]许培云,吉久明.馆藏图书动态清点的设计与技术实现[J].图书馆学研究,2004(4):96—98.

[4]李湖生.图书清点的基本流程及其综合设计方案[J].现代图书情报技术,2008(12):86—89.

[5]林小群.如何做好图书馆的图书清点工作[J].图书馆学研究,2006(4):92—94.

[6]袁家峦.谈图书资料的清点工作[J].科技情报开发与经济,2010(5):174— 176.

[7]刘 契.高校图书清点工作探讨[J].大众科技,2008(8):134—135.

[8]王晋月.Excel在现代图书管理软件中的应用研究[J].晋图学刊,2009(5):24—29.

[9]王惠芳.馆藏图书清点的方法与步骤[J].农业图书情报学刊,2005(10):68—69.