浅谈机构改革中照片收集和管理

文/东港市财政事务服务中心 刘明珠

近年来，随着社会的进步和科学技术的不断提高发展，办公自动化的普及和新型电子信息媒介的广泛应用，照片档案的数量日益增多，来源和内容日渐丰富。加强照片档案的收集和管理，对于丰富档案资源，服务经济社会发展具有十分重要的作用。尤其是现在全国各地正在开展机构改革，包括各种新组建单位、撤销建制单位、机构合并、单位职责优化或变化、机构更名、调整领导管理体制等，在社会快速发展变化中，如何更有效地收集、整理、记录和利用好这些珍贵的原始照片和记录，是每一位档案工作者应该认真考虑的问题。

一、正确认识照片档案的重要性

《中华人民共和国档案法》将档案的定义表述为：“档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”目前在我国，通常将档案分为文书档案、科学技术档案、专门档案和声像档案。照片档案是声像档案中的一个非常重要的组成部分。

照片档案通过摄影技术定格当时的历史原貌，对以后研究考据历史原貌具有高度的准确性和直观性。是社会事务的重要凭证。在现在机构改革的浪潮中，很多机构在合并、撤销或更名，有的组织机构地址要搬迁等，这些机构变迁的照片档案，对于以后还原、研究机构沿革，具有重要意义。

二、目前照片档案存在的问题

（一）对照片档案的整理不够重视。一些机关单位普遍重视文书、业务、科技和人事档案的规范整理，对照片档案的整理不够重视。对于反映工作情况和工作业绩的现场照片，尤其是机构变革中的现场照片等，仅存在于私人手中或数码相机中，未能得到及时保护和管理，或未能及时冲洗而遗失。

（二）照片档案收集量少，归档不齐全。照片档案比普通档案数量少，尤其在目前智能移动设备已经普及的情况下，各种照片档案的收集归档工作明显滞后时代的发展。在目前的地方机构改革过程中，很多单位新建、改制、合并、撤销、搬迁等，现场照片档案的收集数量远远不足。

（三）照片档案的内容不充分，主体内容不突出。在档案工作中，对于一些重要会议和重大活动，照片档案中对主要领导的拍摄数量较多，对参与会议和活动的干部群众拍摄较少或者没有拍摄，对于主题会标和周围场景取景不足。

（四）照片档案整理不够规范。有的机关单位照片档案虽然有一些，但是整理不规范，缺少照片的题名、文字补充和说明材料，减少其使用价值。对于一组紧密关联的照片档案，缺乏文字说明，或是文字说明不规范。因为缺少文字说明而导致后人无法准确理解判断照片档案的内容，乃至产生错误理解，这既是档案工作的遗憾，也是对历史的不负责任。

（五）照片档案的保管方法不正确。有的照片档案保管条件差或者保存方法有误，往往几年以后照片、底片产生发黄、消退等现象，降低了照片档案的可读性和历史价值。

三、如何加强机构改革中照片档案的收集和管理

（一）加大宣传教育力度，发动干部群众积极参与照片档案的拍摄和收集工作。档案部门要采用有效措施和途径，大力宣传照片档案的价值和重要性，尤其是在机构改革中有纪念意义的重要会议、重大事件、重要活动等，要宣传动员参会的干部群众充分发挥智能手机的拍摄作用，从不同角度留下详细图片记录，从中优选出有价值，有表现力的照片归档。要让干部职工明白照片档案的重要意义，扩大照片档案在公众中的影响力，激发干部群众的参与热情，使照片档案的收集工作获得干部群众的支持。

（二）明确责任，加强各相关机关单位照片归档工作。各机关单位要结合本单位的职能特点，建立覆盖本单位职能的照片档案收集归档制度，明确照片归档范围、归档机构和人员，使照片归档工作制度化、规范化和经常化。对于机构改革中的重要会议、重大事件等要形成完整的照片信息，活动结束时要及时向档案室移交照片资料，使照片档案的收集和归档工作规范有序。

（三）严格按国家标准做好照片档案的整理工作。要严格按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）做好照片档案的组卷、排列、编号、加说明、填写卷内目录和备考表，拟制照片档案案卷目录等工作。要做到文字说明具体、翔实、精准，信息全面完整。

（四）加强照片档案业务培训，加大执法力度。各级档案部门要加强档案管理工作的业务指导，加强档案管理人员专业知识的培训，提高档案专业人员业务素质，开展多样化的摄影技术培训等，要让信息采录人员或档案管理人员能拍摄出高标准、高质量的现场照片。根据现代高科技图像采集设备，为机构改革中照片档案的收集和管理提供技术支持和物资保障。同时，要把照片档案的收集和归档工作列入机构考核和年度检查的范围中。对机构改革中单位的公务活动和公职人员职务行动中所形成的照片档案要做到应收尽收、应归尽归、应交尽交，对于不按规定收集归档、据为已有或拒不移交的行为，任免机关或者监察机关按照管理权限依《档案管理违法违纪行为处分规定》追究责任。

四、如何加强机构改革中照片档案的保管工作

由于照片档案自身材质的特殊性，它的保管要求比其他档案要求更高，在工作中要做好以下几点：

（一）做好照片档案的收集、归档、管理或移交、封存工作。机构改革过程中，单位和人员变动大，尤其是面临单位撤销或改制，照片档案的保管和管理容易松懈，在这个时间节点上，档案管理人员要做到坚守住档案岗位，做好照片档案的收集、归档、管理或移交、封存工作。

（二）做好照片、底片归档入库前的检查、包装工作。对电子照片要冲洗出来，并对电子文档刻盘保存。照片按规定尺寸放大，视觉效果比小照片要好很多。照片装册后应放进档案柜中，光盘等媒介要放进专用的包装中，底片也要放进特制的底片袋里。

（三）按照档案管理规范控制适宜的温度和湿度。存放照片档案的温度在15℃-25℃，湿度在55%-65%较为合适。档案室要做好防尘、防潮、防光工作等。

科技的提高推动着社会的发展和进步，怎样结合现代技术手段来持续提高和完善档案管理工作是摆在档案工作者面前的一道难题。特别是机构改革期间岗位、职责、流程、人员整合等工作亟待完善，不确定因素较多，照片档案的收集和管理工作显得尤为重要。我们档案工作者应掌握好档案相关法律法规和工作规范，不断学习和提高自身业务能力水平，着眼小处，抓住细节，把好质量关。做到对照片档案的分类准确、编目翔实、保管妥善，为更好地记载机构改革期间问题及事项起到关键作用，以便日后更好地查阅利用。