信息化背景下文书档案管理工作

摘要：随着社会科技的不断加快，信息技术的得到广泛使用，部分纸质档案向着电子档案方式过渡，创新文书档案的管理方式是今后发展的必然趋势，提高管理质量与效率，保证文书档案管理的便利性与精确性。因此，将文书档案管理的信息化发展作为切入点，针对当前文书档案信息化管理中存在的问题进行简要分析，提出相关创新策略，积极引入现代化工具，对信息化管理模式进行规范，提高信息化管理工作质量。

关键词：信息化背景;文书档案;管理工作

一、信息化背景下文书档案管理的要求

（一）高素质管理队伍

在政府机关、事业单位以及企业的发展历程中，文书档案管理工作起到重要作用，但是文书档案工作自身性质的影响，在实际的开展过程中需要耗费较长的时间，工作效率较低，档案管理的时效性与精准性受到直接影响。因此，构建一支高素质且基本功过硬的管理团队，改变当前存在的问题。在信息化时代下，文书档案的载体逐渐向着多元化方向过渡，由以往的纸质档案向着电子档案转变。因此，档案管理部门的相关领导人员，应对电子信息化的文书档案进行全面分析，了解电子信息技术的重要性，明确管理团队的信息化素养对于提高文书档案管理工作质量的意义。文书档案管理人员之间还应加强交流互动，满足现代化档案管理工作的需求。

（二）基础条件的保障

实现文书档案管理工作向着信息化与现代化方向过渡，需要将足够的资金作为保障，同时还需要信息化设备与技术软件的支持。相比较而言，文书档案的信息化属于一项系统工作，开展这项工作需要投入大量的人力、财力、物力。首先，将人员配备与继续培训交流等开支考虑其中，同时考虑基础设备以及扩大空间的资金花费。其次，单纯加强办公室设备的现代化是远远不够的，还需要借助信息网络以及处理软件，实现文书档案向着数字化方向发展，并且定期开展测试、鉴定、处理等工作，将专门的档案信息管理软件作为基础，对文书档案管理人员进行培训，文书档案管理工作向着现代化方向过渡，对其进行精确的分类与编码。

（三）信息化管理理念

在当前的大环境下，计算机与网络在各个领域当中得到广泛适应，将其应用到文书档案管理工作当中，对文书档案管理工作的开展提出了更高的要求。为满足当前时代发展的需求，应有针对性的进行改进完善，采取信息化管理理念。将文书档案管理工作与现代信息化技术相互结合，就是所谓的文书档案管理信息化管理理念，实现文书档案管理的现代化进程，对文书档案管理工作流程进行完善，提高工作人员综合素养，将网络资源与实物资源有机相互结合，提高文书档案管理工作水平与效率。

二、信息化背景下文书档案管理的策略

（一）建立信息化管理平台

为保证文书档案管理工作向着现代化方向发展，实现档案管理信息化，应建立档案信息平台为各项工作的顺利开展提供保障。随着信息技术的飞速发展，传统档案管理模式以及人工管理方法逐渐被淘汰，将信息数据库的强大编辑功能凸显出来，提高档案管理质量与效率，降低文书档案管理工作人员的工作强度，提高档案管理水平与效率，建立科学的信息化管理平台，加速档案管理工作的创新。针对文书档案的工作性质，建立文书档案加工系统，将其作为发展目标处理文书档案中的资料，减少人工的投入，使文书档案管理工作向着自动化发展过度。

（二）树立信息化管理理念

文书档案管理的信息化进程，需要借助现代化的管理理念作为指导。开展文书档案管理工作的过程中，充分利用信息技术，为后期各项工作的开展提供便利。因此，相关工作人员应明确档案管理工作现代化的意义，改变传统管理思想，不断加强创新意识，树立现代化的档案管理理念，逐渐形成信息管理理念。另外，开展文书档案信息化管理工作时，还应有计划、有步骤的进行开展，加强人力、资金、基础设施等方面的建设，借助信息技术与技术，合理应用到文书档案管理的各个流程当中，减少人力的手工操作，對各项资料进行搜集与分类，实现数字化与信息化的档案管理模式。

（三）建设高素质档案队伍

文书档案管理水平，从某种程度来看，能够衡量一个单位的档案管理水平，提高文书档案管理水平，需构建一支专业的档案管理队伍。在信息化背景下，文书档案管理向着数字化、规范化、信息化方向发展，档案管理人员在开展这项工作时应采取科学的方式，提高自身信息化意识，熟练掌握计算机应用功能。第一，构建科学的档案规划队伍，在开展文书档案管理工作时，保证档案管理的合理性与科学性，将专业人才的优势充分发挥出来，熟练掌握计算机信息技术，满足文书档案管理的需求。第二，加强档案管理队伍的培训，要求每位档案管理人员具备过硬的基础能力，树立信息化管理思想，实现文书档案向着信息化方向过渡。

三、结语

总而言之，随着社会经济的飞速发展，文书档案管理方式被创新，同时带来许多挑战，在信息化时代下提高文书档案管理工作质量，是今后发展的必然趋势。受传统管理模式的影响，文书档案管理模式难以满足当前发展的需求。因此，在文书档案管理工作中融入科学信息技术，提高信息化文书档案管理的质量，满足文书档案信息化管理的持续发展。

参考文献：

[1].档案管理工作的现实困境与创新模式研究[A].马丽荣.“决策论坛——创新思维与领导决策学术研讨会”论文集（上）[C].2017

[2].浅谈新时期如何推进企业基层档案管理工作[A].刘伟.“决策论坛——企业精细化管理与决策研究学术研讨会”论文集（上、下）[C].2015

[3].浅析档案信息化管理中的安全问题与防范对策[A].杨丹梅.“决策论坛——经营管理决策的应用与分析学术研讨会”论文集（下）[C].2016

作者简介：王贝（1989.11.09）女，民族：汉，籍贯：湖南省祁东县，职务：办公室副主任，职称：政工师初级，学历：大学本科，研究方向：档案管理，单位：湖南省衡阳市耒阳市人力资源和社会保障局。