浅谈档案信息化建设存在的问题及应对措施

2019-11-13仇子越

报刊精萃 2019年2期

仇子越

南京市公安局玄武分局，江苏南京 210000

1 档案信息化建设的概念及现状

档案信息化建设是指利用信息技术代替人工制作的传统纸质档案，结合时间发展，档案管理的新形势，新原则，新理论，在互联网环境下，更好地进行档案社会化。信息服务。实施档案信息化建设主要集中在三个方面，一是实现档案信息数字化，二是实现档案网站建设，最后是实现数字档案馆建设。

用现代科学技术代替传统劳动是现代信息社会发展的必然趋势。根据中国档案馆管理部门的要求，对档案信息资源的信息化建设进行数字化管理。现阶段，许多单位已开始实施档案信息化建设。例如，建立一个档案信息网站，只要能利用互联网查询档案信息，就可以使人们的工作更快。然而，在档案信息化建设过程中，存在着基础设施不完善、档案管理缺乏全面重视等问题。在实现档案信息建设的过程中，档案管理部门应针对实际问题寻求解决办法。

2 档案信息化建设的重要性

2.1 使档案管理效率提高

传统档案管理人员用手工进行资料收集、编辑、管理，然后提供给单位使用，员工工作量大、工作效率低下、费时费力。在实行信息化后，自动化、网络化的档案管理只需录入一次便可多次使用，还能通过网络可以实现信息共享。不仅如此，利用计算机还能进行信息统计，制作报表，使档案管理人员的工作效率更高。

2.2 使信息检索查询更方便

传统的信息检索方式是由档案管理人员从纸质档案中找出所需要的信息，信息检索流程过于复杂。档案信息化建设后，档案管理人员可以在数据库中快速查询档案信息。不仅如此，还可以利用数据库进行模糊查询、分类查询，能从众多的信息中找到有关联的信息，这极大的方便了档案管理人员的工作。

2.3 提供更优质的服务

档案管理的信息化建设使档案管理人员在在个人计算机进行资料查询，为信息数据的二次利用和科研活动提供基础。档案管理部门的作用和职能已经不再局限于进行档案管理，而是成为了一个更加重要的信息中心。

3 档案信息化建设中的问题分析

3.1 档案信息化管理观念落后

目前我国一些管理人员认为档案管理的作用不大，缺乏实用性，于是造成了档案管理事业在先天上的不足，建设经费投入不多，档案信息化建设也仅仅是处于起步阶段。同时，这也导致了档案管理人员的工作意识不强，工作态度不积极，最终导致了档案信息化建设的不完善，无法实现档案信息化的服务职能。

3.2 档案信息化建设基础设施不完善

实现档案信息化建设要满足一定的硬件条件，包括计算机、区域网络、数据库、服务器等设备，档案信息化管理工作需要完善的基础设施的支持，但是这些基础设施需要大量的资金投入，目前很多单位对于档案信息化建设的硬件设施不全或是规格不同，信息共享和信息服务质量不高。

3.2 档案管理人员素质有待提高

文件信息管理需要文件管理人员有更高的信息技术能力,不仅需要文件管理人员专业档案管理知识,还需要掌握电脑。首先,作为现代管理方法,档案信息管理专业技术有更高的要求。然而,大多数文件管理人员在中国并没有达到这个要求。许多文件管理部门缺乏员工的质量和较低的专业。许多文件管理工作停留在传统的工作方式,还有现代办公室了解和接触太少。其次,有数据库建设和管理人员和程序员越来越少,这使得档案信息化建设水平仍然较低。此外,文件管理工作是一种信息的不断更新,不断发展。在技术层面上,由于中国档案信息的管理,它依赖于国外技术,也妨碍了档案信息化建设的步伐。

3.4 档案信息建设的安全存在隐患

虽然档案信息处理的好处有很多,也有许多安全风险。首先,档案信息化建设应处理原始文件。一些珍贵的文件保存了很长一段时间。如果处理不当,很容易损坏文件。其次,有很多处印刷错误,错过了早期的打印文件,所以文件档案当执行电子扫描。第三,档案信息化建设是基于互联网。一旦发生网络故障,如果不及时备份,文件会丢失。最后,因为文件管理人员的网络安全意识不高,这是很容易被黑客攻击窃取商业秘密和信息系统。

4 推动档案信息化建设的对策

4.1 加快完善档案信息化基础设施

要实现档案信息化，管理者要在思想上重视它，加大对基础设施建设的资金投入。要配备成套的计算机设施，并安装专业的软件和与档案信息化管理相关的扫描、打印等设备。只有完善软硬件设施，才能为档案信息化建设提供良好的基础保障。

4.2 提高档案管理人员专业素养

新时代下档案管理人员应具备良好的素养，管理者可以定期对档案管理人员进行培训，增强档案管理人员服务意识与责任意识。目前档案管理专业人员较少，甚至是通过简单培训就上岗工作，对网络技术了解较少，管理者可以招聘专业的程序设计人员或数据库管理人员，但是最好的解决方案是，企业应培养综合型档案管理人员，使之具备专业素质。