数字时代档案整理的转型升级

杨曦

摘 要：21世纪是一个数字时代，信息技术已经渗透到社会各个领域，档案整理工作也应该与时俱进，积极应用新型的技术来加强档案整理工作，实现转型升级。本文主要分析数字时代背景下档案整理工作的转型升级，意在起到一定的参考作用。

关键词：数字时代;档案整理;转型升级

在人类社会发展进程中，档案起到了至关重要的作用，可以记载人类社会发展的历程，为做出更好的决策提供参考。在档案管理工作中，档案整理工作是不可或缺的重要环节，档案整理质量直接对档案管理工作的效率产生不容小觑的重要影响。要想提高档案管理效率，必须提升档案整理质量。21世纪是一个数字时代，信息技术已经渗透到社会各个领域，档案整理工作也应该与时俱进，积极应用新型的技术来加强档案整理工作，实现转型升级。本文主要分析数字时代背景下档案整理工作的转型升级，意在起到一定的参考作用。

1 数字时代档案整理存在的问题

目前，我们已经进入了一个全新的时代，档案整理工作应该与时俱进，但是从目前来看，档案整理工作还存在一些不容忽视的问题，具体体现在以下几点。

1.1 对档案整理工作缺少全面认识

如今还有一些工作部门没有全面认识档案整理工作的重要价值，认为档案整理工作只是将档案收集在一起就可以了，对其没有投入应有的人力和财力，这导致档案整理工作只是停留于表层，没有落实到实处。这方面问题具体体现为档案整理工作的专业人员比较缺少。已有的在职人员也没有充分意识到档案整理工作的技术、技巧和重要价值，对档案管理工作不够重视。不少工作人员认为要想在档案整理工作方面做出业绩是比较困难的。所以他们没有投入更多的精力在提升档案整理工作质量上面。

1.2 档案整理方法不够科学合理

从目前来看，一些工作部门的档案整理工作的方法、方式还是比较传统的，他们用手工方式将档案收集在一起，然后按照时间或者内容的方式将档案进行分类。这种传统的整理方法花费的时间较多，效率有待进一步提高。工作人员没有使用数字化、科学化的方法整理档案，这样不利于发挥档案在工作中的真正价值。

根据上文分析可以看出，一些工作部门的档案整理工作确实存在一些不容忽视的问题。工作人员要正视这些问题的存在，意识到21世纪是一个数字化时代，要在档案整理工作中注入新型技术的应用，实现档案整理工作的优化升级。

2 数字时代档案整理的转型升级

数字时代背景下，档案整理工作要想实现优化升级，可以从以下几点入手：

2.1 应用元数据档案整理技术

随着时代的不断发展，信息技术已经渗透到社会各个领域，档案整理工作也要与时俱进，积极运用数字技术，在这种情况下，电子档案应运而生，随之而来的还有元数据档案整理技术，这种技术的出现直接打破了传统落后的手工档案整理方式，可以大大提升档案整理工作的质量与方式。这种整理技术是通过计算机的操作，将电子文件转变为电子档案，并进行归类，方便快捷。人们可以通过元数据文件查阅自己所需要的档案信息。单位档案管理部门应该积极应用这种新型的整理技术，提升档案整理的工作效率。

2.2 应用非元数据档案整理技术

非元数据档案整理技术是与元数据档案整理技术一同出现的。我们都知道，档案整理工作是一个系统工程，涉及到很多方面。由于元数据档案整理技术还没有在我国得到全面推广，所以在这种情况下，非元数据档案整理技术有了用武之地，这是一种具有综合性的档案整理数据。可以对整体的和独立的档案数据进行有效的整理，不必高度依赖信息技术，对档案的要求也比较低，比较符合我国当前档案整理工作的整体形势。

2.3 应用档案虚拟整理技术

在數字化背景下，还有一种新型的档案整理技术即档案虚拟整理技术。这种技术主要是用来整理与历史相联系的档案文件。档案虚拟整理技术在对档案之间的历史联系进行揭示和记录时，使用的是一整套符号以及其蕴含的语法逻辑，能够将档案之间存在历史联系的反映出来，并进行记录。简言之，档案虚拟整理技术通过多维整理的方式对存在历史联系间的档案进行整理记录。这样不会对档案实体的排序造成负面影响，让人们可以得到完整的档案。

2.4 进一步完善的档案整理工作规程

在数字化背景下，档案整理工作的重要性越来越明显，工作部门必须对这项工作予以应有的高度重视，要不断完善工作规程，进一步规范档案整理工作的相关步骤，还要对各种新型的档案整理技术进行研究，并予以积极应用。工作规程的制定完善，旨在对档案整理工作予以规范，使工作人员在工作时有据可依。

2.5 继续加强业务培训

档案整理工作的顺利完成，离不开高素质的工作人员队伍。工作部门要继续加强专业的教育培训工作，让工作人员积极参与这些培训，邀请专家为工作人员介绍各种新型的档案整理技术。比如元数据档案整理技术、非元数据档案整理技术等，关键是要不断提升工作人员的专业素养和业务技能，使他们更好地利用新型技术来整理档案。同时，工作部门还要对员工接受教育培训的情况进行严格的考核，切实提升工作人员的工作技能。

总而言之，我们已经迈入了一个全新的时代，在这个时代背景下，档案的重要性更加明显，档案整理工作是档案管理工作不可或缺的重要环节。在数字化背景下，工作部门应积极应用新型技术来整理档案，制定高效的工作流程，不断完善工作机制让工作人员在工作时有据可依。还要对工作人员进行业务培训，不断提升他们的业务技能，适应数字时代的发展，主动应用新型技术整理档案，从根本上提升档案整理工作效率。

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