信息化建设对内部控制的影响

陈聪

摘要：本文从餐饮企业当前存在的内控管理问题出发，从环境、活动、交流、监督、风险五个角度研究信息化建设对企业内部控制的影响，并给出企业内部控制的信息化优化策略，希望能为餐饮从业者提供一定的借鉴和参考。

关键词：信息化建设;内部控制;餐饮企业

一、餐饮企业的管理特点及其存在的内控问题

餐饮行业属于劳动密集型产业，存在频繁的资金交易行为，并且大量的操作流程都是以手工方式实现，操作信息管理相对复杂，且出错频率较高，极大地增加了企业的内控管理难度。加上大多数客户信息无法长久保留，更缺乏全面的数据整合分析，无法为企业的经营管理提供有效的指导信息，企业管理者也就不能有针对性地制订市场营销方案和内控改善措施，限制了企业的发展空间。传统的餐饮企业的内部控制主要从经理人员管理和运营过程管理两个方向出发。通过对经理人员加强管理实现组织结构控制，但其缺陷在于经理人的管理权限过大，如果用人不当或者经理人管理经验不足，直接影响到企业内部的运营效率;运营过程控制则是对企业日常的采购、加工、生产等各个流程实施内部控制管理，其问题在于对财务、部门协作等方面缺乏管理控制，控制范围不全面，并且在进行内控管理时，内控的手段比较单一，内控规范标准不严密，内控的反馈也不及时，使企业内控效率低下，管理风险较大。

二、企业信息化对内部控制的影响

（一）信息化对内控环境的影响

内控环境是指影响企业内控系统运行的多种外界因素的总称，主要包括内控组织结构、内控观念以及相关内控制度。实施信息化建设后，内控的组织结构会更加扁平化，上下级交流的会更加通畅并且迅速，内控的层次减少，效率提高。信息化为企业的财务管理提供了更多技术管理手段，在应用新技术的同时，企业的内控方式和员工的内控观念也随之发生改变，对企业的管理者来说是一个较大的考验。因为要求他们充分发挥示范引导作用，帮助企业员工树立正确的内控观念，快速掌握技术方法，形成新的内控管理模式。在制度层面，企业的内控制度就要有针对性地结合新的控制内容和控制流程加以调整和改进，对一些新出现的内控环节要深入分析其运行特点后制定相关内控条例，保障内控制度体系的完整性和有效性。而且信息化建设除了在前期引入投入较多外，后期会为企业节省大量的成本费用，使企业资金流相对充裕，能将管理重点转向如人力资源等方面的开发和优化。

（二）信息化对内控活动的影响

控制活动指的是企业进行内部控制采取的一系列措施及程序，在信息化建设背景下，企业财务管理目标发生了变化，其内控目标必然也要做出相应的改变，物质资本消耗在逐渐下降，知识资本费用在逐渐上升，因此内控活动及其目标也会更多围绕人力资源等方面展开。并且在控制活动中，各种信息技术的使用也使财务控制的手段更加灵活、多样，活动前期的风险预防、中期的检查纠正、后期的评价反馈功能都得到了明显增强，内控活动力度有了显著提升。

（三）信息化对内控交流的影响

信息化建设下财务与业务的一体化使会计人员从事后的静态核算处理逐步转变为事中的动态核算管理，他们可以实时获取财务信息，及时发现财务异常情况，并采取有效措施进行调整纠偏。调整的过程是与业务行为同步进行的，措施滞后的风险性更小，并且这种纠偏控制是在掌握企业的信息流和物流的情况下与企业的生产、制造、销售人员共同完成的，内控措施更具全局性，内控管理更高效。

（四）信息化对内控监督的影响

实施信息化建设后，内控监督的内容也发生改变。如企业的流程控制是由人工和计算机程序共同完成，在人工方面要减少违规操作，必须对人工输入及数据查询等相关权限加强监督控制;程序方面要对计算机程序的运行结果定期核实，确保系统运行无误，及时查处系统漏洞。相关数据更改要做详细记录，并就更改原因及时复核，保障系统数据真实、可靠。

（五）信息化对内控风险的影响

信息技术的使用在一定程度上扩大了企业财务管理的范畴，财务人员除了要完成基本的会计核算等工作外，还需完成集成环境下的许多管理功能，如网上支付，催账信息的处理，财务信息的查询和分析等。而这种环境下企业面临的风险也会相应加大，网上信息数据作假、人员不按规定操作系统都有可能加大财务人员的管理负担。因此，提升财务人员的风险识别水平，提高其信息处理能力，从而有效减少舞弊及操作失误现象就显得尤为重要。

三、企业内部控制的信息化优化策略

（一）加强供应链管理系统的信息化建设

餐饮行业最重要的就是食品安全管理，对食品源头进行综合管理的供应链管理系统发挥着巨大作用。尤其是在餐饮行业逐步实现从生产到源头的一体化发展，供应链系统管理的功能作用也就更为突出。当前许多餐饮企业在供应链系统中引入了类似ERP操作管理系统，规范了管理流程，强化了系统的数据分析功能。以采购环节为例，以往的供应商的选择都是通过人员手工记录整理其产品品质，以及通过供应数量及价格等相关信息进行筛选，选择的主觀性较强，也容易出现一些不法人员的贪污受贿现象。而通过信息化后的供应链管理系统可将所有信息录入系统内，操作员利用先进的数据信息处理工具对数据进行整合分析。结合分析结果对各供应商进行综合评分，并以此为依据考评筛选供应商，使整个管理更加科学、高效，结果也更为客观、合理。

（二）基于信息系统建立标准化内控体系

标准化内控体系包括制定严格的信息内控制度，构建权责清晰的信息化管理体系、精细化流程管理以及智能化、透明化的结算管理体系等多方面内容。通过规范操作行为能够有效地规避企业内部舞弊、不法谋利的现象，提高管理成效，提升管理效益。构建权责清晰的管理体系是为了强化监管机制，解决经理人权限过大的问题，通过明确各岗位管理职责，规范管理流程，促进运营系统的有序稳定。如某食堂实现了食材出入库全自动化，入库时通过智能秤称量并自动更新后台信息数据，不在订购计划內或数量超出订购计划的食材限制入库，出库流程也同样如此，进出库过程由专人负责监管并做好详细记录，并与系统数据进行比对，一旦发现异常，责任追究到岗到人，能形成有效的信息反馈机制，避免虚假入库或私自出库现象，全面把控进出库管理流程。而在前台运营环节，改变传统的落座---点餐---结账模式，通过信息系统实现电子选餐，后台厨房自动接收，减少信息传递错误，提高传菜速度。引入智盘自主刷卡结算系统，只要将价位不同的事物放置到射频式餐盘中，系统就可直接计算出菜价，并在表盘显示总价和明细，顾客只需刷卡结付即可。电子票据由系统自动生成并将统计结果传递给财务信息系统，财务人员根据信息内容进行财务核算，减少了中间环节，不仅能降低管理费用，保障收款的准确、高效，还能有效地降低收银人员舞弊的风险。同时，利用先进的信息技术软件改变内控模式，从经营层面来说，改变了单一的订餐模式。通过建立CRM系统，对一些特定的客户进行详细记录，内容包括消费特点、用餐习惯等，在形成一定的数据积累后，利用数据挖掘等技术手段对数据进行整合分析，深入了解客户信息，从而制定更为精准的营销策略。该餐厅还借鉴了O2O平台引入大数据分析技术，利用信息化的订餐软件低成本、多渠道的开展外卖及宣传活动，将重点放在在线支付功能改进上，逐步完善了餐厅的付款支付流程，丰富了财务数据库，并且将各时段、各季节、各人群的消费信息自动整合，推出符合消费者用餐偏好的餐品，极大地提升了餐厅的经营效益。

四、结束语

总之，信息化对餐饮企业长久的生存发展至关重要，各企业一定要引起重视，加快建设脚步，全面提升企业的信息化内控管理水平。

参考文献：

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[2]陈凤书.信息化环境下的企业内部控制探讨[J].时代金融，2016 （23）：114-115.

[3]陈磊.餐饮企业信息化建设对内部控制的影响分析[J].科技创新导报，2016，13 （28）：101-102.