高校政府采购内部控制机制有效构建

庞广荣 刘申忠

摘 要：当前，国家对高校的建设与支持力度越来越大，投入的教育经费越来越多，表现在物资采购活动上，采购的年资金少则几千万，多则上亿元，品种也越来越复杂。当前，高校政府采购呈现出标的复杂、环节多的特点。为此，需要构建完善有效的政府采购内部控制机制，对在采购环节中出现的问题做到科学管理和严格把控。

关键词：高校政府采购;内部控制机制;构建

中图分类号：G647        文献标志码：A      文章编号：1673-291X（2019）24-0124-02

高校是由政府财政资金全额拨款的行政事业单位，其物资采购，均需纳入政府采购管理范围，受政府采购相关法律法规的约束，适用于政府采购相关法律法规。如何在高校政府采购内部构建完善的采购控制机制，规范采购行为，防范采购风险，是高校政府采购需要重点研究和解决的问题。

一、高校政府采购内部控制的特点

《行政事业单位内部控制规范（试行）》对内部控制的定义是：“为实现控制目标，通过制定制度、实施措施以及执行程序，对经济活动的风险加以防范和管控。”高校政府采購内部控制不同于企业单位，有其自身的特点。

1.内部控制的复杂性。高校的机构设置复杂，情况多样，既有二级教学单位也有校（院）长办公室、财务处、纪检审计部门、教务处、资产管理处等职能管理部门。各部门在业务上有联系，一个采购项目往往会牵涉及多个部门，如一个实训室项目可能就会涉及到使用部门、教务处、采购办、财务处等多个部门来共同完成采购流程。

2.内部控制的广泛性。高校常规采购项目多，范围广，涉及到方方面面，例如基建、预算、采购、资产管理等这些都要纳入高校的内部控制中。此外，高校的内部控制还包含了高校组织机构的设置、部门人员的安排、重大事项决策机制、内控队伍的建设、监督机制的建设等很多方面。

3.内部控制的合法性。高校物资采购需在法律法规的基础上按规采购，合法采购，不能有超越法律法规的现象，更不能违规、违法采购。在采购预算、采购方式、采购文件制定和公告，项目评审、中标公示、合同签订、项目履约与验收都要按法律的规定执行，做好相关的内部控制。

二、高校政府采购内部控制主要存在的问题

1.采购申报存在的主要问题。采购申请把关不严，采购无预算或预算编制不合理，无采购计划或采购计划随意确定;故意把项目拆分成多个单项目，自行购买，规避政府采购。

2.采购实施过程中存在的主要问题。项目采购过程中流程不公开，采购方式按主观意识随意确定;采购招标文件编制不合规范，存在倾向性的商务技术条款，甚至是违背法律法规的规定;提前泄露采购内容。

3.评审专家存在的主要问题。未按流程抽取专家，或者抽取专家过早，或者抽取之后未按保密原则保密，导致泄露评标专家信息。在项目评审时，有法定回避义务的评审专家，不进行回避。

4.合同签订存在的主要问题。使用部门在与中标人签订合同时可能会有不按照招标文件和中标人的响应文件来签订合同的现象，采购合同有重大瑕疵或欺诈。

5.项目履约验收存在的主要问题。未按招标文件、响应文件和合同进行履约，提供的物资（服务）以次充好，降低标准或服务水平。验收走走过场，随便查验，应付了事。

三、高校政府采购内部控制的机制构建

高校政府采购内部控制存在的以上种种问题，需要高校加强采购流程环节中的管理。构建高校政府采购内部控制机制就是要贯彻“采购依法规、运行有机制、过程有监管、措施有保障”的原则，制定采购管理的内部控制制度，在实际采购操作中完善内部控制机制。

完整的高校政府采购流程一般包括以下七个环节，需要高校对每个环节实行内部控制，有效防范风险（见下页图）。

1.建立科学合理的采购计划（需求）、采购预算机制。首先，在项目立项时，强化采购项目的论证、质询，组织专家对项目的可行性进行论证，对采购标的进行市场调研，科学、合理地制定采购需求、确定采购预算，对一些重大复杂项目还要组织专家论证。其次，加强项目预算的监督，规范项目采购申报审批程序。最后，财务处和采购办需要严格执行政府采购预算制度，坚决做到无预算不采购。

2.规范采购实施程序，科学组织采购活动，形成合法合规的采购机制。首先，规范采购程序，杜绝规避政府采购的违法违规行为。对于属于政府采购范围的项目，一定要做到“应采尽采、应招尽招、阳光采购”，按政府采购要求和流程合法合规此采购。对于应当采用公开招标方式采购的全部实行公开招标，绝不允许出现应公开而未公开现象，绝不允许出现规避政府集中采购等违规行为。其次，合理确定采购方式。政府采购的方式以公开招标为主。除此之外，还主要有邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价、竞争性磋商等方式。每种采购方式都有其适用范围，在采购内控管理中，要严格控制达到公开招标限额标准的应为公开招标，尤其需要注意的是未达到公开招标限额标准的要科学合理规范地选择采购方式，不能随意确定采购方式。对单一来源采购等特殊方式的采购严格把控，必须符合采购法规定，经报批论证后，才能实施相应采购。最后，建立采购文件的会审、会签机制。通常，政府集中采购机构、采购代理机构或采购办会根据政府采购法律法规、使用部门的货物服务技术参数和使用需求来编制采购文件。采购文件初稿形成后，采购部门应组织相关部门对采购文件进行会审会签，特别重大复杂的项目还要邀请行业专家来会审，以期保证采购文件的完整性、合法性、合理性、充分性。

3.依法建立政府采购信息公开和信息保密机制。在采购过程中，不但要按照法律法规的要求进行信息公开，而且还要依法对信息保密。信息公开是指涉及到采购的相关信息如招标公告、中标公示等信息要在法定的媒体和渠道发布;信息保密是指供应商报名信息、专家信息、评标信息等信息需要按规保密。

4.形成健全的开标评审机制。开标评审过程中应严格按照“政府采购法”及其相关法律法规的规定进行全程录音录像，录音录像应清晰可辨，影像资料作为采购文件一并存档。评审专家在评审的项目有需要回避的情况，应回避评审。评审过程中，采购人或代理机构和评审专家依法履行评审职责，公正、公平、科学评审。

5.加强履约验收管理，完善项目的验收机制。加强履约验收管理，完善项目的验收机制，需要注意把控好以下三个环节：一是合同履行验收，由使用部门、纪委审计处、财务处、资产管理处及相关专家等组成验收小组验收，当然采购人也可以邀请参加本项目招标的其他响应商或者具有资质的第三方机构参与验收;二是货物（或服务）质量关，为了防止供应商偷工减料、以次充好、降低服务质量，要根据招标文件和中标人的响应文件严格验收，决不能纸上验收，走马观花，使项目验收流于形式;三是证明、证书关，货物设备需要出厂证明、合格证、进销记录等合法来源证明，软件的需要检验知识产权证书等材料，防止假冒伪劣和“水货”。

6.完善财务内部控制的监管机制。建立健全完整的财会报销管理制度，加强对政府采购的内控管理，把好项目采购内控管理的最后一道关。财务部门要根据相关法律法规和学校的财务管理制度，制定报销管理制度，完善收付款流程，严格根据采购预算、采购合同、履约验收材料等相关凭证材料，审核无误后按照财务管理规定收付款。财务部门在审核材料时，发现手续不完善，缺少材料，有异常情况的，应当不予办理付款，以免出现资金损失。

高校政府采购的内控机制建设是一项长期、艰巨又复杂的任务，风险点存在于政府采购过程中各个环节之中，需要在严格遵守法律法规的基础上，根据高校自身的特点，建立规范的内控管理制度。依据“采购依法规、运行有机制、过程有监管、措施有保障”的原则，从制度层面构建相应的内控管理机制，从实践层面完善内控管理机制。

参考文献：

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