大数据背景下高校档案管理信息化建设思考

摘 要：高校档案的信息化管理伴随着互联网、云计算技术、大数据信息管理系统的逐渐成熟而更加完善。传统的高校档案管理信息方式主要以纸质档案存储为主，信息管理效率低下、信息安全程度不高、极易出现档案混乱，分档不明确等现象。大数据时代的到来，人民的日常生活都受信息化技术和大数据所影响，在潜移默化中改变人们的学习和生活习惯，使得高校的档案信息的保存、管理及使用工作能够更加高效地进行。

关键词：大数据;高校档案管理;信息化建设;思考

伴随着数据时代的到来，我国政府也陆续出台了相关的扶持政策，致力于对信息管理技术的研究，实现信息数据收集高效率化、信息采集方式多样化、扩大信息数据库容量、提高信息安全程度等建设目标。本文将阐述在大背景数据下我国高校档案管理信息化建设的内涵与现状，并对高校档案管理信息化建设过程中的方式方法进行思考。

一、高校档案管理信息化建设的内涵和现状

1.高校档案管理信息化建设的内涵

我国经济的飞速发展推动着科学技术的不断进步，二十一世纪是互联网信息时代，是大数据时代。目前，有关网络大数据的研究正逐渐受到人民大众的广泛关注，在信息技术研究领域，学术专家一致认为大数据的信息处理技术具有信息数据容量庞大，信息数据收集与生成的速度极快，信息收集方式多样，生成数据含有巨大价值这四项特点。在大数据时代，有关信息的统计、保存与整理是信息技术的研究核心，如何提高信息收集效率，完善信息的管理方式、增强信息档案的安全程度，是当前信息化建设环节中的建设重心。在高校档案管理信息化建设过程中，实现无纸化的信息储存，不仅能大大提高信息档案管理人员的工作效率，还一定程度上为减少纸质污染做出贡献，将高校档案管理的价值提升到一个新的高度。信息化是高校档案管理信息化建设的关键环节，最为主要的是实现档案数据信息的数字化管理，从而实现信息资源之间数据共享，促进各大高校之间的信息交流与合作。

2.高校档案管理信息化建设的现状

为了加快我国高校档案管理信息化建设进程，政府也陆续出台了许多相关政策，虽然一大部分高校都积极的配合工作，但仍出现了许多问题与缺陷，大致分为思想观念、基础建设、管理方式三个方面。一部分高校始终坚持将培养知识型人才作为教育目标，加之学校办学经费紧张，从而疏忽了对学校的档案管理信息化建设的投入，甚至有一部分的高校领导对档案信息管理视而不见，任由相关操作人员擅自管理。再加上相关工作人员缺少外出培训的机会，不能与时俱进，无法很好的进行档案管理信息化建设 ，最终导致档案信息管理工作的工作效率大幅度降低，不仅如此，重复机械化的工作还会使得工作人员的积极性大打折扣，产生厌烦等消极情绪。由于学校高层对档案信息管理工作的不重视，经费的缺乏，专业设备的不足都会严重影响档案信息的收集管理效率，另外与信息化相关的软、硬件都需要频繁的更新和升级，资金的极大需求量无疑会加大学校的经济负担。高校的管理方式落后，档案信息的管理是将档案信息进行不断反复的收集管理，是一套极其枯燥的机械化工作流程，绝大多数的高校仍采取人工保存数据的工作方式，即便是拥有了计算机信息管理技术，仍不能完全满足管理工作的需求。

二、大数据背景下高校档案管理信息化建设

1.采用先进的信息化技术

要想加快我国高校档案管理信息化建设进程，需要采取更为先进的信息化技术手段。目前为止，云计算技术是我国最为先进的主流信息化技术，它不仅仅能够从数据中提取人们所需的信息，还能够通过对数据端口的反应进行大数据分析。云计算技术主要包括四大优点：第一，云计算技术的成分投入低，技术操作主要依赖于互联网，通过一部手机或者电脑就可以获知你想得到的数据信息。第二，云计算技术的虚拟化程度高，可以模拟不同计算机的运行模式，对数据信息进行比对。第三，云计算技术的操作灵活性强，技术操作人员可以根据自身需要制定适合自己服务方案，实现信息服务的个性化。第四，云计算技术的储存能力较强，在用户持有相同信息设备的基础上，云计算技术的存储容量远远多于传统储存设施。

在大数据信息时代，先进的信息技术不光有云计算技术，还有数据挖掘技术和电子标签技术。在高校信息管理的过程中，如何能在最短的时间内获取最有价值的信息，这时就需要运用数据挖掘技术。在高校举办活动统计人数时，可以通过数据挖掘技术对所参加的师生进行分类统计，甚至可以对参加人员知识程度高低、兴趣爱好、性格特点进行分析归纳，将活动所需的信息数据进行挖掘提取，最终将提取出的数据信息保存到云数据库当中进行保管。这样一来档案信息保管人员和活動举办人员，就可以根据师生的兴趣爱好提供个性化服务。不仅如此，数据挖掘技术还可以应用于各大门户网站，当用户将自己的兴趣爱好、个人需求上传至客户端时，网站系统利用数据挖掘技术将客户所上传的信息数据进行分析、汇总，最终保存到数据库之中，作为对用户进行个性化服务的信息依据。

所谓电子标签就是所含档案信息数据的电子芯片，可以在一定范围内实现信息数据的自动化管理。另外，电子标签的使用不仅仅可以很大程度上提升档案管理人员查询、录入信息的速度，提高工作效率，还可以成为用户特有的识别标记，更好对相关档案进行应用、统计等工作。

2.创建完善的信息管理系统

创建一个完善信息管理系统，不仅仅只包括单个高校，只有建成一个庞大的全国性数据库，才能实现所有高校信息共享的效果。相关部门的研发人员要注重用户的个性化体验，高校的老师学生要拥有属于自己私人账号，并且师生之间要具备不同的权限设置。与此同时，高校相关部门要加强信息技术人员的培养，提升档案人员计算机操作技术并激发档案信息管理人员的工作积极性与主观能动性，有针对性的培养人才，引进人才，完善用人机制。不仅如此，相关的信息技术部门还要加强与其他部门的沟通交流，培养高校人员的档案管理信息化意识，使得高校档案信息管理化逐渐受到人们的重视。信息档案管理部门要和其他部门形成互帮互助的合作关系，当高校在教师考评或其他工作进行信息录入时，该部门可以运用计算机对相关的数据信息进行迅速而有效的更新上传，提高档案管理信息在高校工作的重要程度。

3.强化网络安全管理

大数据时代为信息的收集与保存提出了更高的要求，最为关键的就是对信息的安全管理程度。伴随着网络黑客和不法分子的频频出现，已经严重威胁到了信息数据的安全，为此，强化网络安全管理，在推进高校档案管理信息化的进程中显得尤为重要。完善对高校档案信息管理的法律法规建设，是提高档案信息管理安全程度根本性要求。利用法律法规制定出统一的信息管理规范与标准，实现法律强制性的档案信息化管理，进而提高档案信息利用率，实现信息管理现代化、科学化。数据挖掘技术可以提取用户的所具有价值的个人信息，一旦盗取流入到不法分子的手中，其后果不堪设想，不仅仅是网站资源的一种流失，更侵犯到了用户的个人隐私，威胁生命财产安全。为此在利用数据挖掘技术的同时，要及时对用户所上传至客户端的信息进行备份记录，当信息数据丢失时，可以调用网络监控，查询数据丢失源头，更有情节严重的话，可以采取报警措施。强化网络安全管理，不仅要利用安全防护软件进行防治，还要提高专业人员的安全防范意识。积极组织有关网络信息安全的座谈会议，促使信息数据管理人员认真学习和听取有关国家网络信息管理安全的规章制度，提高自身的安全意识。最终使我国档案信息管理技术水平上升到一个崭新的高度。

4.加强信息化档案管理队伍建设

档案信息管理部门要对自身的年度工作目标、发展定位进行科学合理化的定位，加强对专业信息管理人员的队伍建设。加强信息化档案管理建设队伍主要分为五大方面：其一，加大对相关信息管理人员的培养力度，不仅仅要提高他们自身的操作技能水平，更要提高自身的职业道德素养，其二，加强信息管理部门与其它部门的联动性，促进合作，推进档案管理信息朝着多元化、开放化、整合化的方向发展。其三，实现档案信心管理人员同社会实践活动相结合，例如参加大学生志愿者活动，不仅可以提升自身的社会责任感和担当感，而且还能将这种积极情绪运用到档案信息管理工作之中。其四，信息管理人员要熟练掌握各种计算机系统的操作方法以及能熟练运用各种不同的计算机软件。其五，积极了解各大高校的前沿发展信息，不仅如此，还要了解并掌握相关的法律法规，能够自主的维护档案信息安全。从而形成一支有纪律、有组织、高效化的信息管理队伍。

三、结束语

高校建设发展的关键是如何对高校档案进行信息化管理。高校档案管理信息化是一项非常庞大的系统工程，在投入大量人力精力的同时，还需要长期稳定的资金链进行支持。信息时代的来临，不仅为高校档案管理信息化建设提供了难得的机遇，还提出了更高难度的挑战，我们在面对这些挑战的同时，要根据自身发展的实际情况和目前所需进行宏观、科学性、合理性的布局，充分运用现代化信息技术手段，为高校的信息管理提供科学性的依据。

参考文献：

[1]王 玉.大数据背景下高校人事档案管理的思考[J].山西档案，2015

[2]胥传瑛.浅谈大数据背景下高校基建档案的信息化管理[J].现代妇女（下旬），2014

[3]呂丽华，于 涛.基于大数据背景下的高校后勤档案信息化管理研究[J].法制博览，2016

作者简介：李雪花（1975-），女，汉族，四川省双流县人，学位：硕士，讲师，研究方向：高校档案管理。