技工院校办公室文秘与档案管理工作关系探究

李爱芹 武伟

摘要：办公室文秘工作和档案管理工作之间存在着许多的联系，特别是当前就很多技工院校并没有配备专门的档案管理人员，而是由办公室文秘来兼职档案管理工作的。因此只有正确把握两者之间的关系，将之进行有效的结合，才能有效的节约人力成本，提升工作效率。基于此本文首先分析了技工院校办公室文秘工作和档案管理工作之间的关系；然后探讨了推动技工院校办公室文秘与档案管理工作发展的策略。以此来供相关人士交流参考。

关键词：技工院校；办公室文秘；档案管理；

引言：

技工院校的文秘工作和档案管理工作之间拥有着不可分割的关系，档案管理为文秘开展工作打下了基础，而文秘工作则是对档案信息的整理归纳，只有两者的完美配合才能保障功罪的效率和质量。特别是有些技工院校由于编制限制或者其他种种原因，没有安排专门人员管理档案，而是由文秘兼职管理，所以更应该发掘两者之间的联系，寻找到推动工作发展的关键节点，提升两项工作的效率和质量。

一、技工院校办公室文秘工作和档案管理工作之间的关系

首先，技工院校的办公室工作的内容较多，包括教学教研、人员分配、学生管理等，是学校汇集、整理、处理各项日常工作的主体部门。而档案管理工作则是对学校各类人员、教学科研以及学校建设等相关信息进行分类归纳，是办公室工作的拓展，两项工作都是为技工院校的各项工作做信息服务的，彼此之间的联系非常紧密。其次，技工院校的秘书工作包括对学校各部分进行协调和服务：对以领导和学校的名义下达的文件通知进行审核盖章发布；对其他办公室传达、下发的文件进行登记管理；对学校组织的各项活动的文案和影像材料进行管理等[1]。因此，技工学院的办公室文秘本身就承担着一定的档案管理工作，办公室日常工作中处理的这些文件也是高校档案的一部分，需要文秘人员来整理归档，最后放置在档案室留档。因此办公室文秘人员必须熟知档案管理工作的流程，能够掌握档案管理的既能，处理学校的相关档案工作，同时，办公室文秘人员的工作质量也直接影响着档案材料的质量。最后，办公室文秘人员要负责技工院校相关决议、文件的起草工作，在学校进行重大活动、或者完善规章制度时也要进行辅助性工作，这些工作都需要查阅大量的档案材料，所以办公室文秘人员是技工院校中使用档案材料最多的。在进行档案管理时，要充分采纳文秘人员的意见，更好地为使用档案的人进行服务，保障档案管理的优质高效，因而，办公室文秘人员也为档案管理的发展做出了重要的贡献[2]。由此可以看出，办公室文秘和档案管理是技工院校同一部门中的两项工作，如果这两项工作之间的联系得不到正视，会导致工作过程中的沟通不畅，那么一方面会使档案的质量和数量的不到保障，另一方面也给文秘人员查阅档案进行工作带来不便，这对技工院校的发展是极为不利的。

二、推动技工院校办公室文秘与档案管理工作发展的策略

（一）增强办公室文秘人员的档案管理意识

当前很多的技工院校由于编制有限或者其他原因，是没有安排专门的档案管理人员的，而是由办公室文秘兼职档案管理；即便是拥有单独的档案管理人员，文秘工作和档案结束的时间也比较多，所以文秘工作人员必须增强自身的档案管理意识在日常工作时要注意对资料的整理留存，对有价值的资料要及时的归纳总结，收归到档案库中，丰富学校的档案资源，以应对未来工作中的需要。同时在进行档案的使用时，也要按照相关规定填写借阅记录、爱护使用、按时归还，以防档案的损毁或者丢失，保护学校档案材料的完整性。

（二）办公室文秘人员要积极提升自我

技工学院的办公室文秘人员大多不是档案管理专业的，因此他们的工作重心和素养也更倾向于日常的文秘工作，因此办公室文秘工作人员要不断地提升自我，以适应工作的多样化需求。特别是在学校这种学习氛围浓厚的环境中工作，一定要把握机会，进行业务能力的提升。要花更多的时间来学习档案管理的相关知识，掌握档案管理工作的具体流程。同时学校可以组织相关的业务培训，让文秘人员有机会接触更多新的技术和管理方法。还可以组织文秘人员到同类院校中进行参观学习，或者由专职档案管理人员进行经验传授，提升业务素质，推动文秘工作和档案管理工作的双重发展。另一方面，随着现代科学技术的发展，各技工学校一直沿用的传统档案管理方式已经落后，因此办公室文秘人员要想掌握档案管理的技能就必须现代化的管理手段[3]。文秘人员需要学习相应的计算机软件和技术，来应对档案管理工作的新需求，技工学校的教务部门也必须加大投入力度，培养和提升文秘人员的工作水准。

（三）建立起有力的学生辅助队伍

技工学校办公室文秘的日常工作就是上传下达，但是学校中班级众多，单靠文秘人员是很难及时完成工作的。因此，办公室文秘人员要充分利用各班级中的班干部，筛选出一批责任心强、乐于为集体服务的优秀代表，来组建一只行动有素的学生辅助队伍，帮助完成日常工作。办公室文秘人员可以定期给学生的代表们召开会议，传授他们一些处理工作的方法，然后通过这只队伍来进行消息的传达和一些基本信息的归纳整理[4]。这样既可以锻炼学生干部的行动能力，又可以快速的将信息传达到位并落实，而且还可以减轻办公室文秘人员的工作压力，使他们有更多的时间和精力投入到文档一体化的工作建设中。

三、结束语

综上所述，经过对技工院校文秘与档案管理工作的联系进行探究，可以发现文秘和档案管理之间既有各自的独立性，又有相互兼容的部分。因此技工院校在处理日常工作的时候一定要正视两者之间的关系，采取行之有效的措施形成有效的该工作体系，来推动文档工作一体化发展，为技工院校的各项工作的落实做好保障。

参考文献：

[1]王靖怡. 高校办公室档案管理工作的优化措施之研究[J]. 办公室业务， 2017（5）：65-66.

[2]阮靓. 高校办公室文秘与档案管理的紧密联系浅析[J]. 办公室业务， 2017（18）：86-86.

[3]李淑伟. 論办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J]. 办公室业务， 2017（20）：110-110.

[4]许珍花. 高校教学秘书兼职档案管理员的问题与对策[J]. 办公室业务， 2017（9）：4-5.