高校财务档案管理中存在的问题和对策探究

摘 要：高校的稳定建设以及发展离不开财务档案管理，财务档案管理是高校内部管理体制中不可或缺的一个环节，直接影响着高校的发展以及综合实力的提升，为了保障自身在激烈的社会竞争中获得更多的优势，为社会培养更多的优秀人才，许多高校开始积极调整自身的发展战略以及发展思路，不断加大对财务档案管理工作的投入以及支持力度，以此来充分的体现这一管理环节的重要作用。结合相关的实践调查不难发现，有一部分高校对财务档案管理工作的认知和理解较为浅显，因此在落实这一工作的过程中出现了诸多的问题。本文结合理论分析和实践研究的要求了解高校财务档案管理问题出现的实际原因，根据问题采取相应的对策，以期为推动高校财务档案管理工作的顺利开展提供一定的借鉴。

关键词：高校财务档案管理;问题和对策

一、引言

高校财务档案管理工作的系统性和实践性比较明显，对管理工作人员提出了一定的要求，通过对高校财务档案管理工作能力的分析以及形式研究可以了解高校的经济业务发展情况，积极搜集与此相关的各类证据以及重要史料。要想实现稳定建设及发展，高校必须要保障财务档案的齐全性、真实性、完整性及准确性，突破传统财务档案管理模式的桎梏以及束缚，保障高校在教育教学管理的过程之中实现自身的可持续发展以及建设，为社会做出相应的贡献，积极承担一定的社会责任。

二、高校财务档案管理

通过对会计档案管理办法分析及研究不难发现，会计档案主要以经济业务以及史料、证搜集和为依据，具体包括财务报告类、会计账户类、会计凭证类以及文件类和其他类的相关数据，大部分的财务档案管理工作主要以会计档案管理为核心，通过这些不同管理数据类型的分析以及研究来实现分门别类的管理，保障管理质量以及管理效率，充分体现财务档案管理的重要作用及优势。在信息化和科技化时代之下，高校档案财务档案管理工作的内容及形式有了一定的变化，其中电算化会计档案管理备受关注，这种管理模式主要以存储介质的改变为主体，目前的高校财务档案管理机制主要包括纸质、磁带以及磁盘。对于电算化分析档案管理来说必须要注重数据库备份以及财务软件的升级，构建完善的系统管理机制，利用各种数据库以及管理软件实现高效管理，保障财务资料以及财务数据的科学性、完整性以及真实性。

三、高校财务档案管理的问题

综合上文的相关论述可以发现，高校财务档案管理工作的难度偏高、专业性较强，对管理工作人员和学校都是一个较大的挑战，有一部分高校自身的综合实力比较有限，对财务档案管理工作的认知能力还有待提升，无法积极抓住这一管理工作的核心要点，实质的管理质量的管理效益不容乐观，出现了许多无法回避的问题。

（一）财务档案管理意识偏差。高校在落实财务档案管理工作的过程之中所采取的工作模式和工作手段比较落后以及传统，出现了意识上的偏差，工作人员没有意识到这一工作的核心价值以及作用，因此没有投入时间和精力调整档案管理策略及方向，直接以传统的财务档案管理手段为依据。学校在财务档案管理工作中的投入支持力度也不足，出现了财务档案管理工作量偏大、管理工作人员编制不足的现象，难以体现高校财务档案管理工作的核心要求。在经济业务不断发展的今天，高校财务管理工作的内容越来越复杂以及多元，其中各个部门之间的协调与配合必不可少，这一点导致档案管理工作以及资料收集工作非常复杂以及繁重，纸质的档案资料出现了不健全的现象，有的工作效率及工作质量不容乐观，导致档案资料直接丢失或者是搜集不全。另外，高校财务部门无法结合会计档案管理工作的实际要求，将相关的资料移交给其他的管理部门，严重影响了高校财务档案管理工作作用的有效发挥。

（二）会计档案鉴定销毁工作质量差。作为高校财务档案管理工作中的重要组成部分，会计档案鉴定销毁工作非常关键，这一工作对时间要求较高。《会计档案管理办法》明确强调，会计档案的保管期限被分为定期以及永久，其中定期的保管期限大部分为3年、5年以及更长的时间，如果超出了这一期限，那么就必须要进行及时的销毁。但是有一部分高校在实际运作的过程之中出现了销毁工作以及鉴定工作滞后的现象，有部分资料保管期限已经超过了原有的要求，但是还没有销回，这一点不仅导致档案管理工作质量持续下降，还直接影响了财务档案管理工作的改革以及创新，加大了管理工作人员的工作难度，实质的管理资源利用率不容乐观。

四、高校财务档案管理工作的对策

为了避免上文中所出现的概率不足，我国高校必须要注重财务档案管理工作内容以及形式的有效创新，关注新时代背景之下财务档案管理工作的核心内容，深入剖析和解读财务档案管理工作中的各个环节，在坚持实事求是工作原则的基础之上进行有效的创新以及改革。

（一）树立正确的财务档案管理意识。高校财务档案管理工作能够为高校的稳定建设以及教学工作的开展提供更多的依据和资金支持，高校领导者必须要意识到这一工作的重要價值及作用，树立正确的财务档案管理意识，深入剖析这一工作的核心要点以及内部组成部分，通过调整管理策略以及管理思路来保障每个基层工作人员都能够对财务档案管理工作有一个全新的认知及理解，进而投入更多的时间和精力，为这一工作的创新以及落实做出自身相应的贡献。高校需要注重各种现代化多媒体工具的有效应用，加大后期的宣传以及教育力度，关注现代化财务档案管理策略的有效创新以及利用，保障工作人员能够在自主实践的过程之中提高个人的工作质量以及工作效率，推进财务的管理工作的进一步改革。

（二）完善会计档案管理。与其他的内部管理工作相比，财务档案管理工作的实践性和综合性比较强，为了避免不同工作环节的遗漏，高校需要构建完善的会计档案管理工作制度，明确会计档案管理制度建设的实质要求，做好会计档案管理工作，严格按照国家的相关法律法规，通过对目前管理工作的现实条件分析来明确归档的范围。归档程序包括期限、归档要求以及整理方法，这些事会计档案保管工作的核心要求，其中财务档案管理最为关键。这一工作必须要做到齐整性以及完整性，符合前期的工作内容以及工作要求，设置专门的管理工作人员来进行有效的管理及监督。另外在借阅财务的档案时必须要及时记录，保障该档案仍然在档案室之中，不能够随意借阅以及丢失。

（三）制定会计档案期满销毁制度。在管理期满之后必须要对会计档案进行及时的销毁以及鉴定，这一点对提高这一工作的质量以及效率意义重大，高校需要制定会计档案期满销毁制度，包括逾期需要销毁时的工作要求以及工作内容，通过共同鉴定的形式来加强各个部门之间的协调以及配合。其中严格审查工作环节必不可少，管理工作人员需要注重对会计档案销毁清册的编制，了解相会资料的使用要求以及具体时间，通过上下级之间的联系以及互动来设置专门的工作人员进行监督，只有这样才能够落实好后期的监管工作，保障高校财务档案管理工作质量及效率的稳定提升，将各类工作成本控制在有效的范围之内。

五、结语

高校财务档案管理工作的创新对高效管理工作人员提出了一定的要求，为了避免各种问题的出现，高校需要注重财务档案管理意识的树立，充分体现这一管理环节的重要价值及作用，构建完善的会计档案管理制度以及会计档案期满销毁制度，保障各项工作的大力落实，实现管理资源的合理配置及利用。

参考文献

[1] 容宁. 财务档案管理中存在的问题和对策探究[J]. 办公室业务， 2012（03）：98-99.

[2] 杜巍， 叶娜， 余雪花. 财务档案管理中存在的问题和对策探究[J]. 中小企业管理与科技， 2015， 000（013）：71-71，72.

作者简介：韦林兵（1988-），女，广西来宾人，助理会计师，研究方向：财务、档案管理，工作单位：广西科技师范学院。