事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决对策

陈妮

摘 要：随着科学技术的进步和现代化信息技术的高速发展，社会信息化、电子化和网络化必然导致事业单位档案管理信息化形式的出现。目前，我国事业单位档案管理信息化建设仍在探索阶段，其档案管理方式和手段仍存在诸多问题，如何采取有效措施完成档案管理信息化的建设与完善成为目前事业单位档案管理工作的重要课题和主要目标。

关键词：事业单位;档案管理;信息化建设;策略研究

前 言

大数据时代背景下，事业单位档案管理信息化的建设智有利于促进事业单位档案资源管理实现信息化转变。传统事业单位档案管理建立在人工管理与纸质档案的基础之上，由于其技术的滞后和自身物理属性的影响，对其管理存在诸多不便。而事业单位档案管理信息化的建设能够有效地解决这种档案管理方式所带来的不便性。事业单位只有不断改进、创新管理方式，利用信息化技术进行档案管理，才能更有效地提高其单位档案管理工作的效率。目前而言，如何采取有效措施完成事业单位档案管理信息化的建设，是目前事业单位档案管理信息化建设工作重点要考虑的课题和完成的目标。

一、事业单位档案管理信息化建设的重要性

事业单位档案管理信息化建设是事业单位档案管理模式的创新和改进。加快事业单位档案管理信息化建设有利于提高事业单位档案管理工作效率[1]，提升档案整理的准确性等好处。并且，事业单位档案管理信息化促进了事业单位资料的管理保存朝着更加多元化趋势和发展。具体而言：

（一）提高工作效率。档案管理信息化与传统的档案整理方式相比较，大大的提高了工作效率，降低了相关档案管理人员的工作量。加强信息化建设能够加快档案资料的分类、归纳，进而提高档案管理工作的效率。更为重要的是，信息化技术的应用，能够使我国事业单位档案管理更佳规范化、高效化。

（二）提升档案整理的准确性。在档案管理工作中，档案整理的准确性是最基本的工作要求。对档案管理工作进行信息化建设，可以进一步保证档案资料的准确性。

（三）档案资料保存与处理的多元化。档案管理信息化建设实现了由传统纸质保存模式向现代化存储方式创新与转变[2]。与传统档案保存模式相比，使用信息化、现代化管理技术对档案、进行保存，一方面，有利于相关档案管理人员随时对档案资料做整理、查询等工作，另一方面，现代化技术弥补了传统纸质存储资料易丢失、难找回的缺陷，提高了工作效率的同时保证了档案信息的安全性。

二、事业单位档案管理信息化建设现状及不足

（一）缺乏对档案管理信息化建设的高度重视。目前我国大部分事业单位正致力于档案信息化、数字化的改进与创新，但很多事业单位由于缺乏对档案管理信息化建设的正确认识和高度重视，仍存在对单位档案管理信息化建设关注度不够的问题。尤其在部分事业单位中，部分工作人员对档案信息化建设的认识深度较浅，导致其事业单位无法实现管理模式的改进与创新，其信息化、数字化进程是中难以推进。

（二）缺少对档案管理信息化建设的物质支持。由于大部分事业单位对档案管理信息化建设缺乏重视，因而很多事业单位也缺少对档案管理信息化建设给予充分的人力、物力和财力等支持，相关的管理人员、资金配给、基础设施配置和场地安排等无法落实。一方面，事业单位档案管理信息化缺乏专业人才、部门以及团队，各部门无法形成互相配合的工作模式，无法实现跨部门的协作，各部门之间的档案的收集、处理以及交接与配合等工作难以开展;另一方面，由于缺乏管理层的相关支持，档案信息化工作资源调度无法实现，严重阻碍了档案管理信息化建设进程。

（三）事业单位相关档案管理人员专业度不够，信息化水平不佳。由于事业单位的单位属性和工作性质的影响，大部分档案管理工作人员对信息化技术等缺乏深入的了解，对信息技术知识掌握度不够，导致了其在具体档案管理进程中将重点放在了档案管理工作上，信息化技术的应用浮于表面，其操作水平远达不到档案管理信息化的水平。

（四）事业单位档案管理信息化建设面临网络安全挑战。事业单位档案管理信息化是基于计算机技术、网络技术等现代化技术之上的一种新兴的档案管理模式，其具体工作的开展离不开计算机技术、网络技术等作为支撑。但在实际应用过程中，互联网不可避免地会存在病毒或黑客的攻击而导致信息泄密、数据泄露等问题[3]。尤其对互联网知识掌握不牢固的事业单位，将面临更大的信息泄露的风险和挑战。

综上，我国事业单位档案管理信息化建设的进程中，还存在认识不足、人力与物资供给滞后、管理人员专业水平、信息化水平不佳以及网络安全挑战等问题，需要相关事业单位重视起来，积极探索相关解决方案，致力于我国事业单位档案管理信息化的建设的发展。

三、事业单位档案管理信息化建设方法与发展策略

（一）正视档案信息化建设，树立正确认识。事业单位应正视档案管理信息化建设进程，树立正确的认识。事业单位相关领导必须要做好各部门、各单位之間的协调和沟通工作，在各个部门之间强调档案管理信息化建设的重要性与必要性，各事业单位领导应该加深对档案管理信息化进程的理解和认识，通过学习、调研等方式制定相应的信息化建设执行方案，从而在顶层设计层面进行宏观规划。

（二）支持档案信息化建设，做好后勤保障。“工欲善其事，必先利其器。”事业单位要想其档案管理信息化建设有所成效，就必须给予相应的人力、物力和财力的支撑。事业单位档案管理信息化建设离不开专业人才的培养、先进技术设备的引进，专门场地的合理承载以及后期服务的服务支持。各事业单位需要不断的加大人才的培养、资金、物资、场地以及后勤等支持，从而在专业人才、专业技术设备等层面全面推进档案管理信息化建设。

（三）培养信息化技术人才，提高相关档案管理人员信息化水平。针对当下事业单位档案管理相关人员信息化水平不佳的问题，各事业单位需要根据自身单位的需求对其进行专业的培养，通过相关的培训、考核等方式培养高素质的专业信息化技术管理人才，从而促进事业单位档案管理水平的提升和进步。

（四）重视档案标准化、规范化管理，构建档案管理网络安全屏障。各事业单位应高度重视档案管理的标准化、规范化管理，保证其信息安全。事业单位高层人员应高度重视信息安全，做好档案管理工作的保密工作。具体来说，事业单位应着力于网络安全屏障的构建，做到提升档案管理工作的效率的同时还能确保档案管理的机密性。

结束语

事业单位档案管理信息化建设对事业单位档案管理工作效率的提升、保证档案信息的准确性具有重要作用。目前我国事业单位档案管理信息化建设还存在认识不足、人力与物资供给滞后、管理人员专业水平、信息化水平不佳以及网络安全挑战等问题，为促进自身单位的健康与可持续发展，各事业单位需要对档案管理信息化建设高度重视与支持，积极投身于档案管理信息化建设进程中。

参考文献

[1] 夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）：29-31.

[2] 粟盛民.提升事业单位档案管理信息化建设的方法策略[J].东方企业文化，2013（016）：128-128，129.

[3] 程巧玲.事业单位档案管理信息化建设问题[J].档案管理，2011，（04）：86.

[4] 王学利.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决措施[J].华章，2013，（02）：321.