大数据时代企业人事档案信息化探究

谢丽

摘 要 大数据时代的来临为内容复杂、烦琐的人事档案管理工作提供了便利的条件，开创了新的工作局面。尤其是当前国有企业改革的关键时期，中央要求充分发挥人事档案在建设高素质专业化队伍中的重要作用，推动人事档案工作科学化、制度化、规范化的新形势下，人事档案管理工作也被赋予了新的要求和标准，更需要大数据的支撑来完成日益提高的管理要求和多样化的管理需求。因此，为了适应信息时代的大数据，企业特别是国有企业加快了人事档案管理信息化的建设进程，不仅是企业自身发展的内在需要，也是信息时代发展的必然趋势。由于受传统档案管理理念的影响，档案人员在管理中的能力和对信息技术的理解、运用程度不高，加上档案數据库的建立不全面和不系统等都严重阻碍了人事档案管理工作的进一步发展。本文详细论述了大数据时代企业人事档案管理的意义，分析了当前存在的问题，并从管理观念的转变、数据库的完善以及管理队伍的建设入手，提出了相应的举措。

关键词 大数据时代 人事档案管理 意义 问题 策略

一、引言

信息化技术的不断发展推动了大数据时代的来临，企业在开展人事档案管理工作的过程中也积极地转变了管理思路和模式，逐渐向信息化、数字化方向靠拢。其中最明显的就是在管理中充分运用了计算机技术和各项信息技术，逐渐实现管理活动的信息化、数字化和智能化，以此将人事档案资源予以长久保存，同时还可以更好地保证资源的完整性和真实性，实现档案资料的内在价值。加之企业选人用人制度的不断完善、途径不断丰富，加大对档案的信息化管理力度，从而使其更好地服务于员工的成长、服务于企业的发展。但目前大部分企业人事档案的信息化管理还处于初级探索阶段，因此在具体的工作中还存在各种各样的问题。

二、大数据时代企业人事档案管理的意义

国家经济的长期稳步发展，给我国企业带来了广阔的发展前景，同时也加剧了企业之间的竞争。人才的储备、培养成了企业取得竞争优势的核心因素。作为个人信息“记录仪”的人事档案，是全面地、历史地考察和了解一个人的依据，是党的组织工作、人事工作不可缺少的重要参考依据，其地位和作用也日益突显。因此，这就将人事档案管理的地位和作用放在了极为明显的位置，是企业全面发展的主要内容之一，不仅能作为企业选拔优秀人才、评价人力资源工作成果的参考性资料，也能全面地掌握每个职工的工作状态、心理状态、日常的生活状态以及预测他们的实际能力和发展方向，有利于人事部门进行科学的分析与决策，从而提供更加合适的岗位，充分挖掘职工潜能，实现其人生价值。从另一个角度讲，人事档案信息事关企业的健康和稳定发展，也与职工的切身利益密切相关。人事部门可以根据这些信息来判断该职工是否具备晋升的资格、各项保障制度的落实情况，尤其是那些离退休党员干部、职工群众，更需要人事档案信息来作为依据。再者，大数据时代下的人事档案管理是以数字化、信息化和智能化为主要管理特征，对于所需要的信息除了能精确定位、快速查找已录入的信息之外，还可以在各部门、各机构之间通过网络传输或网络云端下载，代替之前复杂的档案邮寄、调取等，甚至可以通过软件研判，对个人信息进行量化评比，从而让管理效率和管理水平得到进一步提升，让各项档案资源得到充分利用。

三、企业人事档案管理存在的问题

（一）企业对人事档案管理工作重视度不够

目前，大部分企业档案管理工作没有得到足够的重视。该工作普遍被认为是对资料进行整理、归纳和存储的文职类工作，只要确保档案整理好、归纳好、保存好，不丢失、不泄露即可，并且该工作对企业的经济效益没有直接影响。在这种思想的误导下，企业一般都会将大部分的时间和精力投入与生产经营直接相关的业务工作中，档案管理意识淡薄。同时，在借阅使用阶段，管理人员没有做好相关的借阅或登记手续，人事档案管理手段相对落后，并反复调用原始材料，这就不可避免地会对档案造成一定的损坏。再者，企业领导层将该工作定位在档案部门的职责范围内，并没有意识到信息化建设是需要单位各个部门、各个职员相互间的支持和配合的。因此从整体上看，档案管理工作的开展没有一个良好、有利的环境和氛围。

（二）档案管理制度需要进一步完善，执行力需要进一步提高

目前，部分企业档案管理制度还需要细化，特别是对档案信息化的管理、人事档案违纪违法的处理等方面需要明确;同时大部分企业虽然有制度，但执行落实不到位，如在当前的制度中，虽然对用户在查看、借阅、传递档案时需要办理的登记手续都有明确规定，但是执行落实和监督需要跟进。

（三）管理手段相对落后

目前，大部分企业在档案管理中仍然沿用旧的管理模式和方法，实体档案信息居多，电子化档案管理系统的建立并不完善，导致数据信息库的功能不全。由于纸质性档案资料在管理中会因为时间过长、储存环境不当、交接不好、反复查询等而存在一定的破损，有些需要签字、盖章的资料也都模糊不清，从而导致收集工作的难度加大，甚至有些资料无法重新补充和考证。

（四）人事档案管理人员专业素质有待提升

人事档案管理工作是一个长期积累学习的过程，它需要工作人员拥有较长时间的工作经验。但是目前档案管理人员的变动相对频繁，影响人事档案管理的连续性。企业组织的人事档案管理专业知识培训较少，且培训内容多为档案馆馆员的应知应会。档案管理人员还存在“重视价值性高的档案，轻视价值性低的档案，无用信息不归档”的思想。

四、大数据时代企业人事档案信息化管理策略

（一）转变管理思想

只有思想上作出改变，才能引导工作走上正确的道路。因此，企业要积极转变管理思想，用大数据思维来指导工作，建立大档案体系。

第一，要清晰地意识到档案工作具有专业性、保密性和政策性的基本特点，要明确工作纪律。坚持人事档案“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”，全面规范档案系统的管理和使用，提高对档案管理的认知水平，并从档案管理工作的全面性和整体性上去学习。

第二，建设人事档案信息化系统是一场“持久战”。要设置专门的档案管理部门，要选拔具备较高的政治素养、高度的责任意识和过硬的专业技能的档案管理员，及时录入、随时更新干部的职务变动、工作履历、继续教育、奖惩情况等动态信息，立体反映干部“德能勤绩廉”情况。

第三，将档案信息与其他资源整合，实现人事信息与干部数据库实时联动，为作出科学合理的决策提供数据支持，实现档案信息在干部选拔任用过程中的最大化利用。

第四，还要从财政、人员等方面加大对该工作的支持，确保工作的正常运转，让其处于制度化、规范化状态。

第五，学习和借鉴其他国内外相关单位的经验，实现企业人事档案信息化管理。

（二）创新管理模式

要合理利用现代信息技术和计算机技术，让数据库更加完善和丰富，有助于信息资源的完整性、全面性和共享性。例如，在收集和整理职工信息的过程中，先要让每个职工都按实填写表格上的基本信息、个人履历、科研成果、得到的奖励等文字性资料以及相对应的图片、视频、影像等资料，然后再使用大数据中的数据挖掘和决策树技术将其录入计算机所创建的数据库量化模块中，并用神经算法将其与工作岗位的量化模型作优化处理，展开全面的统计与分析，从而得出最优的工作调配方案，进而建立大档案体系。但需要注意的是，对于组织评价等重要信息需要严格保密，只有授权之后才能查阅，以此防止不法分子对档案资源进行篡改、盗取等。

（三）完善管理制度

建立健全人事档案信息化管理体系是一项系统性工程，准确的數据源是基础，基础不牢，地动山摇。首先要严格采集程序，把好入口关，准确录入干部的基本信息、学历、职称等固定信息。其次要完善移交、借阅、审核、归档制度，督促相关专业部室及工作人员在立卷整理中进行严格的材料鉴定审核，对造假一律实行“零容忍”，去伪存真，查漏补缺，确保每份资料齐全、手续完备。再次要严设查阅权限。通过专人负责，授权开放，在保证信息安全的同时，防止篡改与伪造，确保人事档案的权威性。最后，强化日常监督。构建全方位、多维度、立体化的监督体系，以科学、规范、严密的督查制度来保证系统的可靠运行。

（四）统筹规划，加大人力、物理支持

人事档案的信息化管理需要相应的软、硬件设施作为支撑。应该在合理规划的同时，加大投入改善设施，加快人事档案信息化建设。除了使用从社会有资质的软件行业、研究院等组织机构中购买的各类办公软件之外，企业还可以根据用户需求、自身发展需求来自行研发相应的软件，构建用户多元、界面优质及功能完善的管理体系，以此满足信息化建设的需求，并定期对使用中的各种软硬件设施进行维护、更新和升级，以此提升档案系统的安全性和系统保障。

（五）加强人事档案的数据库建设

人事档案信息数据库是进行人事档案信息化管理的基本保障。只有建立了人事档案信息数据库，人事档案才能实现简单、高效、方便的管理。与此同时，在建立数据库时应注意几个问题。首先，统一系统软件的主要信息是至关重要的，其可确保信息的及时性、准确性和完整性。其次，确保系统软件的统一，以降低信息转换的难度，促进数据的共享和沟通。最后，定期的数据库维护与升级是必需的，这样能使人事档案信息具有时效性。此外，实现网络资源共享也是数据库建设的一部分。在各级管理部门之间构建局域网或广域网，从而达到党建、人事、纪检等不同部门的管理人员在规定的权限范围内实现人事档案的读取与调用。

（六）加强信息化管理人才的培养

随着科学技术的发展，信息系统和办公自动化已日趋完善，这对人事档案管理人员的信息化水平提出了更高的要求。这就需要相关部门大力培养技术过硬和拥有较强人事档案业务能力的复合型人才。对于具有发展潜力的人员应加大业务培训，为其学习相关知识、提高技能、开阔视野创造机会。同时，要加强领导干部对人事档案信息化管理的认识，使其在工作中推动人事档案管理的科学化、规范化和信息化。

五、结语

在大数据时代，企业各项管理活动都基本实现了数字化、信息化甚至智能化，以此提高工作效率，节约工作时间和成本。人事档案管理是一项极为复杂、烦琐又关键的管理活动，因此我们在开展工作时也需要顺应时代的要求，正视在工作中的不足和问题，并从转变思想观念、创新管理模式、强化队伍建设以及完善信息化管理手段等方面入手，积极探索，运用新技术、新理念、新方法来提高管理水平，切实增强人事档案管理工作的有序性和高效性。

参考文献

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