试析数字化时代的档案计算机管理

杜炎钟

摘要：国家经济的高速发展带动了社会各个方面的进步，随着科学技术的不断发展社会各方面的数字化建设水平也不断提高。档案计算机建设管理在现今社会中越来越重要，也是我国档案事业发展的必然要求。数字化时代社会节奏不断加快，档案的信息化发展和计算机管理对于提高工作效率以更好地服务人民有着重要的帮助作用。本文对档案计算机管理在数字化时代中的价值与意义进行了简要分析，指出了当前档案建设当中所存在的问题，并据此提出了促进数字化时代档案计算机建设的相关对策。

关键词：数字化时代 档案 计算机管理

前言

随着国家政治经济水平的不断提高，我国信息化技术发展速度也随之不断提高。档案管理对于当前社会中的各类企业单位来讲，是其记录信息的重要方式且对于个人及社会的发展都起着重要的影响作用。数字化时代对于档案的建设管理要求包括数字化时代中各类信息和庞大的数据等各个方面的内容，档案管理在社会各类企业单位和组织等的整体管理当中占据着重要的地位，对于企业单位自身的发展甚至有决定性的影响作用。因此在当前数字化时代背景当中，必须重视档案计算机的良好建设，充分认识到档案计算机建设在数字化时代中的重要价值与地位，由此才能够制定出具有针对性的对策来促进档案计算机管理水平的不断提高。

1档案计算机管理在数字化时代中的重要意义

促进数字化時代的档案计算机管理建设，首先要明确档案计算机管理的内容以及档案计算机建设在数字化时代发展管理中的重要意义，由此才能够在实际的建设发展当中制定出具有针对性的对策来促进数字化时代档案计算机建设与管理水平的不断提高。

1.1数字化时代的概念

数字化时代主要是在计算机信息的基础上对生活中的各类数据和信息来进行转化和记录的一种方式，是指信息领域的数字技术向人类生活各个领域全面推进的过程。数字化时代的到来使得生活各方面工作效率都有了极大水平的提高。

1.2数字化时代档案计算机管理的意义

在数字化时代背景下，档案计算机管理的工作效率有了极大的提高。专业档案工作部门可以借助计算机来大批量且准确地进行数据记录和整理，档案计算机管理可以提高数据管理的准确性，并可以根据不同部门的文件来进行分类整理，方便日后对其进行管理和数据查找。除此之外，数字化时代背景下的档案管理可以拥有一个全方位的数据库，来帮助档案管理进行文字信息、音频信息等一系列内容的管理，使得查找相关档案的过程可以更加高效率，在节省纸质信息记录的同时也节约了人力资源，从而为其所属企业组织提供更多的时间和机会以获得更大的经济效益和社会效益。

2当前档案计算机管理中存在的问题

当前我国档案数据内容不断增加，使得档案计算机材料管理的工作量也随之增大。且由于信息数据量过多，其档案计算机无法做到及时更新。除此之外，面对庞大的数字化时代档案计算机材料，在整理和管理工作上难免会有疏忽，且目前档案计算机管理方式仍有不足，使得数字化时代档案计算机规范化建设无法顺利进行。档案计算机的规范化建设离不开档案计算机有效的整理和管理。而目前数字化时代档案计算机资料的收集工作进行的并不顺利，许多档案资料并没有及时上交。这主要是因为档案计算机管理不当，没有落实到具体的个人去收集档案从而使得档案计算机上交数量不足，无法进行系统化的整理。除此之外，当前多数企事业单位档案计算机没有做到及时的档案更新，部分工作者的档案计算机在工作过程中会有新的奖惩经历出现，但由于工作者缺乏主动上报自己情况的意识，人事管理工作者也没有做到及时统计更新工作者的人事信息，导致当前档案计算机资料缺乏实时内容。由此需要相关部门和企事业自身重视当前档案计算机利用不当的问题，从而采取有效的措施来促进数字化时代档案计算机管理水平的提高。

3促进数字化时代档案计算机管理水平提高的对策

3.1作用现代化档案计算机管理手段

档案计算机管理是一项工程量庞大的工作，在现今社会如果仍然沿用传统的人工管理进行数字化时代档案计算机建设，不仅工作效率低下同时也不利于数字化时代工作的顺利进行。因此数字化时代进行档案计算机规范化建设需要依靠高科技的现代管理手段，利用计算机、扫描仪、数据库等工具来建立一个电子信息化的档案计算机库。将数字化时代工作者的人事情况录入到计算机中并建立一个专门的数据库，通过人脸扫描技术将数字化时代工作者与其档案计算机进行匹配。数字化时代工作者在日常生活工作中的奖惩情况或其它工作情况内容的记录与其档案计算机内容相关联，通过这种方式来做到及时收录、更新数字化时代的档案计算机，促进数字化时代档案计算机的规范化建设。

3.2提高数字化时代档案计算机管理工作者的专业素养

尽管现代化信息化的档案计算机管理可以提高管理效率和管理质量，但档案计算机的管理仍离不开实际工作者的协调工作。档案计算机工作人员担任着收录数字化时代档案计算机资料、整理档案计算机资料、合理调用档案计算机资料的重要角色，因此必须重视数字化时代档案计算机工作者的专业化问题。目前许多组织单位的档案计算机管理工作者都并非专业的，这就需要相关工作部门对其档案计算机管理工作者进行专业化培训。可以通过请相关专业人员来进行专业知识宣讲、安排档案计算机工作者进行现代化信息化工作实践等方式来培养数字化时代档案计算机管理工作者的工作意识，提高其专业知识和素养。从而促进数字化时代档案计算机的优化运转，促进其规范化建设与管理。

3.3建立健全档案计算机管理制度

对于数字化时代来讲档案计算机管理的方式和管理者都是促进其规范化建设的重要基础和因素，此外数字化时代档案计算机的规范化建设更重要的是构建一个系统化的管理制度。首先要明确职责部门，将档案信息数据的收集、整理、存档、调用等方面的工作明确安排到具体的部门和个人，使这—工作责任到人且能找到专人负责。即数字化时代档案计算机工作由专人负责，其他部门和个人没有随意查看调用的权利。其次在上级调用本数字化时代的档案内容时，相关专业部门也应制定一个具体准确的准则，建立健全数字化时代档案计算机的查看和调用机制，明确到具体的每一步的注意事项和责任制度。通过准确具体的责任制度及管理约束制度来保障数字化时代档案计算机的严谨管理，促进数字化时代档案计算机的规范化建设。

4结语

总而言之，在信息化高速发展变革的二十一世纪，档案计算机建设已经成为了社会各类企业单位发展的重要内容。数字化时代的到来促使档案管理向更加高效且准确的方向不断发展，档案计算机管理的有效开展也是符合数字化时代潮流要求、促使数字化时代各方面内容进一步创新发展的重要内容。因此要求数字化时代背景下在档案管理的过程当中切实促进档案计算机建设，以提高数字化时代中各类企业单位和组织的工作效率从而更好地促进档案计算机管理的现代化建设与发展。

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