水利档案信息化管理探析

钱益民

摘 要：新时期治水更强调运用科学方法管理我国水利资源，水利档案管理作为治水工作的一个重要组成部分也要力求科学方法。其中一个关键的方法就是开展水利档案信息化建设工作。水利部珠江水利委员会档案馆（以下简称珠江委档案馆）结合实际积极的开展了水利档案信息化工作。通过介绍珠江委档案馆相关实践做法，加强档案行业业务交流，进一步促进水利档案的开发。

关键词：档案;信息化;治水

一、水利档案信息化建设的目的

习近平总书记提出了“节水优先、空间均衡、系统治理、两手发力”的新时期治水思路。就珠江流域而言，水资源总体丰富但时空分布与经济社会发展格局不匹配，流域现状用水模式总体粗放，用水效率不高，节水意识有待加强，水资源供需矛盾突出，水污染风险大，因此珠江治水具有必要性和紧迫性。水利档案管理作为治水事业中的重要组成部分同样具有必要性和紧迫性。珠江委档案馆积极推进水利档案信息化工作，并取得了很大成效，能进一步在水利事业中发挥出水利档案的价值。

二、水利档案信息化工作策略

1.搭建水利档案信息系统

（1）水利档案信息系统建设结果介绍。珠江委档案馆的工作早在2002年就列入《珠江水利信息化规划报告》并与珠江委信息化工作同步开展。信息化搭建工作耗资64万元，2003年完成信息系统搭建的基本工作。系统主要包括：档案资料管理系统、数字化加工系统、WEB查詢系统，截至2018年底，馆藏的文书档案、部分科技档案、职工房改档案等7万2千多件已实现全文利用，职工通过“档案资料WEB查询系统”，在授权范围内浏览档案资料条目及下载档案原文。

（2）水利档案信息系统建设过程介绍。充分的准备是成功建设该系统的必要前提。首先，在选择合作软件开发公司时先对本单位的需要做了充分的调研，对同行业水利档案使用和选择的软件情况进行摸底。然后，通过公开招标的方式开展软件合作公司比选工作，确定与深圳世纪科怡公司联合开发珠江委数字化档案资料综合管理系统。最后，水利档案系统建设按合作合同的规定分阶段实施。在试用软件阶段不断的修正系统，也不断的强化工作人员使用信息系统的意识和工作能力。在不断实践—发现问题—修正系统中完善了系统各方面的功能，达到了预期使用的目标。

通过信息系统的搭建加快了水利档案现代化的步伐，档案用户使用更加方便、快捷和准确，广受好评，实现了水利档案内容的统一化管理，为水利档案管理水平提升奠定了基础。

2.完善制度，规范运作

珠江水资源治理覆盖面广，涉及珠江流域的300余项建设项目，各建设项目相隔甚远，信息交流不便，因此要切实做好调研工作，建立并完善水利档案信息化制度。以制度为标准指导和监督各建设项目信息化实施水平，促进珠江水利档案信息化工作，加强对水利档案这一重要的国有资产的管理。近年出台的《绿色珠江建设战略规划》提出了“环保、高效、协调”的治水理念，对流域治水有重要的指导作用。这是珠江治水的顶层设计，水利档案信息化的相关制度也应该顺应这一要义。同时，按照国家档案局和水利部等上级部门的要求，珠江水利委员会出台了《珠江水利委员会档案管理办法》，办法第三条指出：“珠委档案工作实行统一领导和分级管理的原则”，因此珠江水利档案信息化工作也应由珠江委统一领导、各二级单位在水利档案信息化的过程中分级管理，负责各单位的水利档案信息化开发的具体工作。珠江委档案馆水利档案信息化建设中始终强调制度的作用，近期又提出了分2020年、2025年、2035年三个阶段巩固和推进珠江委水利档案信息化建设，有了这样的目标可以更好的指导水利档案信息化建设的各项实践。

法律法规的制定重要，但是强化责任落实更重要。珠江委组织开展了水利档案工作规范化管理评估工作，将水利档案信息化系统建设完善水平、水利档案信息化与工程档案“同步管理”的水平作为评估的水利档案工作质量的重要方面。档案规划化管理评估工作明确了水利档案信息化的责任，是确保水利档案信息化分步骤深入开展的重要工作机制。珠江水资源治理到哪里，水利档案信息化就延伸到哪，对水利档案信息化的要求就延伸到哪。通过评估，加强了沟通，也提升了信息化的意识，强化了责任落实。2017年右江水利枢纽档案管理通过“水利档案工作规范化管理二级”评估，2018年大藤峡水利枢纽档案管理通过了“水利档案工作规范化管理三级”评估，水利档案信息化水平也有巨大的提升。

3.人才配备与培养

水利档案信息化工作的不断深入，对工作技能有了更高的要求，选聘具有较高思想素质、业务素质的同志到档案工作岗位上，能进一步发挥出档案资源的作用，加大信息化开发的力度。水利档案信息化把信息技术作为了重要的支撑点，因为对档案工作者信息技术的掌握和运用能力也提出了更高的要求。档案工作者在使用信息系统时对元搜索引擎技术、数据仓库技术、网格技术、数据挖掘技术等都有要求，这些技术的运用是实现水利档案信息化和社会共享的基础。在大数据时代下哪个行业能先占领信息技术人才哪个行业就能得到优先发展，因此抓好信息技术人才的引入也是水利档案信息化水平提升的应有之意。

加强人才培养则是水利档案信息化以人为本的另有一个重要体现。每年度根据水利档案信息化的进度适时开展水利档案信息化相关培训工作对档案管理专兼职人员而言是必不可少的。一方面，加强了档案工作者的角色意识，极大的提高档案工作者的思想意识;另一方面，强调了水利档案信息技术的运用和水利档案信息安全，具体体现为在培训中强调落实风险分级管控、排查信息安全危险源，对存在较大信息安全危险因素加强落实和管控。珠江委档案馆定期组织举办档案专业技术培训班，累计培训专兼职档案人员约300人次;全委60多人次参加了水利部办公厅、广东省档案局等组织的各类档案业务培训。培训内容涉及水利工程档案管理、档案工作规范化管理、档案信息化管理、档案数字化安全管理、照片档案规范管理、涉密测绘成果管理及电子文档管理等，提高档案工作人员综合业务水平。通过培训进一步提高各部门的档案业务水平，使档案专职与兼职人员共同协助，为水利档案信息化水平提升也奠定了基础。除了专业档案培训之外，在水资源治理工作业务培训中也多次提到了水利档案信息化的工作。今年初，珠江委组织专家组到北盘江公司指导响水水电站扩机工程竣工验收准备工作，在业务培训中心查看了档案资料，在一对一的指导培训中专门强调北盘江公司进一步加强水利档案信息化的水平并完善档案内容，规范水利档案信息化工作程序，加强对参建各方的统筹协调。

4.异地备份，保障安全

水利档案信息化完成后就需要思考措施来保障档案信息的安全存储和有效利用，其中异地备份就是保障水利档案信息安全的手段之一。国外档案信息技术运用时间早于国内，他们早期便研究了电子文件存在的风险因素及危害程度，国外专家经研究认定“迁移”是解决电子文件管理风险因素的一种办法。珠江委水利档案信息化工作在2003年建立了完备的档案信息管理系统后不断充实了档案电子文件的数量，水利档案信息化工作硕果累累。同时，水利部办公厅也提出“重要档案（含电子檔案）应实行异地异质备份保管”的要求。

面对以上情形，珠江委技术中心积极作为，建立了珠江委电子文件迁移的方案。首先，珠江委技术中心选择了距离广州约500公里南宁市的珠江委西江局档案库房为电子档案异地备份基地，并签订了《珠江委电子档案异地备份协议书》。在协议书中对电子文件迁移的原则、存储策略、迁移后的校验、迁移系统风险等级等做了详尽的说明。其次，确定功能完善的电子文件迁移方式。电子文件迁移技术上的难题在于不同存储技术的更替和应用环境对电子文件内容的消极影响，电子文件迁移可以通过移动硬、磁盘进行离线迁移。为此西江局设置了专用的防磁柜、配备了恒温恒湿设备、形成了定期异地备份的机制，保障档案数据安全完整。2016年3月第一次备份了113GB的数据，包括珠江委馆藏各类电子档案、档案管理系统数据库、系统安装文件等的备份，目前每年更新备份数据。

三、水利档案信息化的贡献

水利档案信息化建设的深入丰富了电子文件的内容，有利于发挥水利档案的价值。在水利档案信息化的基础上，编制了《珠江流域综合利用规划文件汇编》《珠江流域病险水库除险加固工程审查审核情况汇编》等文件，为流域水利事业科学发展提供了支撑。在防汛抗旱、山洪灾害防治、水量调度等具体工作中更充分的运用了水利档案信息资源。水利档案信息化建设后方便了对水利工程补短板、水利行业强监管的治水工作重点的宣传、通过电子文件直观生动的形象，推动社会各界支持和建设绿色珠江。

参考文献：

[1]邓绍兴，陈智为.档案管理学（修订本）[M]，中国人民大学出版社，1994年.

[2]党跃武，谭详金.信息管理导论[M]，高等教育出版社，2008年.

[3]张新华，珠江重点水文站信息管理系统开发及应用 [J]，人民珠江，2012（2）.

[4]http：//www.pearlwater，gov.cn