企业档案管理体系设计探析

摘 要：从零散、割裂的企业档案工作转换为企业档案管理体系建设，不仅是企业档案工作思路的转变，更有助于企业档案工作的理解、建构与评估。文章在分析企业档案管理体系构成要素的基础上，提出了企业档案管理体系顶层设计框架，有利于企业档案工作的整体规划与系统实施。

关键词：企业档案;管理体系;体系设计

一、从零散工作到系统工作—企业档案管理体系的提出

1.企业档案管理体系建设背景

（1）档案工作要求。企业档案管理工作涉及到对象、人员、制度、流程、工具等要素。随着信息化的推进，各要素之间的关联越来越紧密，如档案制度嵌入档案系统、档案系统设计影响工作流程、档案工作流程决定人员安排，任何一方面的短板都有可能导致整个生态系统的停滞乃至崩溃。在企业档案管理规划中，结合本单位特点，选择相应要素搭建科学的管理体系，能够通过各要素内部的统筹、协调、完善，实现档案管理功能的最大化和最优化。（2） 业务工作要求。随着市场经济的推进，企业对“投入—产出”比的关注程度更高。能否深度支撑业务发展、精细满足内控要求、全面反映企业历程，是企业档案工作实现良性循环还是彻底边缘化的关键。对于档案工作而言，只有搭建企业档案管理体系，通过体系的合力、机制的推力，才能更好地满足业务需求，融入各项企业工作。

2.企业档案管理体系建设意义

从零散、割裂的企业档案工作转换为企业档案管理体系建设，不仅是企业档案工作思路的转变，更有助于企业档案工作的理解、建构与评估。（1）理解作用。通过企业档案管理体系建设，能够全面地揭示企业档案工作各个要素及其结构，有助于我们更好地理解企业档案工作这个系统的内在关系和相互作用。同时，也有助于我们理解其表现出来的功能，加深对企业档案工作的认识。（2） 建构作用。从体系角度看企业档案工作，能够从全局角度掌握企业档案工作各要素的构成和发展状态，实现企业档案工作的统筹配置，并根据各要素实际情况精细化管理和精准调整，为企业档案工作的发展提供规范性、指导性作用。（3）评价作用。通过企业档案管理体系，能够帮助我们对企业档案工作进行整体评价和系统分析，找出企业档案工作的优势和不足，从而完善整个企业档案工作。

二、企业档案管理体系的构成要素

根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，同时参照《企业档案工作规范》《企业数字档案馆（室）建设指南》《企业电子文件归档与电子档案管理指南》等标准规范要求，企业档案管理体系的构成要素大致包括管理体制、组织人才、制度体系、档案资源、业务流程、应用系统、基础设施、信息安全八大部分。该体系能够实现对企业档案的有效管理，覆盖收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研的全业务流程，实现企业档案的安全集中保存、科学管理和有效利用。

1. 企业档案管理体制。管理体制是指采取何种组织形式及如何将这些组织形式组合成为一个有机系统，从而达到管理目的。我国企业档案管理体制大体采取统一管理与分级负责相结合的思想，包括分管企业档案工作的领导、档案工作主管部门负责人、档案部门负责人、各级各类档案机构及相关专兼职档案工作人员。管理体制是企业档案管理体系的根本，核心在于分清各层级职责，准确划分业务边界。

2.企业档案人员体系。档案管理人员是企业档案工作的主体，是控制企业档案管理体系运行的核心。企业档案人员包括各类专兼职档案工作人员，应结合业务需要，积极开展档案人员业务和信息化能力的培养及相关专业人员的引进，加强业务培训，形成一支既懂档案业务又具有一定信息化技术技能的复合型人才队伍。

3. 企业档案制度体系。档案制度是企业档案工作的行动指南。应遵循档案及本企业业务方面的法律法规、规章规范，参照国标、行标的相关规定，结合本企业要求，从工作规章、管理制度、业务规范三个层面建立企业档案制度体系，明确各部门（公司）在企业档案管理工作中的职责、企业档案的分类方案、归档范围和保管期限、各业务环节的工作要求等，指导各部门（公司）更加规范、科学地开展企业档案工作，为企业档案的集中统一管理提供制度保障。

4. 企业档案资源体系。档案资源是企业档案工作的基础。加强企业档案资源建设，形成满足企业业务需要的档案资源体系，确保档案资源的真实、完整、安全、可用。一是加强前端控制，提升文件形成质量;二是加大收集力度，做到应收尽收、应有尽有;三是加强数据清理和资源整合，实现档案资源的系统化。

5. 企业档案业务流程。档案业务流程是企业档案管理体系的骨骼，支撑企业档案工作的发展。企业档案业务流程主要包括收集、整理、鉴定、保管、利用等环节，并嵌入到档案制度和档案系统。同时，企业档案業务的深耦合、档案工作管理和利用需求的变化要求企业档案工作更多地关注文件的形成与管理，通过前端控制促进企业档案工作的发展。

6. 企业档案管理系统。档案管理系统是企业档案管理体系的工具与平台。应基于ISO14721推荐的OAIS（Open Archival Information System，OAIS）模型，结合《电子档案管理系统基本功能规定》和企业需求，实现企业档案的数字化、自动化管理。企业档案管理系统应具备文件分类存储、电子档案管理、库房管理、数据管理、系统管理能功能，具有较强的兼容性、稳定性和安全性。

7.档案基础设施体系。基础设施建设是企业档案管理体系的支撑和保障。根据档案基础设施建设的相关规定，搭建符合相关规定以及能够支撑企业业务需求的基础设施，主要包括库房、机房、安防、网络、主机、存储、备份、系统软件、终端设备、数字化设备等，基础设施建设的完善能够为企业档案管理体系建设提供有力的基础保障。

8.信息安全体系。安全是企业档案管理体系的生命线。根据相关规范，搭建符合规范要求企业档案信息安全体系：遵守相关保密规定，安全设备配置齐全，确保物理安全;制定科学的主机、网络安全管理策略，确保系统和网络安全;建立完备的备份恢复机制;严格控制数据访问权限，加强访问审计，确保数据安全。

三、企业档案管理体系的顶层设计

1.企业档案管理体系的设计思路。顶层设计对管理体系建设具有极其重要的意义。顶层设计能够对演变规律和发展趋势进行总结，对当前存在的问题进行系统化思考，并提供方法论支撑，形成一套标准化的文本，从而对档案管理体系建设起前瞻性和指导性作用。顶层设计是一个系统工程，涵蓋战略、组织、流程和制度规范等多种组成部分。由明确的战略目标驱动，相关组织配合，覆盖工作流程，构建规范体系，并通过成果输出，由制度规范与业务规范进行驱动，对工作流程进行优化，强化组织管理，最终实现整体战略目标。具体如图1所示。

战略方面，主要是制定企业档案管理工作的发展目标和方向，定义企业档案工作的愿景、使命、目标和战略，规划企业档案管理的未来架构。组织方面，主要是搭建科学合理的组织管理架构，指导、协调企业档案工作主管部门与相关部门开展工作，提升企业档案管理水平。流程方面，主要是建立企业档案管理工作的核心流程，遵循档案管理八大业务环节：档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案统计、档案检索、档案利用、档案编研，促进业务流程优化与服务整合。规范方面，主要是遵循国家相关法规标准，整体建设一套符合本单位业务需要的档案制度体系，指导规范企业档案工作，实现战略目标的一体化描述与落地。

2. 企业档案管理体系的建设框架。在分析了企业档案管理体系的构成要素和设计思路的基础上，我们可以据此制定企业档案管理体系的建设框架，具体如图2所示。作为由多种要素构成的具有特定功能的工作系统，企业档案管理体系各要素之间互相影响、层层递进，共同构成企业档案工作的有机整体。

从管理对象上，企业档案工作涉及到文本、数据、声像等，既有纸本也有电子形式;从业务流程上，企业档案工作涵盖“收管存用”的全生命周期，从前端的文件管理延伸至后端的档案管理。从管理方法上，传统与现代并存，并快速向数字化转型。面对如此纷繁复杂的现状，如何充分利用各种资源更好地推动工作的进步，是企业档案工作一个很现实的问题。通过顶层的管理体系来实现企业档案工作的统筹规划、配套设计、关联运行、整体发展，将有效推进企业档案工作的科学化、规范化、系统化，也是落实国家档案局“三大体系”建设的崭新尝试。

参考文献：

[1]李和平.《企业档案工作规范》实施指南[M].中国档案出版社，2010（4）.

[2]国家档案局办公室.企业电子文件归档和电子档案管理指南，档办发[2015]4号.

作者简介：周慧，女，本科，馆员，现就职于中国江西国际经济技术合作有限公司，从事档案管理工作。