数字校园背景下电子文件单轨制管理研究

倪运先

摘 要：随着数字化社会的到来，数字校园建设成为学校转型发展的趋势，在数字校园建设中，加强电子文件的管理，并逐渐实现电子文件单轨制管理具有重要意义。本文阐述了数字校园背景下电子文件单轨制管理的重要意义，分析了电子文件单轨制管理存在的问题，并結合实际，思考解决问题的对策建议，以供参考。

关键词：电子文件;单轨制;数字校园

当前，全球数字化浪潮以前所未有速度席卷而来，推动工业社会向数字化社会转型，促进人类文明步入了数字文明新时代。在全球数字转型时代，加强数字校园建设成为必然。数字校园是依托网络，利用先进的信息技术，实现从环境、资源到活动的全部数字化，对传统的学校教育功能予以拓展，实现教育过程的信息化、网络化，从而提升教育水平和质量。在数字校园背景下，加强学校电子文件管理具有重要意义。

一、电子文件单轨制管理的重要意义

1.电子文件单轨制管理有利于提升管理效率

电子文件单轨制管理即不再生成纸质文件，不再进行电子、纸质双套制重份管理。这将有利于强化电子文件管理，提升管理效率和管理水平。一是强化学校工作人员电子文件归档意识，确保电子文件的齐全完整。双轨制管理模式下，工作人员常将更多的重心放在纸质文件上，大量的电子文件数据被忽略，忽视了电子文件数据的存储、管理和开发利用，而随着信息化的发展，电子文件数据的开发利用应逐渐成为档案管理的重点。二是有利于通过电子文件系统实现前端控制和协同合作，提高工作效率。在数字校园背景下，学校加强办公系统、教学管理系统等信息化系统建设，通过单轨制管理，加强信息系统的应用，通过信息化办公，进一步提高工作效率。

2.电子文件单轨制管理有利于降低管理成本

电子文件单轨制管理，不再需要进行纸质文件管理，有利于降低学校管理成本。一是节约打印纸质文件的耗材成本，双套制的纸质档案归档，需要对文件进行大量打印，耗费大量的纸张，造成纸张的浪费，且会耗费大量的打印器材，据统计，使用打印机打一张黑白A4纸所需的成本约为0.1～0.3元，而彩打的成本则需要0.8～1.5元，如果对电子文件实行双套制管理，对文件进行彩打，这对学校来说将是一笔不小的开支。二是节约整理纸质文件的人工成本，相较于双套制对纸质文件的归档整理，单轨制将大大节约人工整理成本。纸质文件的整理是一项工作量大，需要投入较多的人力和时间成本的工作，而随着物价的提升，整理纸质档案所支付的人工成本也将不断增加。三是节约保管纸质文件的库房成本，纸质文件的保管有严格的库房管理要求，需要配置专门的库房，且需按照“八防”要求，配备防火防潮等相应设备，随着纸质文件的逐年增多，需要不断进行倒柜，扩大库房面积等，纸质文件的保管成本也将随之不断增加。

二、电子文件单轨制管理存在的问题分析

1.电子文件单轨制管理意识有待提升

虽然数字化、信息化发展势不可挡，但档案管理部门长期以来都是纸质文件管理，从传统的纸质档案保管到双套制管理又经历了不短的时间，因此，要求档案管理部门接受单轨制管理，放弃纸质档案管理，对于档案工作人员而言不管是心理上还是技术手段上都还需要一个逐渐适应的过程。在心理上还是会存在对没有纸质备份的电子文件单轨制管理的安全性的顾虑。且在学校实际工作中，单轨制的管理需要较高水平的信息化技术手段和学校各部门各层级工作人员的办公信息化应用土壤。而对于一些年纪较大的人员而言，完全使用信息化办公系统还存在一定困难，他们不管是从思想意识还是行为习惯及自身的知识水平等方面都还存在诸多限制。

2.电子文件单轨制管理体制不完善

传统的纸质档案的管理是集中统一管理，因纸质档案的管理是按照档案生命周期的顺序进行的，因此，通常由形成部门移交机构档案室，最后移交档案馆进行管理，纸质文件载体与内容相统一，对档案的管理是有序且留痕的，一般较少出现对档案信息的失控管理情形。而电子文件单轨制管理，可能出现文件内容与载体的分离，而电子文件的这种可分离的特点则容易造成对电子文件的管理出现失控情形，文件的读取、流转等环节都有可能出现不可控情况。电子文件载体与信息内容的可分离的特点，给电子文件的管理带来严峻的考验，如何管、由谁管等都是电子文件单轨制管理面临的难题，需要像纸质文件管理一样建立一套完善的管理体制。

3.电子文件单轨制管理机制不配套

一般来说，电子文件从形成到永久保存或销毁，会流经三个不同的子系统：业务系统，即电子文件形成系统;对电子文件进行处理的电子文件管理系统;对电子文件进行保存利用的数字档案馆系统。由此，可以看出，电子文件的形成到归档所涉及的流程长、涉及的部门多。因此，电子文件单轨制管理的推进需要学校各部门的协同配合。需要各部门工作人员有较强的归档意识和有效的工作机制。但在实际工作中，档案管理部门作为最后归档部门，缺乏前端参与，无法将电子文件归档需求嵌入到业务系统和工作流程中，给电子文件的归档造成诸多难题。因此，需要建立相配套的工作机制，将电子文件管理要求前端设置，加大档案管理部门与学校文件形成部门、信息技术部门的协作，并完善对电子文件归档的考核激励机制。

4.信息化人才不足，专业队伍建设待加强

学校电子文件管理是一项系统工程，而实现单轨制管理更是对学校电子文件和档案管理提出了新的挑战和要求，需要能够满足业务和技术要求的电子文件管理和档案管理人才作支撑。而目前电子文件和档案管理部门信息化技术人才短缺，有的熟悉档案而信息化水平不足，信息化技术水平较高的人员而相对电子文件和档案专业知识又存在不足，学校亟需建立一支既懂业务又懂技术的高素质档案人才。

三、学校加强电子文件单轨制管理的思考

1.增强电子文件单轨制管理意识

数字校园背景下，学校领导应意识到从双轨制、双套制管理到实现电子文件单轨制管理的重要意义，有利于降低学校管理成本，提高办公效率，更好地促进学校管理水平提升，推动学校高质量发展。因此，要充分发挥领导关键作用，学校领导要积极营造电子文件单轨制管理氛围，培育电子文件单轨制管理土壤，加强电子文件单轨制管理工作的宣传，提升学校教职工对电子文件单轨制管理的了解，增强思想意识，为电子文件单轨制的全面推进提供思想保障。

2.完善电子文件单轨制管理体制

完善学校电子文件单轨制管理需要建立完善管理体制，加强顶层制度设计，为电子文件管理提供依据和保障。一是要完善电子文件单轨制管理制度，根据国家档案管理办法及电子文件管理办法相关规定，结合学校实际，制定科学的电子文件单轨制管理制度，确保电子文件单轨制管理有章可循。二是电子文件单轨制管理配套实施细则。完善电子文件形成部门对电子文件的流转、归档等相关规定。要重点做好电子文件的收集归档管理。明确学校电子文件业务形成部门的工作职责，建立学校电子文件归档流程和工作机制，确保电子文件的规范性和及时性等。三是要完善配套考核激励制度。制定电子文件单轨制管理工作目标，并层层分解目标，切实将工作落实到部门和个人。明确考核标准和要求，对于未完成目标任务的扣减绩效得分，将考核结果和个人绩效工资、優秀评选、职级调整等挂钩，发挥激励约束作用，确保电子文件单轨制管理工作的有效落实。

3.完善电子文件单轨制管理配套工作机制

电子文件的形成和管理涉及到学校诸多部门，具有涉及面广、周期长等特点。从电子文件的形成、流转、档案管理部门的归档，技术部门的技术支撑等，都需要相应配套的工作机制和工作流程操作。因此，这也反映了数字校园背景下学校电子文件单轨制管理是一项系统繁杂的工程，需要循序渐进，重点突破，借助先进的经验进行逐步推广，边实践边探索。

4.加强电子文件单轨制管理经费保障和技术支撑

足够的经费和有效的人力、物力支持是实现学校电子文件单轨制管理的重要保障。一是争取学校领导的支持，并努力进行电子文件单轨制管理的宣传推广，认识到其重要意义，并争取到学校的经费支持，为实现电子文件的单轨制管理提供经费保障。二是要加强电子文件单轨制的技术支撑。要加大对信息技术部门的投入，要对电子文件进行安全备份，确保电子文件的安全性和稳定性。要加强对技术的提升，运用先进的技术和系统提高电子文件运行效率，提升管理服务水平。

5.提升电子文件管理人才队伍水平

学校档案工作的发展，需要人才的支撑，需要建设一支能够胜任新时期学校发展需要的高素质、高水平的电子文件管理人才队伍。学校要认真分析电子文件单轨制管理对档案人员的素质要求，选聘具有专业知识背景和丰富从业经验的人员。要加强对档案人员的培训力度，一是实施岗前培训，加强保密意识培训，提高档案人员的政治意识和保密意识，养成从业的良好工作作风，严格遵守工作纪律，确保电子文件安全。定期组织交流会、专题会等会议交流电子文件单轨制管理工作中存在的问题，共同探讨、共同学习、共同进步，促进电子文件单轨制管理水平提升。三是加强对学校教职工电子文件系统的培训，提升全体教职工对电子文件系统的熟悉度和使用效率。

综上所述，随着信息技术的发展，数字校园建设的推进，加强电子文件单轨制管理对于促进学校发展具有十分重要意义。结合学校数字化转型发展实际，学校要进一步提升教职工的意识，完善电子文件管理机制建设，注重档案人才培养，多措并举，促进学校电子文件单轨制管理水平提升，推动学校高质量发展。

参考文献：

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