以创建“双五”为抓手大力推进街道档案工作

董海燕

建邺区作为南京现代化国际性城市中心，近几年来在大力推进经济、社会、生态等领域发展的同时，充分利用省档案馆、市档案馆集于本区域一地的优势，积极打造建邺档案文化品牌，在全区上下开展档案创建工作，取得了明显的社会效应，有力促进了全区档案事业的健康稳定发展。2016年，建邺区建成“全国示范数字档案馆”，2017年，成为全国首家集中式“全国示范数字档案室”，从而成为全国目前为止仅有的一家“双示范”单位。建邺档案成为全国业界学习考察和交流的重要窗口，更成为城市的一张靓丽名片。

回望建邺档案的发展历程，不难发现，今日的成功源于建邺人真抓实干的精神和抓基础、抓基层、抓基本的工作方法。其中，在全区街道中积极开展省5星档案工作标准化测评和省5A数字档案室测评工作不失为一个创举，为全区档案工作整体发展打下了坚实基础。

一、突出街道档案重要地位，夯实街道档案工作基础

街道是城区党委和政府的延伸拓展，也是党和政府联系群众的桥梁和纽带，更是服务群众的前沿阵地和一线窗口。街道的工作性质决定了其面向社会、贴近群众服务过程中拥有最广、最多、最原始的民生档案资源，这是最能体现党和政府服务人民群众的历史凭证。建邺区目前共有六个街道，由于历史原因和新城建设需要，街道档案工作基础一直比较薄弱，领导重经济轻档案、档案工作人员不固定、档案资料管理分散（各门类档案分别存放在各职能科室）、档案业务整理不规范、档案设施不全等问题严重制约了街道档案工作的发展，甚至有的街道因遗失经济合同、拆迁协议等资料造成了经济损失和工作被动。档案工作落后和档案工作地位缺失的状况，引起了建邺区委、区政府的高度重视。进入“十二五”以来，区委、区政府先后出台了《关于进一步加强和改进新形势下全区档案工作的实施意见》、建邺区“十二五”和“十三五”档案事业发展规划，建邺区档案局领导班子清醒地认识到：建邺档案事业发展的春天来了，有为才有位，面对新的形势新的任务，针对薄弱环节打开突破口，难点就是重点，街道档案建设管理就是建邺档案打翻身仗的主战场。目标、任务明确，区档案局顺势而为，在全区街道中积极开展省星级档案规范化、信息化建设工作，区档案局主要领导带领分管领导和业务科室人员深入六个街道开展档案工作调研，指导街道创建工作。每到一个街道，局领导都主动拜访街道领导，寻找思想共识，争取街道领导对档案工作的重视与支持。同时，与街道档案工作人员开展座谈，共同制定创建工作方案。通过努力，全区各街道形成了“档案管理是街道所有管理工作的基础，抓档案就是抓管理”的观念。随着创建工作的开展和不断深入，档案在街道的地位和作用越来越重要了。

二、对标补差，不断提升街道档案工作规范化水平

我区在指导街道开展省星级档案规范化、信息化建设过程中，坚持认真贯彻落实《中华人民共和国档案法》和省、市档案管理工作条例，以《江苏省机关团体企业事业单位档案工作规范》测评细则和江苏省数字档案室评估细则为指导，结合各街道档案工作实际，因地制宜地制定创建工作目标和工作方案，扎实推进“双五”创建工作的深入开展。一是强化标准意识。区档案局认真组织街道分管领导和档案工作人员学习有关标准和测评细则，并对重点条款进行解读培训，要求街道对照测评标准，查问题找差距，并制定整改措施，六个街道结合各自实际分别制订档案工作省4星和5星标准化测评计划。南苑街道、沙洲街道档案工作基础较好，他们高标准、严要求，把档案工作创建目标定在省5星和省5A上，在档案资源建设、软硬件设施、档案信息化和陈列室等方面狠下功夫。莫愁湖、兴隆、双闸、江心洲四个街道将目标定在省4星和省4A数字档案室。全区六个街道以规范化建设标准为指引，形成了两个梯次创建主体，较好地夯实了街道档案工作基础。二是加强制度建设。健全和完善了档案的保管、保密、传阅、统计、库房管理、档案员岗位责任制等各项管理制度，做到制度上墙、责任到人。三是强化资源建设。街道层级就是一个小政府、大社会，面广量大的基层工作形成了分类明晰、数量众多的档案资料。为了科学准确地指导街道建好用活档案资源，我们对街道的职能、科室设置以及档案门类进行调研，梳理出文书、实物、照片、光盘、会计、劳保、低保、安全生产、综治、双拥、物管、基建、司法等十几种档案，并指导街道适时修订《档案分类方案》《文件材料归档范围和保管期限表》，报区档案局审核批准，做到有章可循，有规可依。同时，针对街道存在的档案资料保管分散的情况，要求各街道充分发挥综合档案室职责，创造条件，集中保管街道各门类档案，使街道档案室资源建设做到有质有量。四是加强设施建设。省星级档案工作标准不仅要求档案资源的种类丰富，更要依靠过硬的设施保障。六个街道在创建过程中，加大了设施投入。在办公用房极为紧张的情况下，首先保证档案管理用房。江心洲街道由于生态科技岛的建设需要，街道办公用房涉及拆迁，在解决过渡用房期间，腾出三间办公室用来进行省4星档案规范化建档。双闸街道在新办公用房交付时，压缩办公用房的面积，提前预留出档案管理用房。南苑街道为做好省5星档案规范化建档工作，将原设在二楼的档案室调整到四楼，增加了阅档室，做到了“三室分开”，而且还专门辟出一间60平方米的房间用于建设街道陈列室。沙洲街道原有一个符合标准的档案室，2018年，街道为冲刺省5星档案工作目标，下定决心，重新调整办公布局，压缩科室办公面积，建设了一个既做到“三室分开”，又有陈列室的档案管理用房。目前，全区六个街道全部通过省4星以上档案工作标准化测评，其中南苑街道、沙洲街道分别于2017年、2018年通过省5星档案工作标准化测评。南苑街道更成为我省主城区街道中第一家通过省5星档案工作标准化测评的街道。

三、统筹规划，让街道档案插上信息化的翅膀

街道档案多为民生档案，不仅数量多而且查找利用人次多，民生档案都存放在街道的各职能科室，不仅查找费时费力，也不利于档案的安全保管。2012年，建邺区档案局在制定全区档案信息化发展规划时，坚持以创建省4A、5A数字档案室为目标，以街道整体建成数字档案室为重点，从而形成区级机关部门、街道、园区上下齐动，整体推进的发展思路。区档案局清醒认识到：建设数字档案室重点、难点都在街道。街道创建成功，也就意味着全区成功。所以，建设伊始，区里就将着力点放在街道，重点抓好“三个环节”：一是顶层设计，完善“数字档案室管理系统”功能。2007年，“建邺数字档案室管理系统”依托政务网在全区全面使用。为更好地适应档案信息化发展需求，先后投入近百万元，多次对“建邺数字档案室管理系统”进行升级，完成与“智慧建邺”协同办公系统有效整合，成功将电子签章技术引入档案管理系统，特别是结合街道档案工作特点，将街道档案管理的特色流程引入数字档案管理系统，从而构建了在线归档、在线指导、在线管理、在线利用的档案管理新模式。2017年，“智慧建邺协同办公系统”全面升级，升级后的OA系统以工作流引擎、智能表单等为技术支撑，实现发文的拟稿、审核、签发、盖章、分发，以及收文的签收、拟办、批示、传阅等全流程在线流转。二是强化培训，提高街道干部职工网上办公能力。档案信息化发展的新要求，使街道干部职工一开始对电子文件的归档流程不清楚不了解，网上办公的积极性不高。为顺利推进街道数字档案室的建设工作，提高街道网上办公能力，区档案局联合区信息中心专门举办街道电子政务培训班。区信息中心重点培训网上收发文流程；区档案局则重点培训电子文件归档、系统管理运用。同时，区档案局还深入各个街道调研督查，发现问题并现场教学。通过教学培训，全区各街道较好地掌握了电子政务技能，特别是领导干部和档案工作人员也能熟练运用数字档案管理系统，为创建省4A、5A数字档案室打下了良好的基础。三是试点引路，逐步实现省4A以上数字档案室全覆盖。街道档案工作特点决定了街道创建数字档案室与机关部门、园区大不相同。为了有效探索街道数字档案室建设路径与经验，区档案局选择了双闸街道作为第一家先行试点单位。选择双闸街道作试点，主要是基于街道领导档案意识领先，档案员责任心强、业务水平较高，街道档案管理比较规范等因素。同时，为不降低标准，避免区档案局自行检查街道省A级数字档案室创建工作，创建目标起步都在省4A级以上（4A级以上的数字档案室创建由市档案局领导、专家组成的测评组验收），确保了创建的质量。双闸街道接受任务后，制定创建工作方案、档案数字化扫描、购置信息化设备等方面工作都有序开展。其间区档案局跟踪指导，并多次邀请省、市档案局专家现场指导，使试点工作得以顺利开展。经过各方努力，2013年，双闸街道顺利通过省4A级数字档案室测评验收。其后的两年间，全区其他街道学习双闸街道创建经验，先后创成省4A数字档案室。沙洲、南苑两个街道争先进位，瞄准省5A数字档案室建设目标，大力加强街道的档案信息化管理工作，对街道各职能科室移交到档案室的档案进行规范化整理，并与专业数字化扫描公司签订合同，开展各門类档案的数字化扫描工作，按照江苏省质量监督管理局2011年发布的《档案数字化转换操作流程》开展数字化扫描工作，将扫描好的各门类档案挂入数字档案管理系统中，并做好照片、音（视）频等电子档案的系统挂接工作，认真落实《电子文档归档管理制度》和《电子文件和电子档案利用暂行办法》等规章制度，实现网上电子档案的借阅利用，使街道档案信息化管理工作更加规范化、系统化、科学化。通过不懈努力，2017年和2018年，沙洲街道、南苑街道再接再厉，分别创成省5A数字档案室。

截至目前，全区六个街道，南苑、沙洲两个街道分别实现了省5星档案工作和省5A数字档案室的“双五”目标，在基层档案规范化建设和信息化建设道路上走在了全省的前列。其他四个街道都实现了“双四”目标，离“双五”目标还有一步之遥。“十三五”期间，建邺区所有街道实现“双五”全覆盖目标指日可待，追梦的步伐永不停息。

回顾建邺区街道近几年创建省星级档案工作和省A级数字档案室所走过的道路，虽然艰难困苦，有挫折、有失败，但更多的是充满了成功的喜悦。建邺兰台人用智慧和勇气摘下档案发展史上的一个个桂冠，让建邺的档案事业始终走在全市、全省的前列，在全国也小有名气。成功的取得主要得益于以下四个方面：一是领导高度重视。无论是区领导、区档案局领导班子，还是街道领导，都清醒地认识到中央出台的《关于进一步加强和改进新形势下档案工作的意见》的重要性、必要性，审时度势，比以往更加重视档案和档案工作，这是街道创建“双五”的重要保障。二是严密组织谋划。推进街道档案规范化建设和信息化建设，尤其是开展“双五”创建活动，这是一个系统工程。区档案局和创建单位都深入调研、细致研究，一个一个街道地摸排，每年落实创建计划，并做到现场指导、测评前的预查等环节的具体落实，力求创建过程少走弯路、减少失误，确保创建成功。三是强化投入是关键。各街道在档案用房、陈列室、数字化加工等方面都确保资金、设施、人员到位。四是目标考核是手段。为确保“双五”计划的落实和成功，区档案局加强与区有关部门的协调，在区领导的关心支持下，将创建目标和责任单位纳入区年度目标考核中，与街道领导班子绩效考核挂钩，增强了街道工作的积极性和责任感。

今天的建邺，虽已站在档案事业发展的新高地，但距离“智慧档案”建设的远大目标，我们还有很长的路要走。“长风破浪会有时，直挂云帆济沧海”。建邺兰台人坚信，借助新一轮档案机构改革的东风，在省、市档案主管部门的关心指导下，建邺档案事业的明天会更好，我们的目标一定会实现。