论档案室藏组织原则

李兆明

摘要：本文从实践与理论双重角度论述了档案室藏组织原则。作者通过分类为纲阐述了档案室藏组织的有机联系：通过效益观点解析了档案检索利用：通过流动的档案室藏叙述了室藏结构优化问题：通过简约概念提出了档案室藏运作效率。在辩证地分析了档案室藏组织相对稳定之后，作者提出了档案室藏组织原则三个方面的实践，从实践角度再一次论述了档案室藏组织原则。

关键词：档案室藏组织原则

档案室藏组织原则，是对室藏档案进行调整组合、分布排列，使之有序存放并处于规律性的流动之中的一系列规定性概念。在科学的原则指导下，实现档案室藏组织简约高效运作，便于档案检索利用，是使档案管理工作适应社会大众化档案需求，并为构筑新的档案管理格局而做出的努力。

1、我们为什么需要关注档案室藏组织原则问题

1.1档案室藏组织实践的广度、深度和高度。档案室藏组织实践的广度是指该种实践的全面性、宏观协调性和实践目标的指向性。没有实践视角的广度，就没有实践的广泛性，而广泛的宏观实践有赖于实践目标的正确指向，以避免成为盲目的或狭隘的实践。档案室藏组织实践的深度，是指这种实践过程的长期性、曲折性和复杂性。不断深化的实践同样有赖于实践目标的指向，使其一以贯之，成为有始有终的过程完美的实践。实践的广度与深度取决于指导实践的理论高度。档案室藏组织实践有赖于科学发展观的指导，有赖于科学系统的档案室藏组织原则，以保证档案室藏组织实践的广度、深度和高度。

1.2立足于原创，开创档案管理实践的新领域。过去的中国档案学理论发展与实践过程，总是伴随着一种偏颇的意识：凡是新的都要从国外拿来。我们曾经从前苏联拿来“年代一期限一机构”的档案分类规则，从法国、德国拿来了近现代档案学理论。近十几年，又从国外拿来文件生命周期理论。实践证明，许多拿来的理论并不符合中国国情。如何从中国国情出发，立足于中国档案学自身实践，立足于档案学原创，开创档案学实践的新领域呢?档案室藏组织的实践与档案室藏组织原则理论的探索，就是其中的一个途径。尤其是广大中小企事业、机关的基层档案室，如何建立简约、高效、流动的档案室藏组织模式，如何通过某种途径优化档案室藏，提高档案利用效率，如何使得新的档案室藏组织结构与传统的档案管理有机结合、平稳过渡?就是笔者在本文做出的有益探讨。

1.3档案室藏组织实践与原则的互动性。档案室藏组织实践活动与原则构建的理论发展是一种什么样的互动关系呢?首先。档案室藏组织原则是档案室藏组织理论概念与档案室藏组织实践相结合的产物。档案室藏组织原则的制订，是档案室藏组织认识与实践相统一的过程。在档案室藏组织认识与实践相互积极作用的过程中，原则性的概括既是原有实践的结晶，又是新的实践的助推器。其次，档案室藏组织原则是该种实践若干活动节点的联结。人们关于档案室藏组织原则的认识，可以划分为档案分类、编目、检索、鉴定等若干个节点。而这些节点联结并联动的轨迹，就成为人们关于档案室藏组织原则认识的曲线，反映了人们关于档案室藏组织的规律性认识。其三，只有科学的档案室藏组织原则。才是档案室藏构筑活动最为可靠的基础。由于构筑档案室藏组织是广大范围内的为数众多的人们参与的实践，更需要科学的档案室藏组织原则的指导。正确的档案室藏组织原则是实践的产物，又是理论的结晶：既是档案室藏组织模式的框架，又是普遍意义上的档案室藏组织的参照体系。因此。人们关于档案室藏组织的实践，应当格外重视档案室藏组织原则的构建。科学的系统的可以广泛指导实践的档案室藏组织原则，是档案工作不断发展。与时俱进，使档案事业显示时代亮点的重要保证。

2、档案室藏组织原则

2.1分类为纲。维护档案室藏组织结构的有机联系。传统档案整理原则之一的“保持文件间历史联系”，是档案界上至学者下至普通管理人员的共识(理论)，而档案分类规则(的实践)却反其意而行之：因为突出档案保管期限特征而将同一类别、同一问题或同一职能范围内的案卷分开保管，由此而割裂了案卷之间的有机联系。这个已经延续了50多年的档案室藏组织方式继续延续着。出现在档案室藏组织方面的指导原则与工作实践的二律背反，造成档案管理人员相互矛盾的心态，使得档案工作实践陷入困惑之中。而行政指令性的规定，造成档案部门盲目依从，从而丧失创新的活力。管理原则与工作方法的背道而驰，又是档案检索效率无法提升的始作俑者。其问题的症结所在，是对档案有机联系本质的认识差别。那么，何谓档案之间的有机联系呢?档案之间的有机联系如何才能维护呢?档案是人们社会活动的产物，而人们的社会活动又是按照职能加以区别与联系的。比如，人事管理与劳资管理就是既相互区别又相互联系的两项社会管理职能：又如，党群工作与行政管理也是既相互区别又相互联系的不同的管理职能。这些社会职能体现在档案组织上，就构成了档案(职能)有机联系的主要特征。而档案不同保管期限只是(通过档案)反映了社会职能活动的重要程度。它仅仅是档案不同价值的体现，与档案有机联系关联不大。那么，我们在制订档案分类规则，并由此而决定档案目录编排、案卷流水方式，以及如何进行档案排架等档案室藏组织的时候，就必须遵循不割裂档案职能联系为首要原则，将传统的“期限——年代——类别(职能)”这个规则翻转过来，实行“年代——类别(职能)——期限”的档案室藏组织分类原则。

职能档案分类原则成为组织档案室藏的大纲，维护着案卷之间的有机联系。科学组织档案室藏，必须实行以分类为纲的档案室藏组织原则。只有普遍实行这一原则，才能充分体现“保持文件间历史联系”这一重要观念的内在实质，从而将档案室藏组织的原则(理论)与实践很好地结合起来。将分类规则(最适用的是职能分类规则)作为档案室藏组织建设的大纲，用来统领普遍的档案室藏组织工作。才能使档案室藏组织成一个有机整体，其状态如同开闭自如的渔网，或梗概相连合为一体的植物叶片，或排列有序的蜂巢。等等。就是档案室藏组织回归自然本性，实现天(档)人合一的最佳境界。

2.2效益为先。便于档案检索利用。虽然真理标准的讨论已经过去了三十多年，但是，在档案界。至少在档案检索这一工作环节，实践并没有成为检验真理的唯一标准。一种早已过时的观念。一种由此观念而固化的档案室藏组织方法，虽然很不便于档案检索，但是，长期以来，都少有人敢于触动。实践是检验档案室藏组织科学性的试金石，效益是证明档案室藏组织合理性的依据。制订档案室藏组织原则，应当在效益优先观念指导下，便于档案检索利用。以提高档案检索便利程度为着眼点，以提高档案管理效益为目标，改革档案室藏组织原则。制订简单易行的档案检索方法，是档案室藏组织工作的当务之急，中国铁路物资总公司创建的以职能简易分类类目和年代

为代表的两维档案室藏组织原则，以简单明快、易于操作作为档案检索特点，使得全系统企业档案查准率和查全率一直保持在95％以上。该检索方法又称为“直接(不用翻阅任何检索目录)检索法”或“一步检索法”，利用者查阅档案，在一般情况下“立等可取”。又由于全系统企业依靠“效益测算法”和相关规定，将每一次档案利用计算出具体效益的(货币)数值，更加彰显了档案管理效益。

2.3建立合理流动机制，不断优化档案室藏质量。由于长期以来形成的档案鉴定实践的神秘性和档案组织理论的僵化，档案鉴定工作在基层许多单位被视为谈之色变的禁区，许多单位十几年甚至几十年不鉴定档案。另一方面，已经成为习惯势力的保守的文件价值观念，使得众多无价值文件归档，少数单位甚至逢文必档，造成档案室藏膨胀不止，档案库房不堪重负。僵化的观念与古董式的档案室藏组织方法，造就了僵化的档案室藏形态，使之成为一潭死水。

世界上的任何事物都是在不断发展变化着的，都是处于新旧交替不断流动之中。这就是辩证法。档案室藏也是世界上客观存在着的一种事物，也应具备一般事物发展变化的特点，处于经常地流动与变化状态中：在每年新生的档案不断进入档案库房的同时，超过保管期限经过鉴定的档案及时从库房中清理出去，满50年的档案进馆保存。档案室藏在流动中保持一个基本常量，才是档案室藏组织的正常形态。更为关键的是，我们应当在更新档案室藏观念的同时，建立起流动形态的档案室藏组织原则，从体制上保持档案室藏的流动性。同时。我们还应当建立保障档案室藏流动性的监督机制。对不按照规定定期鉴定销毁档案，或拒将50年以上档案进馆的单位予以行政处罚，以开拓出正常的档案室藏流动局面。这就是档案室藏组织的“排淤”。另一方面，改革文件归档制度，杜绝纸质载体文件归档量猛增不止局面，以精减优化档案室藏。这就是“清流”。上述两项措施双管齐下，必然形成流动的档案室藏组织形态，并在流动中不断优化着档案室藏质量。这就是档案室藏组织应当具备的“吐故纳新”机制。

2.4倡导简约，提高档案室藏组织运作效率。冗长的档案整理工作流程，繁杂的档案鉴定审批制度，以及档案著录分类标引、档案统计、库房管理等方面的规则、标准、规定，使得少则几十人多则百余人的小公司也搞成了厚厚一大本的制度汇编。物极必反。某种事物与该事物的规定性繁琐到了极致，必然朝着简单回归。在简约成为社会大众时尚的今天，档案室藏组织真的应当回归社会简约主流，抛弃思想观念的沉重，抛弃繁琐落后管理体制方面的枷锁，返朴归真，融入档人合一”的和谐潮流中来。

中国铁路物资总公司在探索与实践档案简约组织过程中，已经取得一些经验与成果。首先，是以职能简易分类为特征的简约档案整理方法。职能简易分类，就是以职能划分档案类目、将职能最简化为特点而形成的一种新的档案分类方法。该分类方法只有8－12个一级类目(不设二级类目)，如党群工作、行政管理、企业经营、人事劳资、财务审计等。将档案依次按此方法分类，操作简单易行，十分便于日后档案检索。同时。归档文件实行“永久、定期(不标时限)”的简单“两分法”：归档文件不刻意要求线订，只求牢固：合计定稿和正本尾号页码为文件页数。这一系列简单易行的档案整理方法，在铁路物资系统企业普及后，每年的档案(归档文件)整理周期由过去的2－3个月缩短为2－3周，显著提高了工作效率。另外，档案鉴定工作程序删繁就简，成为提交鉴定报告、档案鉴定、销毁档案和善后(将继续保留文件插卷、上报工作小结)的“四步法”。总公司废除了繁琐的档案借阅登记手续，只保留借档人签字、档(或文)号、数量、借阅日期四项必要内容。档案简约管理适应了企业档案人员身兼多职、工作繁忙这一客观形势的变化，它是档案管理繁琐的物极必反，更是在新形势下的档案管理改革举措的“应运而生”。将档案室藏组织简约化，是新时期档案室藏组织的一个重要原则。

2.5维护档案室藏组织形态的相对稳定性。维护档案管理基础的稳定性。是传统档案管理的原则之一。从档案管理性质而言，管理形态应当相对稳定，这主要是从便于档案检索考虑的。然而，任何一家单位的档案管理方式都不可能几十年不变。管理人员的更替、不同管理风格的出现、国家相应规定的变化等等，都将促使档案组织形态发生变化。按照辩证法关于档案事物的规定性，事物的变化是绝对的，不变化是相对的。因此。档案室藏组织形态的不断优化是符合事物发展规律的，也是该事物的客观属性之一。档案室藏组织的改革或变化，除了应当遵循客观规律之外，还应符合本文提出的上述四个原则，尤其是以合理性作为相对稳定性的基础，搞好与以前管理方法的衔接，使档案室藏组织在相对稳定中逐步得到优化。

3、档案室藏组织原则的实践

3.1分类为纲，纲举目张，是一种便于检索的新型档案室藏组织方法。该种档案室藏组织方法可以比喻为地方志编写体例：横分门类(将室藏档案分类)，纵写历史(将室藏档案按年代排列)，就形成了这样的平面坐标：2000－2008年组成的档案室藏按年代形成纵向坐标轴，党群工作、行政管理到企业管理的类别形成横向坐标轴，组成两维平面的档案室藏坐标体系。使用这个坐标系检索档案，A例为：检索一份2005年党委会议文件，该文件的坐标值为：2005年(Y轴数值y¹)。党群工作(X轴数值x¹)，该文件在x¹、y¹交汇处的“z¹”点：B例为：检索一份2007年财务规章制度文件，该文件的坐标值为：2007(Y轴数值y¹)，财务审计(X轴数值x¹)，该文件在x¹、y¹交汇处的“z¹”点。以职能简易分类(和年代)组成的档案室藏架构，如同档案室藏组织大纲，将多年形成的档案室藏予以统领；如同一根红线，将各门类档案“穿”在一起，成为一个档案组织体系：又如同渔网的纲绳，维系着整个渔网，使之闭合自如。这就是以分类为纲的档案室藏组织的纲举目张。

3.2以“效益测算法”作为档案室藏组织效益的量化方法。以往任何轻视档案工作的思想观念，基本上出于档案利用效益的模糊性。档案室藏组织虽然为本单位各项管理活动做出很大贡献，直接或间接为本单位产生了许多效益，但是，许多人，其中包括一些档案管理人员，都是对此模糊的。模糊的效益观念使得档案室藏组织运动效益由淡化变成虚无，档案工作由有为变成无为无位，无法得到相应重视。那么，我们如何向人们呈现出档案工作效益呢?笔者所在的中铁物资企业集团，通过效益近似计算法，将每一次档案利用都计算出价值。而转换成价值的档案利用事例，都是相关人员认可的。如：利用一份自来水上水管道隐蔽工程档案。使得老旧管道破裂处很快修复，恢复供水。参照相关规定可按维修费用1／3计算为1000元：使用材料装运小车某一配件图纸，将加工成的零件装配到小车上，按维修成本1／5计算为300元。这样，以月(或季度)为时间单位，统计出档案利用为本单位创造出的价值，将档案利用效益以货币单位量化，让经济数据证明档案工作产出效益，是档案室藏组织原则实践活动浓墨重彩的一笔。

3.3以“定期档案10年保管”作为档案室藏流动的手段。正在实行的国家档案局8号令《文书档案保管期限规定》，将定期档案划分为10年、30年或更多的具体保存时限的规定值得商榷。笔者认为，这项规定有违档案鉴定工作简化发展趋势。档案保管由过去的“三分法”变成“两分法”的主要意图。是简化档案保管期限划分工作的复杂程度，而将定期档案再划分成两个或更多的时间段，则与该意图背道而驰，操作更加繁琐。某一份文件保管10年还是20年、30年，谁能制定出这么细致和客观的标准呢?又有谁能够划分得这么清楚呢?铁路物资企业从2000年开始废除“三分法”，实行永久、定期(不计具体时限)的“两分法”，定期档案一律保存10年。实践证明：每10年鉴定一次保管期满档案，可以适时按规定将失去保管价值的档案从库房清理出去，加快室藏档案流动速度。再者。经过10年再一次鉴定过去保留的归档文件，人们可以客观历史全面地分析文件价值，从容决定文件的去留。在电子档案从宽保留前提下，在“红头文件”的原件可以随时向计算机“索取”的情况下，将大量不具备继续保存的纸质文件从库房中清理出去，以简约化高质量的室藏，实现高效率运作，难道不应当成为时代所提倡的档案室藏组织原则吗?