践行发展新理念 数据时代谱新篇

任增瑶

数字化、网络化、智能化是新一轮科技革命的突出特征，也是新一代信息技术的核心。在数字化浪潮的驱动下，档案信息化工作面临着前所未有的深刻转型：从计算机化到数据化，从单一局域网到三网融合，从初级检索到深度学习，全面推动档案信息化建设高质量发展成为大数据时代背景下，档案事业实现跨越式发展的新命题。

近年来，建邺档案事业快速发展，在档案信息化建设上不断实现新突破。2016年底，建邺区档案馆通过国家档案局测试，成为南京市首家“全国示范数字档案馆”；2015年底，建邺区档案局被国家档案局列为全国首批数字档案室建设试点单位，全区按照“统一领导、多方联动、分工协作、合力推动”的工作思路，积极开展国家数字档案室建设工作。2017年底，建邺区建成全国首家集中式“全国示范数字档案室”。至此，以区政务网络平台和区政府协同办公系统为依托，覆蓋全区各机关、功能园区、街道的区域档案信息化管理网络全面建成。

一、规划引领，统一部署，筑牢数字档案馆室资源基础

“十二五”以来，建邺区紧紧围绕国家、省、市档案局及区“智慧建邺”“智慧档案”建设要求，全面加强数字档案馆室建设。先后出台了《关于进一步加强和改进新形势下全区档案工作的实施意见》《建邺区“十二五”档案事业发展规划》《建邺区“十三五”档案事业发展规划》等重要文件，将档案信息化建设纳入区政府“智慧建邺”建设总目标，将数字档案室建设纳入《建邺区“数字建邺”十二五信息化专项规划》之中。

数字档案资源建设是数字档案馆室建设的核心内容，建邺区档案局提出了数字档案资源建设“三步走”战略。一是按照“存量数字化”要求，大力推进传统载体档案数字化工作；二是按照“增量电子化”要求，启动电子文件在线接收工作；三是严把质量关，完成馆藏档案数据质量校核工作。

二、顶层设计，集约建设，搭建一流的数字档案馆室管理系统

2005年，建邺区档案局依托区政务网络平台，与软件公司共同研制了“建邺档案管理系统”，该系统初步解决了网络环境下档案信息资源的整合和分层共享问题，基本实现文档一体化、馆室一体化。近年来，建邺区档案局不断对系统“收、管、存、用”各功能模块进行扩展升级，完成与“智慧建邺”协同办公系统有效整合，将电子签章技术引入档案管理系统，完善了元数据捕获功能、半自动鉴定电子文件归档范围以及单轨制电子文件采集、归档、管理、利用等系统功能，构建了在线归档、在线指导、在线管理、在线利用的档案管理新模式。全面建成了包括两个层面的应用系统：一是基于局域网的数字档案馆管理系统；二是基于政务网的数字档案室管理系统。此外，开发建设了若干数字档案馆管理子系统，包括档案资源总库管理系统、自助查档系统、远程查档系统、库房管理系统等。档案资源总库管理系统保证了数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，多个利用子系统则针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷地满足各类用户利用需求。全区各机关、功能园区、街道等统一通过协同办公平台在线使用“建邺档案室管理系统”网络版，确保了除使用专业管理系统软件部门外（公安局、检察院、法院、市场监管局、税务局等），全区所有部门、单位的数据统一管理。

2017年，“智慧建邺协同办公系统”（简称OA系统）完成升级，升级后的OA系统以工作流引擎、智能表单等为技术支撑，集成版式文件、电子签章，实现发文的拟稿、审核、签发、盖章、分发，以及收文的签收、拟办、批示、传阅等全流程在线流转，为单轨制试点工作的顺利开展奠定了基础。

三、注重安全，三网隔离，充分发挥新媒体的档案宣传作用

建邺区始终把数字档案安全作为档案工作重中之重，做到局域网与政务网、因特网物理隔离，政务网与因特网逻辑隔离。局域网是核心，数字档案馆的收、管、存、用各项业务均在此基础上开展。政务网注重共建共享，全区各机关、功能园区、街道等部门、单位统一通过协同办公网在线使用建邺区数字档案室管理系统，实现数字档案室的网络化管理。因特网侧重交互展示，建邺区档案局2015年6月开通“建邺兰台”微信公众号，设“忆建邺”“秀建邺”“微服务”三大互动栏目，截至目前，共发布175条图文消息。“建邺兰台”充分利用档案馆藏资源，不断提升推送内容质量，及时更新信息，努力为社会公众提供优质的档案信息服务。在2017年度全国档案微信号排名榜中，“建邺兰台”排名前50，在全省区级档案微信公众号排名中位列第3名，荣获建邺区2017年“十佳政务新媒体”称号。

四、两办带头，示范引领，积极推进全区无纸化办公进程

长期以来，囿于无纸化办公未能真正实现，原生电子文件短缺成为建邺区档案信息化建设的最大掣肘。区委、区政府高度重视，区委常委、分管副区长多次召集区委办、政府办一把手召开专题会议，研究解决推进无纸化办公存在的难题，“智慧建邺协同办公系统”中标单位技术人员专门为“两办”领导进行网上办公流程培训，要求两办带头示范，严格按照电子文件归档要求，加快推进无纸化办公进程。建立由区委办、区政府办、区政务办、区信息中心、区档案局等部门组成的督查组，深入机关部门、园区、街道，了解掌握部门单位网上办公情况和电子文件全流程流转情况，每周在区政务督察简报中予以通报。全区一级部门、单位在区委办、区政府办的示范引领下，全部实现网上办公，从OA流转进入档案管理系统的电子档案组件齐全、格式规范，形成完整的数字档案资源体系。

五、创新服务，便民利民，开辟档案开发利用新天地

随着信息化进程的不断推进，传统档案管理模式已无法承担海量数据的全程有效管理工作。为解决群众办事过程中“办证多、办事难”等问题，建邺区创新服务、优化流程、信息共享，最大程度做到利民便民，构建了到馆查档、自助查档、远程查档等多层次、多渠道档案利用模式。远程查档覆盖全区六个街道，群众不出街道即可查阅个人的婚姻档案、独生子女档案。基层数字档案室全文专题数据库建设充分发挥了档案工作服务全区中心工作的利用效用。

2017年底，建邺区建成“全国示范数字档案室”后，以区教育系统为试点，以集约建设为基本原则，统一规划、统一招标，在全区100余所中小学、幼儿园统一部署网络版档案管理系统，推动全区档案信息化工作进一步向纵深发力。

习近平总书记在两院院士大会上的重要讲话指出：“世界正在进入以信息产业为主导的经济发展时期。我们要把握数字化、网络化、智能化融合发展的契机，以信息化、智能化为杠杆培育新动能。”建邺区档案信息化工作将紧跟新时代，适应新形势，聚焦新技术，把握新方向，进一步巩固“双示范”建设成果，充分发挥数字档案利用效用，全面推动档案信息化工作高质量发展，迎接档案智能化时代的到来！