企业档案管理创新与服务模式研究

张云芳

摘 要：现阶段社会正在朝着现代化、信息化方面发展，并且以此为基础建立的管理制度正在不断地升级，使企业的发展能够适应时代的要求，档案管理已经成为了企业管理环节中非常重要的一部分。建立在传统模式上的档案管理已经不能够适应时代的发展，对于企业的发展无法起到推动作用，建立一个现代化、信息化的档案管理制度已经成为企业要顺应时代发展必然做出的改变。企业档案管理创新与服务模式，主要是企业档案需要服务企业经济与发展的建设，并且在实际的档案管理的过程中需要保持创新精神，对于传统的企业档案管理模式进行进一步的精细化管理，使得企业始终面向时代的发展。笔者将会在本文的论述中简单讲解现阶段档案管理过程中出现的不足，从而进行针对性创新路径的设计，以此来为企业的现代化发展提供一定的推力。

关键词：企业档案管理;创新与服务;分析与研究;现代化发展

企业档案管理创新与服务模式的提升，不仅是对企业自身的实力提升，还为企业的下一阶段的发展规划提供有力的数据基础，能够为企业的发展提供有力的经验借鉴。与此同时，还需要对企业档案的管理工作进行创新。现阶段我国的经济社会正在飞速发展，如果不及时增加自身的实力就会被激烈的市场竞争所淘汰，这就需要企业不断创新自身的运营思维以及档案管理模式，能够对企业经营过程中产生的数据进行充分的备案与整理，档案管理工作的开展具有科学性、时效性，进一步推动企业向着现代化的方向发展，满足时代发展的需要。

一、当前企业档案管理中的不足之处

1.档案管理工作的地位不高

在大多数的企业运行过程中对于档案管理的工作没有足够的重视，这就导致档案管理工作在实际的开展过程中没有足够的话语权，企业无法在实际的运营过程中发挥档案管理工作的优势。企业的领导层在实际的决策过程中，片面的认为档案管理工作无法对企业的发展提供有力的帮助，这就导致企业在进行档案管理的过程中并没有提供足够的人力与物力，久而久之，企业的档案管理工作出现设备落后、设备不完善、管理理念落后、工作人员没有积极性的问题，这些问题的出现将会进一步深化不利档案管理的负面影响，在企业运营的过程中无法提供有效的、较高质量的档案管理工作服务。在企业的实际运营过程中档案管理工作的水平还有着非常大的上升空间，但是因为企业的不重视，缺乏人力与物力的投入，没有专业化人员的指导以及专业模式的缺失，企业领导层片面的认为档案管理工作仅仅是简单的收集资料以及存储资料的工作，企业运营的过程中一旦产生这种思想，将会在极大程度上使企业档案管理工作丧失积极性，档案管理工作无法为企业运营提供有力的帮助。

2.档案管理现代化程度不高

绝大多数的企业在进行企业管理的过程中，相关先进技术的引入与研究少之又少，这就导致档案管理工作实际的模式较为传统，并且在进行数据收集以及数据整理的过程中采用人工管理的方式，绝大多数的企业在运营的过程中往往只注重自身产品的质量、社会的影响力以及自身的经济效益。在实际的档案管理的过程中相关现代化硬件与软件应用较为匮乏，即便是在管理过程中使用了相关的技术软件，绝大多数的企业仅仅是将软件应用到档案数据调取过程中，工作人员在完成档案管理工作之后，很多档案都没有进行及时的使用，这就导致档案管理工作喪失了意义。

二、企业档案管理创新路径

1.强化档案管理工作

最为重要的是要让企业管理层人员重视档案管理工作，企业应当在正常运营的过程中，将档案管理的工作应用至企业未来发展的规划中，并且以档案数据作为基础进行下一阶段目标的设计。其次，是要每一位参与到档案管理工作的人员意识到正确、有效档案管理的重要性。在进行档案管理的过程中不能只做表面功夫，要对实际的档案管理工作进行不定期的抽查，保证档案管理工作的质量，除此之外还要进行档案管理工作的专题讲座，让员工们在学习的过程中掌握相关的档案管理工作的技巧，并且培养自身的档案管理工作的创新性与积极性，让员工们切实实地的体会档案管理工作的重要性，让员工对档案管理工作有全新的认识，这样才能够让其在进行每一个环节时进行相对应的档案管理工作。只有员工自身认识到档案管理工作的重要性，才能够使档案管理工作在潜移默化的影响下提升自身的地位，让管理层认识到档案管理工作的优势，这样才能够让每一位员工在进行阶段作业时进行档案管理。

2.创新档案管理工作模式

企业进行档案管理工作的创新并不仅仅是一个单方面的行为，创新将会涉及企业档案管理过程中的方方面面，在实际的档案管理的过程中需要一定先进技术的注入，这其中最为重要的技术是网络信息化技术、电子档案数据库技术以及现代化的档案管理模式的引进。要让企业的档案管理工作在第一时间对存储的档案信息资料进行进一步的分析与研究，这将会为企业的改革创新提供丰富的数据技术，发挥档案管理工作的实际作用，以丰富的数据作为基础，依靠企业自身丰富的经济与人力资源进一步发展。更为重要的是，建立一个信息共享数据库对于企业的发展将会显得尤为重要，在数据库的建设中公开可以查看的资料，能方便相关的工作人员进行资料的调取与应用。当企业展开大规模的档案管理工作时，现阶段的档案管理工作中的数据存储大多数都是以电子文档的形式进行储存，安全且公开电子信息库的建设将会显得尤为重要，这样能够促进档案管理工作的水平，能够与企业发展的速度相吻合，能够为企业发展目标的实现提供有利的数据支持。企业在进行档案管理工作中应当充分利用现阶段的电子信息化技术，进一步将档案管理工作中出现的数据信息化，将原本存在的纸质文档也变成电子文档，这样一方面可以减少纸质文档存储过程中因为载体的损坏而出现信息的丢失，另一方面文档电子信息化将会大大缩短信息查阅的时间，并且展开大数据的分析与计算，为企业的发展提供技术支持。在实际的电子信息化库建设的过程中应当配备快速查找功能、科学分析功能，进一步缩短信息查阅与使用的时间，为企业的管理层决策提供有力的帮助，并且增加决策的正确性和有效性，帮助企业提升自身的核心竞争力。举例来说，在企业将所有的档案电子信息化之后，在电子信息数据库建立之后企业可以大大减少信息检索、搜寻的时间，这将会在很大程度上为企业的决策缩短时间。并且企业应当对档案进行目录的编制，在管理的过程中应用现代化技术，在不断完善相关的档案管理模式的基础上，还需要进一步保证档案管理的质量与效率，档案管理工作中数据积累的有效性是一切工作开展的基础。想要保证企业在进行档案管理时数据信息的有效性与整体性，首先需要对档案收取与整理的标准进行规范化，使企业的档案管理能够有条不紊的进行，除此之外企业还需要对档案管理工作注入大量的人力与物力，让企业在档案管理的过程中有专业人才的指导，实现对自身档案管理工作的完善。

3.建立健全各项档案规章制度

如果想要进一步完善企业档案管理的模式，最为重要的就是从档案管理的机制上入手，只有正确的管理机制才能够保证每个阶段的档案管理工作正常开展，在这个过程中不仅仅要调动员工们档案管理工作的积极性，并且将每个阶段的工作目标作为档案管理开展的依据，对于企业中的档案管理部门建立起一套行之有效的检查机制，这能够在最大程度上保证档案管理工作的效率与质量，并且推动企业档案管理朝着现代化、科学化的方向发展。建立较为完善的档案管理的机制仅仅是档案管理工作的内容之一，对于进行档案管理的人员也要进行明文规定，从而规范档案管理的行为。其次，要对每一个阶段的档案管理工作进行考核，通过考核的方式能够使档案管理工作更加科学化、现代化，除此之外还需要对档案管理的工作人员进行成绩的划分，采取一定的激励措施，让档案管理工作的从业人员注重自身工作效率与质量的提升。

4.构建企业档案信息开放中心

现阶段我国的市场经济相关的科技水平正在呈现不断发展的趋势，信息的应用已经成为了企业发展的重要环节之一。现阶段网络的资源尤为丰富，企业与企业之间可以加强联系与沟通，将自身的档案信息库开放，将双方的档案信息库连接成为一个整体，实现自身共享，这将会在极大程度上加强企业资源的利用效率，促进合作双方企业能够更快的发展。在展开实际的档案分享工作时，要对自身的档案管理以及服务模式进行创新性研究，能够将各种信息化手段应用到实际的档案管理过程中来，实现高效的档案信息的开放与共享。在实际的操作过程中可以依靠相关的软件，企业用户登陆之后仅可以进行开放性信息库资料的查阅，在电子信息库中查找对自己有用的信息，在这个过程中把客户的需要摆在首要位置，利用各种模式对用户进行有效的信息服务，让档案服务工作能够服务于大部分企业的发展，建立一个高效化的信息查阅系统。利用现代化的网络信息技术，及时对信息库中的相关档案进行更新与修改，打造一个更为完善的档案管理数据库，服务于所有企业用户的发展，能够对整个市场中绝大多数的企业发展起到强力的推动作用。

三、结语

即便现阶段的档案管理工作正在向着现代化、科技化的方向发展，但是在实际的档案工作开展的过程中还是需要企业结合自身的实际情况，对于档案资源进行高效的利用，使档案管理工作能够更好地服务于企业的发展，针对此种情况，企业应当加强对档案管理工作的模式研究，进一步开发与档案管理工作相关的功能，为企业的发展提供强大的数据理论基础。

参考文献：

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