高校学生档案管理工作研究

李海瑛

摘 要：高校学生档案管理工作是高校档案工作的重要内容，做好高校学生档案工作对于学生个人、高校都具有重要意义。1999年以来高校扩招，高校学生人数剧增，高校学生档案随之成倍增长，使本就发展缓慢的高校学生档案管理工作面临系列新的挑战。本文分析高校学生档案管理存在的问题，并提出加强高校学生档案工作的对策，以推动高校学生档案工作发展。

关键词： 高校;学生档案;档案管理

高校学生档案工作是高校档案工作的重要内容，是衡量高校教学质量和管理水平的重要标尺。做好高校学生档案工作既有利于维护学生个人利益，也有助于推动教学改革，提高教学质量，展示学校业绩，是贯彻执行党的教育方针，为实现社会主义现代化建设培养、选拔、录用人才的一项常规性基础工作。

一、高校学生档案的特点

1.成形性。高校学生档案是个人人事档案的成形阶段。学生个人在小学、初中、高中每个阶段都会形成自己的档案材料，但若未经过高校这一阶段，其个人档案往往不会成形，只会有一些零散材料保存在学校或者散失。高校毕业后，高校学生档案管理部门依据毕业生报到证信息，将毕业生档案转递至就业单位的人事部门或委托的人才交流机构，学生档案即转变为个人人事档案，之后个人人事档案里将会添加个人工作中形成的材料。因此，学生档案是个人人事档案的成形阶段，是人事档案的基础。

2.真实性。学生档案是对学生学习成长经历的真实记录，但并不是个人在校期间形成的反映个人成长经历的所有材料都会成为档案内容，只有经过组织认定、专业档案工作人员鉴别后认为能够反映个人成长状况，具有保存价值且符合归档要求的个人材料才能转化为高校学生档案。

3.动态性。高校学生档案具有动态性，表现为学生档案内容的补充更新和档案保管单位的变动。高校學生档案内容会随着时间的增长不断得到充实丰富。此外，学生在毕业后离开学校，学生档案也会保管在有人事保管权限的单位，学生档案或者人事档案的保管单位会随着本人的流动而流动。

二、高校学生档案管理存在的问题

与高校的快速发展相比，高校学生档案工作还显得比较滞后。高校学生档案管理工作受人力、物力、财力等软硬件条件制约，存在诸多问题。

1.高校学生档案工作体制不健全

（1）高校学生档案存在分散管理。2008年之前国家没有相关制度对高校学生档案管理作明确规定，各高校学生档案管理比较随意，分散现象严重。2008年9月实施的《高等学校档案管理办法》规定“学生类”档案由高校档案机构进行集中统一保管，但部分高校并未按照规定将学生档案纳入高校档案机构统一保管，由学生工作处、招生就业处、各院系保管学生档案的情况仍然比较普遍。

（2）高校学生档案工作缺乏制度标准。2008年实施的《高等学校档案管理办法》增加了“学生类”档案，罗列了学生档案的具体内容。但我们不难看出该办法对学生档案内容的规定并不全面，并不能反映学生在校期间的全貌，不能满足用人单位对招聘学生进行全面了解的需求。且该办法是对高校档案管理的宏观办法，只是简单涉及了学生类档案，并未对专门的学生档案作详细规定，没有对学生档案的分类整理和保管利用等内容作具体指导。

（3）高校学生档案管理队伍薄弱。由于学生档案流动性特别强，每年都因新生入校而要大批接收转进的档案，每年都因学生毕业离校而要将大批档案转递到其他单位，每年都有新的材料要补充到每个学生的档案之中，管理高校学生档案的工作量特别大。档案工作人员数量不足。档案数字化网络建设，缺乏既懂计算机技术又具备档案专业知识的人才。

2.高校学生档案管理不规范

（1）高校学生档案的收集不规范。学生档案的归档范围的缺少能够反映学生参与学校社团活动、各类比赛、社会实践经历、个人诚信状况、心理健康等方面的内容。且未将学生档案的内容与用人单位需求相结合。

（2）高校学生档案的整理不规范。高校学生档案数量多，整理工程浩大，需大量经费，且在整理过程中会伴随着档案丢失或信息泄露等危险。因此，多数高校对学生档案未进行规范整理，更有高校对学生档案从不进行整理，新生档案接收进馆后就一直束之高阁，不进行拆封整理，每年将新增加的档案材料也是直接放到个人档案里，从不将材料合并后分类排序，高校学生档案的整理情况不容乐观。

（3）高校学生档案的保管不规范。受经费、办公环境限制，档案库房建设及设备配置往往存在不合规现象，有的档案库房甚至成了杂物间。档案库房所需设配大多不齐全，许多高校都没有配置空调、除湿剂等必须设备，学生档案保管条件较差，不利于实现学生档案的科学化、现代化管理。一些高校学生档案保管人员只是兼职，未对学生档案进行定期跟踪监测，对学生档案的保管缺乏保密意识。

（4）高校学生档案的利用效率低。目前多数高校存在学生档案重保管轻利用，学生档案整体利用率低下等问题。许多高校未进行学生档案的数字化建设，没有学生档案管理系统，甚至许多高校连学生档案卷内目录和案卷目录都没有，学生档案利用暴露出检索工具落后、检索体系不完善，查全率和查准率低等问题。

3.高校学生档案信息化水平低

高校信息化水平低下，许多高校都未建立档案网站，部分高校虽建立了档案网站，但内容也简单，功能较少，没有专门的学生档案工作版块，高校学生无法通过网络查找利用相关内容信息，尤其是毕业生档案无法通过在线查询毕业生档案去向。高校学生档案信息资源开发利用程度低。多数高校仅将学生档案工作停留在保管层面，未重视学生档案信息资源的深层次开发利用，学生档案信息资源无法共享，未能真正发挥高校学生档案的价值。

三、加强高校学生档案管理的对策思考

1.健全高校学生档案工作体制

（1）实行集中统一、归口管理。不断推动高校实行集中管理，同时吸取分散管理存在的优点，进一步优化高校学生档案管理模式。加强学校档案机构建设，通过建立学校档案馆或综合档案室，使学生档案的集中统一保管有归口管理部门。国家教育部门应联合档案业务主管部门加强对高校学生档案工作的监督指导，督促高校按照《高等学校档案管理办法》规定，实行学生档案由学校档案机构统一管理，而不是随意保存在招生办或学生处等部门。

（2）完善高校学生档案管理制度。国家教育部门和档案局应尽快出台《高校学生档案管理工作细则》类法规，使学生档案管理工作有法可依。应对学生档案的归档内容进行补充，将能反映高校学生心理素质、职业技能等方面的材料纳入归档范围;同时对高校学生档案工作重点的学生档案信息化建设、网络资源共享等新问题应做出政策指引。各高校应根据《高等学校档案管理办法》，结合高校实际制定高校学生档案管理制度，切实为高校学生档案工作的开展提供制度保证。

（3）加强高校学生档案管理队伍建设。一是根据《高等学校档案管理办法》第十条规定，合理配置高校学生档案工作人员。二是加强高校学生档案工作人员学习培训。组织学生档案管理人员到其他高校进行参观学习，聘请专家进行知识讲解，适时安排高校学生档案工作人员进修学习。三是合理设立高校学生档案工作所需经费。将高校学生档案工作纳入学校整体发展规划，为高校学生档案工作发展提供经费支持和人员保障。

2.规范高校学生档案管理

（1）强化高校学生档案的收集。高校学生档案工作人员严把质量关，将每一份有价值的材料都收集归档、剔除不应归档的文件，做到全面、完整、精简、准确、及时。首先，高校学生档案工作人员要充分发挥工作主动性和积极性，不断提升专业知识，根据实际需求，明确收集范围。其次，要建立健全高校学生档案收集制度，对高校各部学生档案材料的移交时间和归档范围有明确规定，对于不按时归档的应给予通报批评并进行惩罚。

（2）规范高校学生档案的整理。高校领导应重视学生档案整理工作，保证档案整理所需经费，合理配置学生档案整理工作人员。高校学生档案管理部门可根据实际，在对上年度档案材料收集完毕后，安排档案集中统一整理的时间，通过招聘临时工作人员或学生勤工助学的方式增加学生档案整理人手，但必须由专职学生档案工作人员或学生档案管理部门工作人员进行指导，严把档案整理质量关。

（3）确保高校学生档案的安全。包括档案实体的安全和档案信息内容的安全。应通过加强库房建设和库房基础设备配置，为学生档案的保管提供有利的硬件条件。高校学生档案工作人员应提高档案安全意识，定期检查档案数量，发现遗失及时查明原因采取措施，应具有保密意识，防止信息内容的泄露。

（4）提升高校学生档案的有效利用。一是高校学生档案管理部门应夯实学生档案基础利用。高校学生档案管理部门应根据实际应用和多方需求的特征，实现学生档案管理内容与功能拓展，使利用者有档可查。二是学生档案信息资源开发机制。应根据利用需求深入挖掘、开发学生档案信息资源。加强学生档案信息编研开发，建立学生档案数据库，并建立学校名人档案特色数据库，便于加强学校宣传，提高学校品牌效应。三是畅通学生档案信息利用反馈渠道，对学生档案利用效果进行搜集与研究。

3.提升高校学生档案管理信息化水平

（1）优化学生档案信息化建设基础设施配置。根据信息化建设实际需求和经费情况，合理购置性价比较高的基础设施。为档案系统中大量数据的快速处理，文字图片的扫描及网络系统的建设等提高硬件方面的保障。同時，各高校学生档案管理部门应统一学生档案管理系统软件，以满足档案信息化建设的需要。

（2）建立高校学生档案信息数据库。国家教育主管部门应会同档案业务主管部门制定有关标准和规范，并组织实施、建立高校学生档案信息共享的数据库。档案信息数据库中的数据必须规范，格式统一，能保证信息的可读性和共享性;应注意数据的更新，及时把学生新增信息传递到人事档案信息数据库中，以保持数据库中数据的采集准确。

（3）加强高校学生档案信息网络安全建设。要高度重视高校学生档案的网络安全，采取有效的安全保护措施，防止人为破坏和泄密。高校学生档案工作人员要有高度的责任感，对信息数据库及时备份。

高校学生档案对于高校管理和学生个人发展都有着十分重要的作用。现阶段高校学生档案管理存在管理体制不完善、人员队伍不健全等诸多问题，需要教育部门、档案行政管理部门、高校、学生等各方面的共同关注和努力，既需要从国家层面完善相关规章制度，也需要各高校在管理各具体环节严把质量关;既需要教育部门建立统一的网络平台实现资源共享，也需要各高校加强自身资源的建设和开发。在多方的共同努力下，实现创新突破，取得科学、长效的发展，为高校管理水平的提升做出贡献。

参考文献：

[1]黄兰蔚.浅析人事档案信息资源与人才的开发.[J]企业技术开发，2009（4）

[2]夏文.高校学生档案管理的问题及发展方向.[J].北京档案，2010年第9期

[3]何永峰，程程.高校学生档案功能拓展与管理.[J].兰台世界，2012年1月中旬