提高企业档案信息安全管理水平的对策

李娟

摘要：在事业单位档案管理中，档案管理信息化建设成为档案工作中的重点，档案管理模式打破了以往的事业单位传统档案管理方式，利用网络简化了档案的管理流程，突破了时间、地域的限制，极大程度地提高了档案管理的工作效率。根据事业单位的特点，档案管理人员要认识到传统模式的弊端及档案信息化建设的必然性和必要性，不断提升档案管理信息化创新意识，培养接受新事物的能力和水平，打破传统的惯性思维模式，改进工作方式、方法，提升档案管理工作质、效。信息化快速发展的大背景下，档案管理信息化已是大势所趋，机关、事业单位都已开启了档案管理的信息化建设。

关键词：档案;信息安全管理;信息化

一、健全法制防御

（一）填补档案信息安全管理专门性法律空白，实现有法可依

国外档案管理发展历程及环境充分表明，完善的法律、法规是档案信息安全管理体系运行和发展的有效保障，我国虽然出台了《档案法》、《档案法实施办法》等档案工作统领性法律，但关于档案信息安全管理的专项法律、法规仍然未出台。当前社会发展需求及政务公开制度的落实推动了档案的开放及利用，同时也对机关事业单位档案信息安全管理提出了更高的要求，因此国家立法机关应当高度重视档案信息安全管理专门性法律法规的制定、出台，并且对档案信息安全管理的覆盖范围、方式方法、人员管理、设备要求、软件配备、权利义务、监管制约等做出明确要求及说明，为档案信息安全管理的科学化、规范化、法治化、制度化建设提供法律依据。

（二）制定完善执行度高的制度、规范，实现有章可循

档案工作法律为档案工作提供了总的要求，相关规章、制度作为法律的重要补充不可或缺，当前我国档案部门及各单位档案工作开展及管理的制度依据主要有《机关档案工作条例》，涉及档案信息化管理的主要有《电子公文归档暂行管理办法》、《纸质档案数字化技术规范》、《电子档案移交与接收办法》等，涉及档案信息安全管理的专门性规章制度也是空白。

二、强化管理防护

（一）加强组织领导，建立完善健全的组织管理体系

信息安全日益受到关注，但部分事业单位档案信息安全管理工作仍存在多口头重视，轻实地落实情况。提高事业单位档案信息安全管理工作实效，需建立健全组织领导机构，成立档案信息安全管理的专门管理机构，负责综合协调和指导落实，并要求各级事业单位将档案信息安全管理纳入档案工作领导小组职责范畴，及时研究解决实际问题;加大资金投入，将机房、计算机、防护软件等基础设施的配备及维护费用纳入年度预算，切实保障档案信息安全管理工作经费;将档案信息安全管理工作情况纳入事业单位及领导班子及全体工作人员年度考核体系，明确职责，失职必究，真正实现档案信息安全工作职责全覆盖。

（二）健全档案形成、归档、保管、使用等管理制度

归档是档案整理的重要环节之一，这一过程的规范程度对档案的完整性及有效性有关键性的影响，档案收集部门对档案收集时间、范畴、方式，都应形成规范的制度，作出明确的说明，其中档案信息的完整性不仅仅是内容的完整，还包含目录、附件和相关描述及说明。

（三）坚持预防为主工作原则，完善档案安全管理机制

随着档案信息化进程的加快，档案的数量不断增加，使用率不断提升，档案的管理风险也不断加强。

三、加强硬件等基础设施防护

（一）及时更新自然界非确定因素防护设备

预防水、火、潮、蛀是档案管理的四个基础问题，当前档案信息化载体的变化发展，温度、光照、雷电、磁场、有害气体、环境质量等自然界非确定因素成为影响信息存储的重要方面，对档案存储硬件设备的破坏或使用寿命的降低，将直接影响档案信息安全。

一是制定并执行严格的评估标准，科学论证库房、机房等的选址，选择地理位置、气象条件优越、地质环境稳定，温湿度适宜及符合档案法法规中关于库房选址的要求。二是优化资源配置，配齐防火、防潮、避雷设备，完善防盗措施，同时应注意库房外部绿化率的提升，植被将有效净化空气、阻挡、吸附灰尘，防风防沙，杜绝有害气体侵蚀，延长档案存储寿命。三是针对不同载体特性，科学保存档案，信息化的档案的主要载体光盘、硬盘、U 盘等要注意外部环境和自身特殊属性，恒温、恒湿储存，远离磁场。四是落实定期排查制度，对档案信息材料存储状态及设施设备功效及时排查，随时进行风险评估，及时处理发现问题。

（二）配齐硬件设施设备

软硬件设施设备是实现档案信息化的重要载体，软硬件基础设施是实现档案信息安全管理的基础和前提。质量过硬、运行顺畅的硬件设备，可以大大减少因硬件设施设备故障带来的损失。

1.硬件方面：外部安全防御设备包含门禁、专用防盗存储柜，温度计、湿度计、空调、防磁防火柜、灭火器材，红外线监控、视频监控等安全要求设施设备。其中，灭火器材方面应当配齐工作人员防护装备，如防毒面罩，灭火毯等，有利于档案安全管理工作人员自身的防护，也便于及时对于珍贵档案材料的抢救;红外线监控多在非工作时间发挥作用，需关联安保部门第一时间做出反应。当前安全防御设施设备不断更新升级，应当及时将新设备应用于档案安全管理领域。

2.内部运行设备包含电脑、打印机、扫描仪、相机、录音设备、音视频制作等信息录入、输出、运转等基础设施设备。由专人负责定期检查部分设备的运行情况、可能存在的风险，并做好相关记录，电源或者易出现故障部件应储备应急件。档案信息存储设备与信息的安全管理与存储介质的特性息息相关，选择合适的存储介质也是实现安全管理的重要环节。当前档案信息化的实现多以扫描件、照片、视频资料、音频资料为主，除系统存储外多采用 CD、DVD 等光盘刻录技术。光盘携带轻便、存取速度较快，成本低廉且易保存，但与硬盘相比存储速率、稳定性、储存量都有不足。因此在工作实际中，可根据存储信息的不同要求来选择存储设备，特别珍贵的信息应选择稳定性强的专用存储设备，或者转化为纸质材料储存;需长期保存且品质要求较高的选择硬件等稳定性较强的存储设备;存储周期短且存取速度要求不高的可选择价格低廉的一次性或可擦除光盘。

（三）严格筛选软硬件设备供应、维护服务商

当前，各类软硬件品牌种类繁多，竞争激烈，且品质参差不齐，而国家又未及时出台全国统一且详细可行的实施意见，即使有政府采购商范围也往往是针对性不强，这就造成多数事业单位在软硬件选择上缺乏规范参照标准，设施设备的选择与工作需求不符合，出现“大材小用”或者“小材大用”问题。同时随着国内外合作的全方位开展，洋品牌发展深入中国，且部分洋品牌采取中外合资方式不断提高市场占有率，国外设施设备的引进也给档案信息安全管理带来了风险。因此硬件设备的采购、维护、销毁落实政府定点采购，硬件的铺设要采取严格的电磁屏障措施，严防不明人员非法搭接线路;选取安全系数高、技术水平过硬的服务商，其中重要涉密设备实行软件系統升级、硬件设备维修、销毁上报记录制度，要在专门工作人员陪同监督下维护升级、销毁，并与相关服务人员签署安全协议。

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