数字化时代语境下高校档案管理创新探析

摘 要：档案管理是高校整体教育教学和管理体系中的重要内容，具有不可忽略的独特价值，而当下数字化时代语境下高校档案管理工作面临着历史性的挑战和机遇，构建基于现代信息技术语境下的档案管理机制成为高校最为紧迫的命题之一。本文紧密围绕数字化时代语境下高校档案管理机制创新这一特定主题，立足高校档案管理信息化建设的具体实践，重点阐述和探讨相应的创新策略。

关键词：数字化时代 高校 档案管理 创新

随着我国整体社会经济的持续发展特别是现代化信息技术的不断优化，信息技术已然全面而深刻地渗透到了社会生活的方方面面，一定意义上正在解构包括高等院校档案管理等诸多行业的传统生存业态和即有发展模式，在这样的时代语境下构建基于当前数字化时代语境下的档案管理机制成为高校内部教育教学与管理体系中最为重要的命题之一，直接关系着高校档案管理这一板块的健康可持续发展，具有重要的价值，需要各相关主体的高度重视和积极探索。当前时代时域下信息化进程的持续扩张对高校档案管理整体机制提出了优化创新的切实需求，同时一定意义上这也是新时期提高档案管理水平、推进档案管理信息化建设的重要机遇，本文以下立足数字化时代背景下高校档案管理机制创新这一特定命题，以当前高校内部档案管理实际和管理信息化建设探索经验为具体依托，重点阐述档案管理信息化的时代意义，在此基础上进一步探讨相应的创新策略，以和学界同仁交流互动。

一、数字化语境下高校档案管理面临的挑战与机遇剖析

档案是包括高等院校等多元化主体内部管理体系中不可或缺的重要资料，具有独特的参考价值和现实意义。作为高校这一特定主体而言，档案是记录学校发展历程、积淀独特校园文化的重要途径，同时也是现实层面上服务学生、促进教学与管理的重要形式，是学校具体推进教育教学活动、落实科学决策的重要依据，其价值不可小觑，因此相应的档案管理工作显得尤为重要，必须给予高度重视，这是首先必须明晰的基本要点，也是我们进行深入探究的思想基础。

实际上档案管理工作是我国高校内部教育教学与整体管理体系中的永恒命题，各大高校在过去的若干年时间中已经积累了一定的经验，也不同程度地形成了相应的工作机制，这是我们在新时期持续优化与完善高校内部档案管理相关工作的基础。当前社会语境下，随着现代化信息技术的不断发展特别是以现代互联网技术为具体依托的数字化技术在社会经济体系中的持续渗透，高校内部档案管理工作的社会环境发生了变化，要求相应的档案管理机制必须做出必要的优化调整，这是档案管理工作适应新时期、呼应新需求的必然选择。数字化时代的到来对于高校档案管理工作而言首先是历史性的挑战，一定意义上意味着高校即有的档案管理模式面临着严峻的现实危机，这在具体的管理实践中可以普遍而真切地感受得到，在现代信息化语境下传统的档案管理机制无法适应时代发展需求，普遍存在效率低下、手段落后以及服务体验差等结构性问题，这是传统档案管理模式的弊端，同时这种状况的普遍存在实际上就意味着构建基于现代数字化时代语境下的高校档案管理机制成为相关主体必须面对的重大命题，是摆在我们面前的挑战之一;但同时我们也必须清醒地认识到，某种意义上数字化技术的持续发展对于高校档案管理机制的优化创新是一大历史性机遇，技术的优化与完善为档案管理机制的整体性优化更新提供了必要条件，现代数字化技术在高校档案管理工作中具有自身独特的价值和意义，只要相关主体抓住机遇、在实际档案管理工作中有机地融入现代数字化技术，就可以切实而有效地提高学校档案管理的质量与水平，这是目前高校即有探索和实践经验已经体现出的基本命题，需要完美的高度重视和积极探索。

二、数字化语境下高校档案管理优化策略探究

在系统剖析当前数字化时代语境下高校档案管理工作所面临的挑战与机遇这一基础性命题的基础上，进一步探讨数字化时代语境下高校档案管理机制创新策略是整体命题中最为核心的命题。而事实上尽管档案管理这一命题对于高校而言早已不是陌生的内容，各个学校都有相应运行多年的管理机制和操作流程，但数字化语境下的档案管理对于高校而言绝对是一个全新的挑战，基于现代信息技术条件下的档案管理需要从整体结构上对以往传统管理模式进行相应的优化调整，涉及到的领域和层面多元化的，这需要一个相对漫长的探索和完善阶段，因此就当前的实际情况而言高校数字化语境下的档案管理依然是一个开放性的重大命题，需要各个相关主体从各自的视角和领域进行积极探究，本文以下主要从三个方面进行相应的创新策略剖析。

1.高校相关主体要深刻理解当前时代语境下推进档案管理信息化建设的獨特价值，从组织架构、工作模式等系列层面进行全面优化

如前所述，当前随着我国现代信息技术的不断发展，数字化时代已经全面到来，多元化的数字设备已然渗透到了社会生活的方方面面，在这样的时代语境下作为高校档案管理这一特定命题而言如何积极实现与信息化技术的有机融合是最为重要的工作内容，直接关系着高校档案管理模式的优化更新和可持续发展，具有重要的意义。

实际上在当前社会语境下强化构建基于数字化时代语境下的高校档案管理模式创新的必要性来源于两个因素，一方面是现代数字化技术在档案管理领域中的独特优越性，如查阅便捷、保存方便及传输简单等，这些优越性对于有效破解传统档案管理模式难题、促进档案管理优化提质具有重要意义;另一方面在当前数字化时代语境下高校即有的档案管理机制在实践操作过程中遭遇了系统性困境，普遍性地存在效率低下、操作复杂等弊端，积极探索和拓展档案管理模式的新路径逐渐成为重要的命题，而构建基于数字化时代语境下的档案管理新模式是已经被证明的一条值得持续探索的途径。鉴于此，高校相关主体要深刻理解当前时代语境下推进档案管理信息化建设的独特价值，提高认识，从组织架构、工作模式等系列层面进行全面优化工作。

2.立足数字化传媒途径，打造基于现代信息化平台基础上的高校档案服务机制

涂子沛老师在其重要代表作品《大数据：正在到来的数据革命》一书中明确阐述道，所谓的大数据绝不仅仅是网络数据数量的众多，这是对大数据技术的片面认识，大数据的精髓在于“每个数据都能在互联网上获得生命、产生智能，散发活力和光彩”，如何让大数据条件下的高校档案资料“获得生命”、“散发活力和光彩”？我们认为在这个过程中需要我们在档案服务这一环节上将工作做细，这是非常重要的内容。在实际工作过程中各大高校档案馆可以根据具体的情况因地制宜地选择基于现代信息化语境下的档案服务机制，这是一个开放性的命题，没有“放之四海而皆准”的标准模式，最为常见的策略如高校档案馆可以打造相应的微信公众号、新浪博客甚至QQ群等互联网平台，及时公布和推送诸如课程特点、考试安排、活动策略等相应的文件，学生可以依托网络平台便捷地查阅到学校的相应文件，这是不受时空限制的，在实际操作过程中大大提高了高校档案服务的工作效率，值得持续探索。

3.数字化时代语境下积极构建依托现代信息技术基础上的高校档案咨询和互动机制，这是整体档案管理体系中的重要环节

众所周知，在高校实际档案管理过程中学校教师和学生经常因为管理机制的落后而导致相关事宜咨询不方便、收集档案资料不及时等问题，这一定意义上都是传统档案管理和档案服务弊端的集中体现，需要引起我们的高度重视。而有效破解上述问题的重要途径之一即积极构建基于现代化信息技术条件下的高校档案咨询和互动机制，这是当前数字化时代语境下整体优化高校档案管理机制的重要内容，需要相关主体的高度重视和持续探索，如高校档案馆可以打造互联网平台基础上的档案咨询渠道，学生和教师通过这一数字化渠道可以较为便捷地与档案馆的专业人员进行交流互动，而鉴于档案馆工作人员有限、接待能力普遍不足这一问题，相关人员可以依托微信公众号等平台将常见的问题进行集中展示，这无形中提高了档案服务的质量，同时也全面提升了数字化时代语境下的档案管理能力。

三、结语

整体上而言，现代数字化语境下的高校档案创新管理是一个宏大而系统的命题，其重要性和紧迫性显而易见，目前对这一命题的研究已经得到了学界的高度重视，一系列相应的主题研究成果正在持续涌现，这些即有主题研究成果从理论研究和实践探索两个层面上进行了较为系统的基础性研究工作，而事实上随着现代数字化技术的不断发展和高校档案管理信息化水平的不断提高，需要关注和优化的领域是多元化的，这需要学界的持续探索。

参考文献：

[1]崔丽丽.信息数字化对高校档案管理的影响[J].兰台内外，2018（12）：1-2.

[2]黄宝春.创新与重构：新时代中国特色的高校档案管理学[J].浙江师范大学学报（社会科学版），2019（01）：31-34.

[3]邢变变，杨 晗.现阶段区块链技术在档案管理中可行性应用的哲学透视——兼与李高峰、马国胜、胡国强商榷[J].档案管理，2019（02）：13-15.

[4]范智新，沈牡丹.开展档案信息化建设 创建服务型档案馆——以华中科技大学档案馆为例[J].办公自动化，2018（21）：44-46.

[5]王 媛.高校学院档案管理方法实践探究——以昆明医科大学药学院为例[J].城建档案，2019（01）：62-63.

[6]石秀丽.高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设[J].电子技术与软件工程，2018（21）：2.

[7]黃冬英.基于分布式数据库的高校学生档案管理系统设计与实现[D].苏州大学硕士研究生论文，2016.

作者简介：李松，性别：男，工作单位：广东嘉应学院档案馆，职称：档案馆员。