档案信息化建设现状、问题与对策

崔玉梅

摘 要：档案信息化建设是促进各行各业持续发展的重要基础，对我国经济社会发展也有十分重要的意义。随着计算机信息技术的不断应用，档案信息化建设工作也持续开展。本文对档案信息化建设的现状、面临的问题和对策进行分析与探讨，旨在提高档案信息化建设水平，促进档案事业快速发展。

关键词：档案管理;信息化建设;现状;问题;对策

随着我国科学技术的迅速发展，计算机信息技术在各个行业和领域中都有广泛应用，人们对信息化技术的依赖程度也越来越高。档案事业是我国经济社会发展过程中的重要内容之一，无论是企业还是事业单位，档案管理都至关重要，信息化建设是信息化技术与档案事业相互融合发展得到的结果，以计算机信息技术为基础，以档案资源数字化管理为方向，对档案信息资源进行科学化管理，促进档案共享，提高档案管理水平。

一、档案信息化建设现状

1.档案信息化建设逐渐普及

在信息时代背景下，我国各个地区对档案信息化建设的重视程度也不断提高，而且相关部门加强了对档案信息化建设的规划，档案信息化建设质量不断提升，当前各个企事业单位都加强了对档案信息化建设的认知，档案信息化建设不断普及化，有效提高了档案信息化建设的整体水平，而且这些档案信息的共享程度也越来越高，在相关部门的档案信息网站中可以搜索到完整的档案信息。

2.档案信息化环境逐渐完善

档案信息化的环境包括很多方面，比如硬件环境、软件环境、人力资源等方面，每一个部分都直接影响档案信息化建设工作的顺利开展。从硬件角度来讲，越来越多单位完善了档案信息化建设的硬件设施，比如计算机设备、互联网设备、通信设备等，构成了一套比较完整的档案信息网站和局域网络，从软件角度来讲，政府加强档案信息化管理政策和方法的改进，各个部门的档案信息化意识也得到强化，为我国档案信息化建设提供了有利支持。与此同时，在档案信息化建设过程中，档案信息资源结构也逐渐改善，而且在人才培养方面取得一定成绩，为档案信息化建设提供了更多支持。

二、事业单位档案管理面临的问题

1.档案管理理念比较陈旧

事业单位发展过程中产生的档案信息较多，而这些档案信息的利用价值又很高，所以事业单位发展过程中必须要将档案管理提到比较重要的日程上，对档案资源进行充分利用。由于事业单位受到计划经济时代的影响较大，在事业单位发展过程中档案部门的职能定位不够明确，尤其是在新时期背景下，档案管理的要求越来越高，必须要积极加强对档案管理理念的创新，但依旧有一部分档案管理人员的思想观念陈旧，影响档案管理水平，在档案管理过程中依旧以纸质化档案为主，信息化档案较少。

2.档案管理制度不健全

档案管理必须要一整套科学合理的管理制度作为支撑，但是当前事业单位管理过程中对档案信息化建设的重视不够，虽然信息化社会的发展让那个事业单位的档案管理也开始转型，但是还没有形成一套完整的与档案信息化管理相对应的档案管理制度，所以在档案资源的信息化管理过程中出现了档案丢失、档案遗失等问题。

3.对档案信息化建设缺乏良好的规划

就当前实际情况来看，很多地区的档案系统都缺乏一定的关联性，这对档案工作的统一安排和管理造成一定影响。由于档案信息化建设的综合性与系统性都比较强，所以在档案信息化建设过程中会更多地关注对当前问题的解决，而忽视档案信息化建设的后期效益，导致整个档案信息化建设过程中缺乏前瞻性，阻碍了档案信息化建设的深入发展。另外，由于档案信息化建设是一个全新的突破，档案信息化建设依旧没有制定出统一规范化的标准，所以不利于档案信息化建设的推进。

4.档案管理人员有待提高

档案信息化建设与管理都离不开人的作用，尤其是在档案信息化建设过程中必须要加强对档案管理人员水平的培训。对于信息化时代的档案管理人员，一方面要具备档案管理知识，另一方面要具备计算机技能水平，同时还应该要具有良好的职业道德素养，在档案管理过程中能够保持足够的耐心、细心，尽量减少档案管理错误。从当前实际情况来看，事业单位的档案管理队伍整体水平不高，尤其是在档案信息化建设过程中，必须要组建一支能够熟练掌握计算机信息技术的档案管理人才，但是有的管理人员对计算机技术的认识不够，操作水平参差不齐，影响档案管理水平。

三、档案信息化建设发展对策与建议

事业单位档案信息资源较多，随着单位不断改革与创新发展，产生的档案信息也越来越多，分类复杂，比如有人事档案、业务档案、财务档案等，不同的档案分类对单位的发展有不同的作用。对此，要重视档案的收集、整理、存储、利用，为事业单位的发展提供有力支持。针对当前事业单位档案管理现状以及未来档案信息化建设的发展趋势，可以从以下几个方面着手加强档案管理工作：

1.加强对档案信息化建设的认识

信息化时代背景下事业单位的档案管理也必须要实现信息化发展，不断转变观念，转变管理模式。首先要在单位内部树立新的管理意识和管理理念，提高档案管理人员对信息化技术的认识。首先，在单位内部加強对计算机信息技术的宣传，利用微信、微博、单位网站等媒介平台，对档案管理的重要性以及档案信息化建设的重要性进行宣传，让事业单位档案管理人员可以逐渐转变思想观念，努力学习更多新技术、新方法，改变传统的档案管理模式。其次，要在单位内部形成良好的信息化工作氛围，比如在日常工作中所使用自动化办公室手段、信息化交流方法，让档案管理人员形成信息化意识。

2.加强信息化基础设施建设，为档案信息化管理提供支持

档案信息化建设需要依赖于各种信息化设备、计算机设备，但是就当前事业单位的硬件设施条件来看，事业单位的硬件条件还有待改善，计算机设备、通信设备、互联网设备数量不足等，所以不利于档案信息化建设工作[3]。

首先，单位发展过程中要加强各种硬件设施、软件设施的建设，多拨付资金，采购计算机设备、通信设备，为档案管理提供良好的硬件条件。

其次，要加强事业单位档案数据库建设，提升档案信息共享水平。信息化技术时代，数据库可以存储大量信息资源，档案数据库建设，也是构建档案管理信息平台的过程，可以构建技术先进、功能全面、高效快捷的档案信息服务网络，对档案资源进行深度开发利用，并且将这些信息存储到数据库中，给予不同部门的人员不同的权限，让不同部门的人可以根据自己的需要查询事业单位的档案信息，实现档案信息资源的良性循环与共享，让人事资源档案的价值达到最大化。

最后，要加强档案资源结构的调整。在档案信息化建设过程中，需要对档案信息化管理要求和技术标准进行确定，做好数字化档案结构的建设，不断丰富数字化档案资源类别，使的数字化档案信息的分类更明确、更细致。同时，单位必须要对各方面信息进行整合，构建完整的档案数据库，并利用各种信息化技术和网络平台实现对档案信息资源的共享，确保档案信息化管理水平不断提升。

3.完善信息化管理制度

制定一套完整的管理制度是确保档案工作可以按照规章制度进行的前提，可以有效减少档案管理过程中的问题。

首先，要制定明确的档案安全管理制度，在信息化背景下，事业单位档案资料以信息化和数字化形式呈现、保存，为了防止档案丢失、被盗，需要加强安全管理，制定安全管理制度，进入档案系统的人员必须要具备一定的许可证明，同时，档案人员要定期对档案系统进行维护，减少各种信息安全问题。

其次，要不断完善档案管理责任制度。传统的档案管理制度对于信息化时代的档案管理工作而言已经不再适用，所以，为了适应信息化时代的发展要求，要对档案管理制度进行优化与完善，完善档案管理人员的责任制度，提高其责任意识，让每个人明確自己的使命和责任，一旦发现档案出现问题，要结合制度进行奖惩，提高档案管理人员的责任心，减少档案管理中的问题。

第三，完善档案管理奖惩制度，对档案管理人员设置相应的奖惩制度，充分调动其工作积极性，对于积极完成工作的人员可以给予一定的奖励，而管理失误的人则要接受相应的惩罚，以调动档案管理人员的积极性。

4.加强档案管理人员的培训

档案信息化建设离不开一支高素质档案管理队伍，针对当前档案管理队伍存在的问题，可以积极加强对档案管理人员的培训教育，一方面，招聘更多专业化档案管理人员，从事单位档案管理队伍，另一方面，要加强日常培训教育的力度，从业务技能培训和职业道德素养培养两个方面着手，以提高档案管理人员的综合能力水平，促进档案信息化建设工作持续推进。

四、结语

综上所述，档案管理是事业单位发展过程中的重要内容，传统的档案管理存在很多问题，比如档案资源丢失、档案混乱等，不利于单位对档案信息资源进行利用。对此，应该要不断创新档案管理理念，加强档案管理人员对信息技术的认识，同时要不断完善事业单位内部的硬件和软件条件，完善档案管理制度，促进档案信息化建设持续发展下去。

参考文献：

[1]王静霞.档案信息化建设现状、问题及对策[J].档案天地，2014（01）：48-49

[2]王万钧.试论档案信息化建设现状、问题与对策[J].神州，2017（34）：281-281

[3]戴 彦.档案管理信息化建设的现状及对策[J].城建档案，2017（01）：25-26

[4]李 倩.档案管理信息化建设存在的问题及对策探讨[J].卷宗，2017（26）：10-10